Что я имел в виду?

Я просто подытожил главные ошибки пяти стадий управления потоком работ: сбора, обработки, организации, ревизии и исполнения. Я не буду говорить своему собеседнику, что проблема заключается в чем-то одном. Ведь вы можете по-настоящему хорошо справиться с четырьмя из этих этапов, но если поскользнетесь на пятом – вся конструкция развалится. Процесс настолько хорош, насколько хорошим является самое слабое звено в этой цепи.

Как правило, человек хранит нужную ему информацию в голове, откуда и запускаются все процессы. Многие из нас составляют списки дел, но не определяют свои последующие действия. И даже если люди на самом деле задумываются о необходимых шагах (до того как начинается кризис), они не пользуются напоминаниями, срабатывающими в тот момент, когда действие становится возможным. А большинство тех, кто делает все перечисленное во время вдохновенной вспышки продуктивности, позволяют своей системе быстро устареть и перестать соответствовать действительности. Как следствие, «мыслящая машина» остается без обслуживания и питания, а жизнь и работа сводятся к реакции на внешние события, а не к выбору из четко определенных вариантов действий.

«Так что же, Дэвид, мы должны делать вместо этого?» (Некоторые журналисты тратят еще пятьдесят три секунды на продолжение разговора.)

«Есть набор из пяти оптимальных и многократно протестированных способов поведения, – отвечаю я. – Уберите все из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по каждому из дел, когда оно еще только намечено, а не в тот момент, когда все рушится. Структурируйте напоминания о своих проектах и следующих шагах по каждому из них в соответствующие категории. Поддерживайте эту систему, обновляйте и дополняйте записи, просматривайте их достаточно часто, чтобы интуитивно выбирать, что делать (и чего не делать) в каждый момент времени».

Я мог бы сказать то же самое еще проще: «Фокусируйтесь на положительных результатах и постоянно делайте следующий шаг в наиболее важных делах». Но кто этого не знает? Самое трудное – последовательно применять этот принцип, полностью интегрировав его в каждый аспект своей жизни.

– Просматривали ли вы в последнее время перечень своих должностных обязанностей (четыре-семь ключевых зон ответственности)?

– Есть ли у вас уверенность, что в пяти-десяти областях личной жизни, на которых нужно фокусироваться (здоровье, финансы, карьера, отношения с людьми и так далее), вы определили все проекты и уделяете каждому из них достаточно внимания?

Недавно кто-то выступил с комментарием, что моя методика Getting Things Done ориентирована на пассивное реагирование больше, чем другие программы, изначально рассчитанные на приоритеты и построение «картины в целом». Это понятная критика. Обычно в своей работе мы исходим из количества документов на столе, мысленных заметок о том, что «нужно» и «следует» сделать, и тысяч сообщений электронной почты, «забивших» компьютер. Мы не начинаем с размышлений, зачем нам это все и как организовать дела в порядке значимости. И очень даже напрасно.

Конечно, можно назвать пассивным реагированием трату времени на завершение начатых дел. Но правильно ли это? Вы позволили всем этим вещам оказаться в вашем мире, физически и психологически, и ваша реакция на них (или ее отсутствие) напрямую влияет на вашу энергию и способность по-прежнему в полной мере распоряжаться своими психическими ресурсами. Процессы (пусть и мягко) вынуждают нас реагировать на них. Что это за процессы? В чем заключаются ваши обязательства? Каковы следующие действия, которые нужно предпринять, чтобы выполнить эти обязательства? О чем вам нужно подумать и что организовать, чтобы урегулировать каждое из дел?

Не следует ли нам начинать с того, что поможет расставить акценты, – с целей, ценностей, ориентиров и стратегического планирования? Не лучше ли научиться упреждать проблемы и стараться творчески мыслить категориями будущего, вместо того чтобы фокусироваться на деталях прошлого?