Например, в контакте композитора Милия Балакирева, бывшего управляющим Придворной певческой капеллой, в адресной книге о. Иоанна Кронштадтского в поле заметок можно было бы скопировать из раздела «Почта» следующее письмо (цитируем подлинный текст):

Кроме обстоятельств знакомства внесите в поле заметок также личную информацию о человеке, которая представляется вам значимой. Есть ли у него дети? Каковы его вкусы и предпочтения, если эта тематика прозвучала в вашей беседе?

День рождения лучше задать в одноименном поле на вкладке «Подробности», тогда соответствующее событие будет автоматически появляться в нужный день в вашем календаре.

Если при следующей встрече с этим человеком вы перечитаете свои заметки и вспомните, что он любит футбол или собирается писать книгу, это будет самым лучшим выражением вашего уважения к нему. И не стесняйтесь того, что вы всего лишь освежили в памяти информацию, вписанную в контакт. Наша память несовершенна, мы вряд ли физически сможем запомнить все, что наш знакомый считает для себя важным. Важен ваш интерес к человеку, а не то, в голове вы храните информацию или где-то еще.

Не торопитесь переносить сразу все имеющиеся контакты с бумажных носителей: это большая рутинная работа, которая быстро наскучит. Лучше примите за правило: каждый новый контакт этим же вечером вносить в Outlook. Постепенно к этим новым контактам вы будете добавлять старые и таким образом перенесете контактную информацию со всех бумажных источников в единое электронное хранилище.

Скорее всего, контактов в нашей базе будет много. Необходимо каким-то образом ориентироваться в них, находя нужный в нужное время. Для этого есть три способа.

Первый способ – поиск по ключевому слову. Можно воспользоваться кнопкой «Найти» на панели инструментов. В поле «Поиск» в папке «Контакты» достаточно ввести фамилию интересующего вас человека либо его имя, название организации, часть электронного адреса и т. п. Можно использовать какое-то слово из тех, что вы могли вписать в поле заметок нужного вам контакта, например «футбол», «кошки», «дилеры» и т. п. В любом случае поиск выдаст все подходящие контакты.

Второй способ – группировка по контекстным категориям. Вы можете применить ту же систему контекстов (категорий), что и для задач. Вспомните: каждую задачу мы могли отнести к какой-либо категории – «Клиенты», «Подчиненные», «Поставщики», «Смежники», «Региональные филиалы» и т. п. В окне создания контакта, как и в окне создания задачи, справа вверху есть кнопка «Категории». С ее помощью можно присвоить контакту нужную категорию.

Чтобы увидеть контакты упорядоченными по категориям, в Outlook 2013 найдите на вкладке «Вид» панели задач Outlook меню «Изменить представление». [2] .

По умолчанию в Outlook 2013 используется представление «Люди».

Но в этом меню мы можем выбирать и другие представления. Например, «Телефон» – простой алфавитный перечень всех контактов, как в телефонной книге. Либо «Список», когда мы сможем увидеть всех людей, относящихся к одной компании или учреждению, в отдельной группе.

Третий способ – группировка по специальным категориям контактов. Контекстная группировка, которую мы уже рассматривали, дает возможность увидеть список всех клиентов, контрагентов, смежников и т. п. Но иногда бывает полезно завести отдельные категории специально для контактов, например:

– на праздники дарить подарок;

– на праздники достаточно поздравления письмом;

– приглашать на встречи нашего клуба;

– могут дать рекомендацию нашим потенциальным клиентам;

– могут заинтересоваться новым продуктом;

– могут дать комментарии для статей о нас в прессе.

Эти категории, не такие общие, как «Клиенты» или «Поставщики», нацелены на поиск людей, которые вам интересны в связи с какими-то событиями, проектами, процессами. Если вы решите создавать такие категории, обязательно нужно отделить их от основного списка. Как вы помните, категории оперативного планирования мы начинали с единицы («1-День», «1-Неделя»), контекстные категории – с двойки («2-Шеф», «2-Клиенты»), соответственно, специальные категории контактов можно начать с тройки («3-Приглашать на презентации», «3-Высылать анонсы новых продуктов»). Поскольку в любых списках категории всегда располагаются по алфавиту, мы никогда их не перепутаем.