На оборотной стороне авансового отчета работник составляет перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

Работник бухгалтерии производит проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления. Бухгалтер оформляет расписку в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются: фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов (прописью), количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Затем руководитель структурного подразделения производит проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания используется информация служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении.

После этого авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке и с работником заканчиваются взаиморасчеты по командировке.

Сроки произведения окончательных расчетов по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, также установлены законодательно. Это 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки по территории Российской Федерации и 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации.

Если фактически израсходованная работником в командировке сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан остаток неиспользованного аванса вернуть в кассу предприятия. Возврат суммы оформляется приходным кассовым ордеру в установленном порядке.

Если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше выданного ранее работнику аванса на командировочные расходы, образуется перерасход по авансовому отчету. Перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Отметка о выдаче работнику перерасхода или внесения в кассу работником остатка аванса с указанием номеров и дат приходных или расходных ордеров делается на лицевой стороне авансового отчета.

Расчеты с работником по окончании зарубежной командировки имеют специфику, связанную с осуществлением валютных расчетов и необходимостью соблюдения норм валютного законодательства.

Все указанные в авансовом отчете суммы должны относиться к командировочным расходам.

Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный в установленном порядке перечень возмещаемых расходов.

Это относится к приобретению материальных ценностей во время командировки: запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов, на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.

Если работник приобрел за рубежом что-либо для своей организации, купленные им ценности будут являться его личным имуществом и вводиться как личный багаж. Оплата подобных ценностей будет относиться к личным расходам работника. Если возникает необходимость передачи ценностей организации, это следует делать только с оформлением договора купли-продажи материальных ценностей за рубли.

К нецелевому использованию валюты относятся и представительские расходы за рубежом, так как выдача наличных предусмотрена только на командировочные расходы, а представительские в составе командировочных расходов не поименованы.

Если сотрудник организации был направлен в командировку за границу, получил под отчет валюту и в результате потратил ее и еще часть собственных денег, то перерасход необходимо указать в отчете. После проверки отчета банк выдаст необходимую сумму валюты для погашения долга перед работником. Если, конечно, работник хотел бы получить именно валюту, а не рубли в погашение долга. При недостаточности валютных средств организация может приобрести иностранную валюту для погашения долга перед работником. Основанием для ее приобретения будет данный отчет с указанной суммой перерасхода.

Если сумма перерасхода, погашаемая уполномоченным банком в иностранной валюте, превышает эквивалент 10 тыс. долл. США по курсу, установленному Банком России на дату погашения долга, уполномоченный банк направляет извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю. При этом уполномоченному банку рекомендуется запрашивать авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами Российской Федерации. При непредставлении клиентом по требованию уполномоченного банка авансового отчета и подтверждающих документов уполномоченный банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте либо в осуществлении перевода на валютный счет командируемого лица.