Шрифт:
Каждое входящее письмо находит свое четко определенное место. Раскладка документов по папкам, тематическим и хронологическим, позволяет отреагировать на любой нужный документ в нужное время.
В самих письмах недопустима никакая неясность, формулировки вроде «ко вчера». Грифы «срочно», «особо срочно», «особой важности» имеют всем известный, четко установленный смысл. Ориентируясь на эти пометки, можно трезво оценивать степень риска и управлять ситуацией.
Даже в самых напряженных и ответственных ситуациях этот механизм работает бесперебойно. Поэтому, когда Штирлиц в автомобиле дает себе приказ заснуть на 15 минут, он может это сделать спокойно. Когда он вернется к работе, документов будет много. Но главные будут обработаны в первую очередь, и время на них найдется всегда.
Дисциплина проверки почты
Вовремя реагировать на приходящие сообщения электронной почты – жизненно важно. Но это совершенно не означает, что необходимо проверять почту ежеминутно. Скорее наоборот: необходимо установить для себя достаточно жесткую дисциплину работы с ней, иначе она «съест» большую часть рабочего дня.
Для установления личного режима проверки электронной почты определите для себя несколько важных параметров.
1. Частота проверки почты. Оптимальный режим – 2–4 раза в день. Иногда, в зависимости от специфики вашей работы, может потребоваться более частая проверка. Но в любом случае не чаще раза в час, иначе это уже не электронная почта, а ICQ, которым и лучше воспользоваться для такого оперативного реагирования.
По умолчанию Outlook проверяет почту раз в 5 минут. Лучше эту слишком частую проверку отключить и при необходимости установить вашу частоту – например, раз в час.
Чтобы установить частоту проверки почты, сделайте следующее.
1. Зайдите в меню Файл / Параметры Outlook / Дополнительно.
2. Нажмите кнопку «Отправить и получить».
3. В появившемся окне «Группы отправки и получения» задайте требуемую частоту автоматической проверки почты.
2. Время проверки почты. Во-первых, это краткая проверка в начале рабочих периодов (начало рабочего дня; возвращение в офис после обеда или выездной встречи). В ходе этой проверки вы просматриваете новые сообщения и, возможно, кратко отвечаете на некоторые из них. Главная задача краткой проверки – узнать, есть ли существенные изменения в ваших рабочих планах (возникли новые задачи, отменились старые и т. п.). Ее длительность – не более 10–15 минут.
Второй род проверки почты – собственно ответ на большинство сообщений. Это лучше делать не в начале рабочих периодов, как полагают многие, а, наоборот, в конце. Например, в последний оставшийся час до обеда, в последний час до конца рабочего дня. Таким образом, сдвигая «текучку» на конец рабочего периода, вы помогаете себе потратить меньше времени на нее и больше – на приоритетные сложные задачи.
3. Общий бюджет времени на почту. Если он не определен твердо – он будет заведомо больше оптимального. Стоит выделить в день около 1–1,5 часа на плановые проверки почты и еще около 2–3 часов в неделю – на расчистку накопившихся несрочных писем. Эти 2–3 часа можно жестко привязать ко времени (например, вторая половина дня в пятницу) либо выделить в любое удобное время. Например, если у вас есть ноутбук, расчищать несрочную почту удобно во время ожидания, в поездках и т. п.
Автоматическая обработка пришедших писем
Для того чтобы легче ориентироваться в приходящих сообщениях электронной почты, стоит поручить Outlook их предварительно обработать.
Во-первых, полезно регулярно добавлять в Outlook новые параметры для отсева нежелательной почты (спама). В Outlook 2013 это можно делать через вкладку Главная / Нежелательная почта / Параметры нежелательной почты.
Во-вторых, если вы получаете новостные рассылки, сообщения с интернет-форумов и тому подобную информацию, явно не требующую немедленного реагирования, ее полезно автоматически отсортировать в отдельную почтовую папку.
В-третьих, если вас достаточно часто ставят в поле «Копия» просто для сведения, такие письма также полезно автоматически сбросить в отдельную папку. Раз это вопрос «к сведению», значит, он не требует предпринятия каких-либо определенных действий. Правда, многое зависит от корпоративной культуры компании, в которой вы работаете: иногда в поле «Копия» вас могут ставить и как соисполнителя. Тогда отсортировывать такие письма не стоит.
Создавать папки и автоматически отфильтровывать в них почту можно следующим образом.
1. В панели переходов внизу выберите пункт «Папки».
2. В открывшемся списке кликните правой кнопкой мыши на папке «Входящие» и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку».
3. В появившемся окне «Новая папка» введите в поле «Имя папки» ее название (например, «Рассылки»), нажмите «ОК».
Теперь настроим фильтрацию почты в созданную папку.