4 ПО 25

Нарисуйте квадрат. Поделите его на 4 равные части. Шаблон готов. Подпишите последовательно в квадратах «сегодня», «завтра», «буфер», «обучение». Ваш рабочий день поделен на 4 части по 25 %. Каждому из квадратов достается по 2 часа времени. Это означает, что каждый день необходимо уделять 2 часа задачам важным и срочным, которые следует решить сегодня. Это задачи «А». 2 часа посвятить задачам, которые потребуются завтра, то есть группа «В». Буфер, или запас времени на непредвиденные расходы, 2 часа, – использовать, если «А» или «В» выходят за пределы своих установленных границ.

И каждый день 2 часа необходимо посвятить обучению, развитию себя.

Метод позволяет держать ежедневно в балансе оперативный, тактический и стратегический разделы ваших планов. Один только минус: не каждый день удается работать в таком режиме.

Порционность задач

В данном разделе мы рассмотрим, как можно сортировать выполнение задач исходя из одного критерия: время выполнения дела. То есть сколько требуется времени, для того чтобы выполнить его. Условно разделим все задачи на категории 3, 15, 30, 90 минут. Для каждой из этих категорий будут работать свои правила. Для большей наглядности начните с практикума, предлагаемого ниже.

ПРАКТИКУМ

В течение 2 минут напишите список дел, которые вы успеете сделать, если дать вам 3 минуты свободного времени. Учтите, каждое из них укладывается в 3 минуты, а не 3 минуты – на весь список. Далее напишите 3–5 пунктов дел, которые потребуют от вас больше 3, но менее 15 минут. Потом список дел, укладывающихся в 30минут. И, наконец, представьте, что у вас выдалось 90 свободных минут. Что вы можете успеть выполнить за это время? Просмотрите полученный список и оцените, насколько для вас применимы нижеописанные правила порционности задач.

Правила порционности задач

Планируй большое, разделяя на мелкое.

Виктория Платонова, г. Кострома

3 минуты. Для задач, длительность которых занимает менее 3 минут, используем правило «упал, отжался!». Или принцип «здесь и сейчас». Если задача требует менее 3 минут для своего выполнения, нет смысла записывать ее в органайзер и думать, когда удобнее ее выполнить. Прямо сейчас возьмите и сделайте ее. Время, которое потребуется, чтобы сформулировать ее на результат, оценить ее приоритет, решить, в какое время лучше всего выполнять ее… Бред! Вы потратите больше времени на все эти процедуры, чем на то, чтобы встать, решить это дело и вернуться на место. Ни на секунду не задумывайтесь, «когда ее лучше сделать?» Если задача короткая, быстро выполнили и забыли про нее.

Единственное, когда 3-минутке позволительно уделить внимание, чтобы занести ее в органайзер – если выполнить ее сиюминутно невозможно. К примеру, дело на 3 минуты нужно выполнить на объекте, на котором вы будете вечером.

Примеры 3-минуток участников тренингов.

Сделать звонок по формальному поводу.

Проверить состав сотрудников, пришедших на работу.

Выяснить, чем занимается персонал отдела.

Подписать важные документы.

Почитать анекдоты.

Одеться летом.

Покормить рыбок.

Короткий ответ на четкий вопрос.

Связать отгрузку и приход.

Переодеться.

Подписать сверку.

Откорректировать заказ.

Распечатать объявление.

Подписать протокол.

15 минут. Для дел этой категории используем «В-ассорти». Выделите в рабочем графике одно-два окна в течение дня продолжительностью 60 минут. К примеру, утром и после обеда. В эти окна направляйте все задачи категории «В», которые занимают 3-15 минут. У вас получится нарезка из нескольких коротких задач. Как только подошло время окна выполнения, принимайтесь за их выполнение. Подобная компоновка позволит не терять концентрацию в течение дня, а если утро начать с такой нарезки, то вы получите львиную долю гормонов счастья уже в начале рабочего дня. При выполнении дел следует руководствоваться принципом очереди. Этот принцип описывает последовательность выполнения дел, когда они равного приоритета.

Примеры 15-минуток участников тренингов.

С утра обойти два цеха.

Проверить табель сотрудников.

Продумать план встречи.

Решить проблему разногласий.

Разобрать ошибку.

Выслушать жалобу.

Посетить складской комплекс.

Устранить замечания в регламенте.

Заказать пропуск.

Аргументированно ответить на письмо.

Рассмотреть документ, находящийся на согласовании.

Написать пару запросов.

Оценить трудоемкость задачи типа «В».

ПРИНЦИП ОЧЕРЕДИ

Краткая зарисовка. В супермаркете есть несколько касс. К каждой из них подходят покупатели. Каждый покупатель – это дело, которое вам нужно выполнить. Короткое дело – пробить только жвачку. Длинное дело – покупатель с тележкой, полной товаров. На работу с ним потребуется куда больше времени, чем на клиента с одним товаром. Цель – чтобы в очереди стояло как можно меньше покупателей. Чтобы в нашем списке дел их было минимум.

Принцип гласит следующее. Вначале выполнять дела наивысшего приоритета. По-нашему, «А». Далее выполнять короткие задачи, начиная с самой короткой и по возрастанию. После их решения снова приниматься за задачи с наивысшим приоритетом.