Порядок создания, открытия, закрытия, сохранения и печати документов в программе Excel во многом аналогичен соответствующим действиям в Word, с которым мы познакомились в предыдущей главе. Поэтому подробное описание данных режимов мы приводить не будем, а упомянем о них вкратце.

Команда Файл -> Создать (она вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl + N ) используется для создания нового документа Excel, а команда Файл -> Открыть ( Ctrl + O ) – для открытия созданного ранее документа; при выполнении данной команды отображается окно Открытие документа , в котором указывается путь к требуемому файлу.

Для закрытия текущего документа предназначены команды Файл -> Закрыть либо Файл -> Выход – в первом случае будет закрыт текущий документ, во втором – одновременно с закрытием документа будет произведен выход из Excel.

Для сохранения внесенных в текущий документ изменений предназначена команда Файл -> Сохранить ; если пользователь после внесения в документ изменений не сохранил их, то при закрытии документа система выдаст соответствующий запрос, при положительном ответе на который изменения будут сохранены, а при отрицательном – нет.

С помощью команды Файл -> Сохранить как осуществляется сохранение текущего документа в отдельном файле под другим именем; при этом на экране отображается окно Сохранение документа , в котором указывается путь для сохранения, имя сохраняемого файла и его тип (текстовый, веб-страница, Excel-файл и др.).

Вывод текущего документа на печать осуществляется с помощью команды Файл -> Печать . При этом на экране открывается окно настройки параметров печати, в котором следует нажать кнопку ОК . 

Любая рабочая книга (именно так называется файл, созданный программой Excel) состоит из рабочих листов. В общем случае лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Каждый рабочий лист книги Excel состоит из 256 столбцов и 65536 строк.

По умолчанию в состав каждой книги включается три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1 , Лист2 и Лист3 (см. рис. 6.1 – открыт рабочий лист с именем Лист1 ). Однако количество листов, которые по умолчанию включаются в состав новой книги, можно изменить. Для этого необходимо выполнить команду главного меню Сервис – > Параметры , затем в открывшемся окне Параметры (рис. 6.2) на вкладке Общие в поле Листов в новой книге с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указать требуемое значение и нажать кнопку ОК .

Рис. 6.2. Параметр ввода количества листов в новой книге

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа по умолчанию отображается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов – затемнены. Чтобы открыть лист, просто щелкните мышью на его ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению путем перетаскивания мышью ярлыков.

Предлагаемые по умолчанию имена рабочих листов далеко не всегда бывают оптимальными. Иногда требуется назвать лист так, чтобы его имя как-то характеризовало содержимое листа. Чтобы переименовать лист, щелкните на его ярлыке правой кнопкой мыши, в появившемся меню выполните команду Переименовать , и с клавиатуры введите подходящее имя.

Если понадобится, вы можете добавлять в рабочую книгу новые листы. Для выполнения данной операции предназначена команда главного меню Вставка – > Лист . При ее выполнении в текущую книгу добавляется новый лист с присвоенным по умолчанию именем ЛистN , где N – следующий порядковый номер листа. Если нужно, переименуйте лист так, как рассказано выше.

Если необходимо удалить из книги рабочий лист, щелкните на его ярлыке правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Удалить . Если удаляемый лист является пустым, то он будет удален сразу. Если же он содержит какую-то информацию, то после выполнения команды Удалить будет выдан запрос на подтверждение данной операции.

При желании вы можете скрыть от посторонних один или несколько рабочих листов. Для этого откройте этот лист и выберите в главном меню команду Формат – > Лист – > Скрыть . В результате данный рабочий лист будет скрыт без предупреждения.

Чтобы вернуть отображение скрытого ранее листа, используйте в главном меню команду Формат – > Лист – > Отобразить . Отметим, что она становится доступной только при наличии в данной книге скрытых рабочих листов. При выполнении этой команды отображается окно, которое показано на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Перечень скрытых листов

Здесь представлен перечень ранее скрытых рабочих листов. Чтобы отобразить какой-либо из них, щелкните на нем мышью и нажмите ОК .