Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника – подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Правильность оформления данного документа - гарантия избежания споров с контролирующими органами.

Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием предприятия в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.

Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.

Командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя их норм, установленных законодательно либо в организации.

Выдача аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.

Организация имеет право снимать со своих валютных счетов, открытых в уполномоченных банках, необходимые суммы командировочных расходов для зарубежных командировок.

Аванс может быть в виде:

1) наличных денежных средств в рублях;

2) наличной иностранной валюты, снятой с валютного счета организации. Это может быть валюта страны убывания либо другая, отличная от нее;

3) дорожного или банковского чека в иностранной валюте;

4) корпоративной кредитной карты.

Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то, по договоренности с руководством, он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.

Для расчета суммы к выдаче составляется расчет (смета), который подписывается главным бухгалтером. Расчет может быть утвержден руководителем или не утверждаться им. Но документ, на основании которого сумма будет выдана работнику (расходный кассовый ордер или платежная ведомость), должен быть обязательно подписан руководителем. Расчет (смета) хранится в бухгалтерии и может быть приложением к расходному ордеру, подтверждая расчет выданной авансом денежной суммы.

Выдача наличных из кассы предприятия осуществляется по расходному кассовому ордеру. Как и любые бухгалтерские документы, расходный ордер составляется в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.

Если в течение трех дней в командировку направляются несколько сотрудников организации, денежные средства могут быть выданы по платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости, если организация пользуется этой формой.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

При заграничной командировке аванс, как правило, выдается сотруднику в валюте, которая имеет хождение в стране, куда направляется работник.

Если нормы командировочных расходов установлены в национальной неконвертируемой иностранной валюте, организация может выдать сотруднику аванс в любой свободно конвертируемой валюте. Неконвертируемая валюта пересчитывается в свободно конвертируемую через рубли по курсу Банка России.

Свободно конвертируемая валюта (доллары, евро и др.) могут быть обменены работником за рубежом на необходимую ему валюту. При возмещении расходов по обмену работнику применяется обменный курс, указанный банком, осуществлявшим обмен валюты в стране командирования. Если работнику выдается национальная валюта, которая не котируется Банком России, то пересчет сумм к выдаче производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или так называемым кросс-курсу. Информацию об этом можно получить в валютном отделе обслуживающего банка.

Для выдачи наличных валютных средств командированному лицу организация должна снять их с текущего валютного счета, открытого в уполномоченном банке по заявке установленной формы.

После представления заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации, уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты.

Одновременно выдается справка по форме N 0406007 на имя командируемого работника. Справка является основанием для вывоза физическим лицом платежных документов: наличной валюты, дорожных чеков, именных чеков и денежных аккредитивов.

В соответствии с п. 3 ст. 15 Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» физические лица могут единовременно вывозить из России наличную иностранную валюту в сумме, не превышающей 10 000 долл. США.

Командированный сотрудник может вывести наличную иностранную валюту в пределах 3000 долл. США без декларирования таможенному органу. Вывозимая наличная иностранная валюта подлежит декларированию таможенному органу путем подачи письменной таможенной декларации на сумму свыше 3 тыс. долл. до 10 тыс. долл. США.