Первоначально при выплате аванса на командировочные расходы суточные выплачиваются, исходя из количества дней, указанных в приказе о командировании работника или на лицевой стороне удостоверения.

После возвращения работника определяется фактическое время пребывания в командировке.

Если командировка прошла на территории Российской Федерации либо в страну с безвизовым режимом въезда, то фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении, в котором должны быть отмечены день прибытия на место командировки и день отбытия из места командировки. Если же работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне отбытия делаются в каждом пункте. Если фактическое количество суток не соответствуют дням, на которые был выдан аванс, должен быть произведен перерасчет суммы суточных при окончательном расчете с работником.

Если фактическое время пребывания в командировке превысило число дней, указанных в приказе о командировании (на лицевой стороне удостоверения), то должен быть издан приказ о продлении срока командировки.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспорта из местности, где командированный находится на постоянной работе, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в местность, где находится его постоянная работа.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Если аэропорт, станция или речной (морской) вокзал, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, то при определении дня выезда в командировку (приезда из командировки) учитывается время, необходимое для проезда до станции, речного (морского) вокзала, аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника к месту постоянной работы.

В некоторых случаях бывает сложно точно определить, сколько времени может занять дорога в аэропорт, на станцию и т. д. Нечеткая работа транспорта, наличие «пробок» на дорогах и другие факторы приводят к тому, что командированный работник заранее выезжает из дома даже при относительной близости места назначения. Для обоснования произведенной в таком случае оплаты суточных и возмещения расходов по проезду можно оформить соответствующую докладную записку, в которой будет указано, сколько времени и по какой причине было затрачено на дорогу.

Бытует мнение, что день отъезда и день приезда считаются за одни сутки. Это мнение ошибочное. Неполные сутки всегда округляются в большую сторону, т. е. работнику в полном объеме оплачиваются суточные за каждые (в том числе неполные) сутки нахождения в пути и месте назначения.

Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются также за каждый день пребывания в командировке. Суточные при загранкомандировках выплачиваются по принципу страны въезда.

При выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются со дня пересечения государственной границы по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется. День пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации.

Даты пересечения границы при следовании за границу и возвращении в Российскую Федерацию определяются по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня отбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, также по принципу страны въезда.

Если командировка осуществлена на территории либо в страну с безвизовым режимом въезда, то фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении и с учетом представленных документов по проезду.

При загранкомандировке в страны с визовым режимом въезда время фактического пребывания работника в командировке определяется по датам пересечения границы Российской Федерации по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника. Именно поэтому ксерокопия загранпаспорта является обязательным приложением к авансовому отчету командированного лица по возвращении из командировки.