– командировка – работа над процессом включает в себя приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет, заказ билетов;

– тренинг, семинар – требуется подготовить раздаточные материалы, слайды и прочее.

С помощью структурированных задач в разделе «Задачи» можно управлять такими, например, процессами:

– согласование договора – визы заинтересованных служб, сумма, дата;

– оформление заказа – кто принял, каковы параметры заказа, какие стадии заказ должен пройти;

– подготовка документа – какие подразделения должны прислать информацию, каковы дальнейшие стадии работы над документом после сбора первичной информации и т. п.

Пользовательские поля в разделе «Контакты» удобно применять для структурирования взаимодействия с человеком или организацией. Например:

– взаимодействие с клиентом – выслано предложение, согласован договор, выставлен счет;

– работа со значимыми людьми – поздравление с праздниками, области их интересов;

– управление поставщиками, субподрядчиками – оформление всех значимых параметров взаимодействия.

Вспомните те процессы, которые актуальны для вас. Начните со структурирования какого-нибудь одного, наиболее значимого и при этом хорошо формализуемого. Мы разберем структурирование процессов на трех простых примерах – в «Календаре», «Задачах» и «Контактах».

Пользовательские поля в разделе «Календарь» удобно использовать для подготовки мероприятий: тренингов, семинаров, выставок, командировок… Все эти мероприятия, как правило, планируются как встречи, поэтому в том же разделе удобно структурировать процесс их подготовки.

Сначала необходимо настроить отдельное табличное представление для подготовки встреч. То, которое включено в «Календаре» по умолчанию, называется «День/неделя/месяц» и выглядит как разворот еженедельника. Для планирования встреч им пользоваться удобно, но для их подготовки мы будем переключаться в табличный вид, где все встречи показаны простым списком, а стадии подготовки отмечаются в столбцах напротив каждой встречи.

Чтобы настроить табличное представление, нужно знать, по какому признаку Outlook отберет в него интересующие вас сейчас встречи. Например, по синей метке «жесткое планирование» или по слову «тренинг» в поле «Тема». Будем считать, что ваши мероприятия, требующие подготовки, относятся к какому-то определенному типу (тренинг, командировка, выставка) и это слово обязательно присутствует в названии встречи. Разберем настройки на примере подготовки презентации.

Теперь, чтобы отобрать все встречи, являющиеся презентациями и требующие специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «День/неделя/месяц» выберите настроенное нами представление «Подготовка презентаций».

Теперь нам нужно создать пользовательские поля, отражающие процесс подготовки к презентации. Для примера создадим поля трех типов – «да/нет», числового и текстового. При создании полей начинайте с самого главного слова, так как ширина экрана ограничена и названия полей не всегда видны целиком.