Выделяем всю таблицу, выполняем в главном меню команду Данные -> Итоги и положительно отвечаем на появившийся запрос программы – в результате отобразится окно настройки расчета промежуточных итогов (рис. 6.37).

Рис. 6.37. Настройка расчета промежуточных итогов

В данном режиме производим настройку следующим образом.

1. В поле При каждом изменении в из раскрывающегося списка выбираем значение Группа товаров .

2. В поле Операция из раскрывающегося списка выбираем значение Сумма .

3. В поле Добавить итоги по устанавливаем следующие флажки: Октябрь , Столбец Е , Ноябрь , Столбец G , Декабрь , Столбец I .

4. В нижней части окна устанавливаем флажок Итоги под данными .

После выполнения указанных действий и нажатия в данном окне кнопки ОК таблица примет вид, как показано на рис. 6.38.

Рис. 6.38. Расчет промежуточных и общих итогов

Как видно на рисунке, в таблице автоматически добавлены строки промежуточных и общих итогов. При этом некоторые введенные ранее формулы корректно изменены (ввиду того, что в таблицу добавлены новые строки). Нам осталось лишь дорисовать сетку таблицы для двух последних ее строк – и наш документ готов.

При любом последующем изменении исходных данных данные в таблице будут соответствующим образом автоматически пересчитаны.

6.9.4. Построение диаграммы по полученным данным

Допустим, нам требуется наглядно представить динамику прибыли в последнем квартале года. Для этого необходимо построить диаграмму на основании имеющихся данных.

В нашей таблице выделим три ячейки: D19 , F19 и H19 (это ячейки с итоговыми суммами выручки в каждом месяце квартала). Затем нужно выполнить команду главного меню Вставка -> Диаграмма – в результате на экране откроется окно мастера диаграмм, которое показано на рис. 6.23. В этом окне выполняем указанный ниже порядок действий.

1. На первом этапе создания диаграммы выберем стандартную круговую диаграмму.

2. Параметры, предложенные по умолчанию на втором этапе, оставляем без изменений (поле Диапазон на вкладке Диапазон данных будет заполнено автоматически, поскольку предварительно мы выделили ячейки с исходными данными).

3. На третьем этапе на вкладке Заголовки в соответствующем поле укажем название диаграммы – Динамика прибыли . Параметры, предложенные по умолчанию на вкладке Легенда , оставляем без изменения. На вкладке Подписи данных устанавливаем флажки значения и доли .

4. На заключительном этапе выполним настройку, при которой диаграмма будет расположена на отдельном специально созданном листе. Для этого установим переключатель в положение отдельном , и в расположенном правее поле с клавиатуры введем название листа диаграммы (можно оставить и название, которое предлагается по умолчанию).

После нажатия кнопки Готово откроется лист с диаграммой, которая изображена на рис. 6.39.

Рис. 6.39. Построение круговой диаграммы

Здесь в графическом представлении отражена прибыль в процентном и денежном выражении в каждом месяце квартала.

Теперь сформируем гистограмму, которая будет содержать информацию о прибыли по каждому виду товаров в первом месяце квартала. Действовать будем следующим образом.

1. Выделим три диапазона ячеек: C7:D9 , C11:D13 и C15:D17 (рис. 6.40).

Рис. 6.40. Выделение исходных данных для диаграммы

2. В меню Вставка выполним команду Диаграмма .

3. На первом этапе создания диаграммы откроем вкладку Стандартные и щелчком мыши выберем в списке обычную гистограмму и нажимаем Далее .

4. Параметры, предложенные на втором этапе по умолчанию, оставляем без изменений и переходим к третьему этапу.

5. Открываем вкладку Заголовки , и в поле Название диаграммы вводим значение Прибыль по видам товаров за октябрь , в поле Ось Х (категорий)  – значение Виды товаров , а в поле Ось Y (значений)  – значение Размер прибыли . На вкладке Подписи данных устанавливаем флажок значения . На всех остальных вкладках данного окна оставляем значения параметров, предложенные по умолчанию