Шрифт:
В четверг я говорила о том, что управление ожиданиями и прозрачность — важные составляющие общей производительности. Данное утверждение особенно справедливо в отношении эффективной реализации проекта. Не менее одного раза в день проверяйте, как идут дела у членов вашей команды. К тому же небольшие достижения по ходу выполнения задачи — прекрасная тема для разговора на встречах с клиентом. Ведь получив такую информацию, он сможет порадовать собственного босса хорошими новостями и откорректировать свою работу.
Если вы ищете инструменты проектного управления, могу порекомендовать следующее.
Бумажные инструменты.Управление проектом с помощью бумажного календаря ничем не отличается от планирования любой другой деятельности. Внесите в него задачи и промежуточные цели и вычеркивайте их по мере выполнения.
Цифровые инструменты.Большинство компаний, в которых я работала, пользовались целостной системой планирования ресурсов предприятия, включавшей в себя модули проектного управления. Если ваша организация тоже применяет такую систему, не пренебрегайте ею. Если же у вас ничего подобного пока нет, подыщите подходящую программу самостоятельно.
Если вы — не руководитель проекта
Быть рядовым членом команды не менее важно, чем руководителем проекта. Без вас заказ клиента не будет выполнен. Подобно тому как ваш босс формирует рабочие процессы для проекта в целом, вы должны сделать то же самое для порученной вам части задания.
— Соберите как можно больше информации о проекте.
— Узнайте, как цель вашей индивидуальной работы соотносится с общим видением задачи.
— Составьте реалистичный календарный график.
— Разбейте свою деятельность на удобные для выполнения небольшие этапы.
— Установите промежуточные цели.
— Внесите в календарь конкретные задачи.
— Обсудите сделанное со своим проектным менеджером и постоянно держите его в курсе происходящего, регулярно советуясь с ним.
— Приступайте к работе.
Возможно, вы не всегда будете согласны со стилем управления проектом или личностью его руководителя, в таких случаях вам нужно просто смириться. Чтобы быть продуктивным и эффективным членом команды, вы должны отрешиться от офисной политики, сосредоточиться на поставленной задаче и просто добросовестно выполнять ее.
Чему ст оит поучиться у лентяев
Хотите узнать, как оперативно выполнить скучное задание, приложив минимум усилий? Поучитесь у лентяев. Они всегда стремятся облегчить себе задачу и получить при этом максимальные результаты. Наиболее производительные, творческие и эффективные служащие, с которыми мне доводилось встречаться, на самом деле настоящие лентяи, нашедшие простейший способ выполнения своей работы.
Данное утверждение особенно справедливо в области компьютерного программирования: чем проще код, тем быстрее он работает и тем ниже вероятность возникновения ошибок, которые нарушат или замедлят выполнение программы. Та же закономерность прослеживается и в быту: чем меньше у вас имущества, тем меньше надо стирать, убирать и чистить, и тем больше времени останется на занятия поинтереснее, чем ведения домашнего хозяйства.
Стандартные процедуры и производительность
Как я рассказывала во вторник, стандартные (или рутинные) процедуры позволяют быстрее справиться со скучной работой и посвящать больше времени действительно важным для вас вещам. Тогда, в главе 3, мы говорили о вашей личной жизни, но все сказанное применимо и к трудовой деятельности. Однообразные ежедневные операции помогают самоорганизоваться, не забывать о своих обязанностях и выполнять их вовремя. Рутинные процедуры высвобождают время, которое можно посвятить наиболее важным сторонам вашей работы.
Создавайте стандартные процедуры для тех действий, которые вы повторяете ежедневно или еженедельно.
Дополнительно можно разработать их для составления статусных отчетов или сканирования и внесения в картотеку документов. Используйте рутинные процедуры везде, где только можно, и возьмите себе за правило выполнять их.
В качестве примера опишу свою стандартную схему окончания рабочего дня.
— Просмотреть план текущего дня и перенести все незаконченные дела на завтра.
— Ознакомиться с графиком на завтра и мысленно отметить все особые обстоятельства.
— Разобрать все входящие бумаги, отсканировать и добавить в картотеку документы.
— Убрать с поверхности стола и спрятать все канцелярские принадлежности.
— Нажать на офисном телефоне кнопку «не беспокоить» (теперь все входящие звонки, будут записываться как сообщения голосовой почты).
— Отключить первый внешний резервный жесткий диск, подключить второй.
— Выключить все электрические приборы.