Шрифт:
5. Аналогично создайте и перетащите на панель поля «Слайды» и «Раздаточный материал».
Теперь, чтобы обозначить, что по какой-либо из презентаций забронировано помещение, достаточно кликнуть в окошке на пересечении столбца «Помещение – забронировать» и строки с названием соответствующей презентации. Появится галочка, обозначающая, что данный вопрос по этой встрече уже закрыт.
Создадим теперь поля более сложного формата – текстового и цифрового.
1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».
2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося окна «Выбор полей».
3. Появилось окно «Новый столбец». Введите название: «Доп. материалы», из выпадающего списка ниже выберите тип поля «Текст». Формат оставьте по умолчанию – текст. Нажмите «ОК».
4. В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное нами поле. Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».
5. Аналогично создайте поле «Количество участников», выбрав формат «Число».
Теперь вы можете напротив каждой презентации в столбце с заголовком «Доп. материалы» вписать дополнительные раздатки, слайды, отчеты и т. п., которые нужно подготовить к презентации, например: «Нужны образцы полиграфической продукции с нашим дизайном».
В поле «Количество участников» вы можете вписать ожидаемое число гостей, причем Outlook поправит вас, если вы введете некорректные данные, например букву вместо числа. Скопировав все встречи в Excel, вы сможете мгновенно сложить суммы по числовым столбцам и проанализировать количественные аспекты мероприятий: плановое и фактическое число гостей, средние суммы расходов и т. д.
Структурирование задач
Пользовательские поля в разделе «Задачи» стоит применять при работе с большим количеством однотипных дел, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к жесткому времени дня (например, согласование договора, оформление заказа). Разберем этот вопрос на примере согласования договоров – или любых других документов, на которые нужно получить визы нескольких подразделений.
Сначала настроим в «Задачах» отдельное табличное представление для работы с договорами. Признаком для отбора задач в это представление сделаем их принадлежность к категории «Договоры» – то есть на каждый договор, который необходимо согласовать, заводится отдельная задача, и ей сразу присваивается категория «Договоры» (как присваивать категорию, подробно объяснялось в главе 2). Естественно, можно задать другой принцип отбора, например по слову «Договор» в поле «Тема». Чтобы создать представление «Обзор договоров», нужно сделать следующее.
1. Перейдите в раздел «Задачи».
2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид», на ней Изменить представление / Управление представлениями.
3. В появившейся таблице нажмите «Создать».
4. Введите название представления – «Обзор договоров», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».
5. В появившемся окне «Дополнительные параметры представления: Обзор договоров» нажмите кнопку «Фильтр».
6. В очередном окне на вкладке «Другие условия» нажмите кнопку «Категории».
7. Из списка категорий выберите категорию «Договоры».
8. Нажимайте «ОК» до закрытия всех окон.
Теперь, чтобы отобрать все задачи, относящиеся к договорам, в меню «Изменить представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «Простой список» выберите настроенное нами представление «Обзор договоров».
Как создавать поля разных типов: цифровые, текстовые и «да/нет», – мы знаем из предыдущего параграфа «Подготовка мероприятий». В «Задачах» они создаются точно так же.
Предположим, у нас уже есть поля «Бухгалтерия», «Юридический отдел» и «Финансы» – это три службы, от которых необходимо получить визу на договор. Формат всех трех полей – «да/нет», то есть либо виза получена, либо еще нет. Научимся настройке автоматического выделения синим цветом тех договоров, по которым получены все необходимые согласования.
1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца в нашем новом табличном представлении задач и выберите в контекстном меню пункт «Настройка представления».
2. В появившемся окне нажмите кнопку «Условное форматирование».
3. В появившемся окне нажмите «Добавить».
4. Введите название нового правила: «Согласованное – синим».