Шрифт:
При проведении совещания ведущий имеет дело с одними и теми же типовыми моделями участников совещания. Ниже приведены основные психологические типы участников и рекомендуемые тактики (действия) по отношению к ним.
4.4. Подготовка делового совещания
В наиболее общем виде подготовка к совещанию состоит из следующих действий:
1) принятие решения о его проведении;
2) определение тематики, формирование повестки дня, определение цели совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала;
3) установление состава участников, примерного регламента работы;
4) подготовка руководителя и участников совещания.
Деловое совещание всегда проводится в назначенное время, место проведения совещания заранее определено.
Коммуникация протекает в служебном помещении – офисе, конференц-зале и т. д., иные условия делают проведение совещания менее эффективным. При организации совещания большое внимание уделяется вариантам пространственного расположения участников:
1) расположение (рис. 1) больше подходит для информационных сообщений или отдачи распоряжений, так как провоцирует ведущего на монолог;
2) наилучшее расположение в пространстве участников деловых совещаний – за круглым столом (рис. 2); облегчает коммуникацию и в некоторой степени нейтрализует роль руководителя;
3) расположение (рис. 3) является традиционным для деловых совещаний, в которых сидящие лицом к лицу участники совещания являются оппонентами и заранее занимают позицию конфронтации.
Рис. 1
Рис. 2
Рис. 3
4.5. Структура и коммуникативные особенности делового совещания
Совещание как специфический текст устной коммуникации имеет определенную композицию, или структуру построения. В плане композиции совещание представляет собой совокупность и последовательность взаимосвязанных речевых элементов: однословных реплик и развернутых монологов, очередность которых строго определена.
Структурно-речевая организация делового совещания включает в себя следующие главные части:
1) начало совещания;
2) основная часть совещания;
3) завершение совещания.
Начало совещания – часть композиции, характеризующая первичные речевые действия ведущего. Руководитель на этой стадии сообщает цель совещания, зачитывает повестку дня, характеризует проблемы, вынесенные на обсуждение, возможные решения и условия их принятия, порядок ведения и оформления протокола. Обычно ведущий выбирает нейтральную форму приветствия: Добрый день… Здравствуйте. Главные интенции (коммуникативные намерения говорящего) реализуются в речи посредством следующих предложений, например: По повестке дня следующие вопросы… Начинаем наше совещание. Сегодня нам необходимо обсудить следующие вопросы… Давайте начнем.
Основная часть композиции включает в себя выступление докладчика или нескольких докладчиков. Данная композиционная часть обычно представлена информативными и оценочными речевыми жанрами, несущими основную смысловую нагрузку совещания, например итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации, обмен мнениями, подтверждение информации и др. Перечисленные речевые жанры могут быть разделены на две части: в первой части дается констатирующая информация, при этом в своих выступлениях докладчики оперируют конкретными цифрами и фактами, а во второй части намечается перспектива дальнейшей деятельности (планы на будущее, призывы и т. п.).
Нередко на этой стадии проведения совещания ведущий обращается к участникам с конкретной просьбой. Речевое воплощение жанра просьбы в составе делового совещания представлено сочетанием глагола просить в перформативном употреблении с инфинитивом, например: Прошу всех представиться… Прошу соблюдать тишину… Прошу всех принять участие в обсуждении этого вопроса.
В ситуации деловых совещаний часто встречается употребление существительного просьба в сочетании с инфинитивом: Просьба подготовить к следующему совещанию отчет… У меня просьба провести мониторинг по тому состоянию / которое есть на сегодняшний день в компаниях / которые входят в Ассоциацию…
Завершение делового совещания представляет собой комплекс жанров подведения итогов и прощания. На этой стадии ведущий подводит итоги обсуждения вопросов, обобщая важнейшие положения, при этом в протоколе четко фиксируется, кто и что будет выполнять, а затем прощается с участниками совещания. Для вербализации перечисленных речевых жанров коммуниканты используют нейтральные формулы речевого этикета.
Деловые совещания в значительной степени характеризуются подготовленностью речи их участников. Подготовленность речи вытекает из того, что повестка дня известна заранее и все участники имеют возможность подготовить необходимую информацию и собственные устные выступления. Предварительная подготовленность к совещанию проявляется также в том, что вопросы, задаваемые директором, имеют конкретный и целенаправленный характер, а содержание аргументов участников совещания заранее обдумано.