30 минут. Если задача требует 20–30 минут для своего решения, то это обычная плановая задача. Именно такие «30-минутные кусочки» следует формулировать на результат. Проставлять для них приоритет и определять оптимальное время выполнения. Это задачи, которые мы согласовываем с другими людьми, если они принимают в них участие, и т. д. Еще раз подчеркиваю, это плановые задачи, к которым применимы основные правила планирования.

Примеры 30-минуток участников тренингов.

Свести отчетность по подразделению.

Разобрать отложенную почту.

Согласовать комплект технической документации по продукту.

Сделать правку замечания на бумажном носителе.

Продумать штатное расписание.

Обсудить документ из красной папки.

Просмотреть аналитику по кредитному портфелю.

Изучить акт от лицензирующего органа.

«Избить» транспортный цех.

Разноска текущих документов в 1С.

Составить табель выхода сотрудников.

Выборочная инвентаризация товара.

Составить отчет по НДС.

90 минут. Если задача требует для своего решения более часа, то следует применять правило «закрытого часа». Закрытый час – это когда вы отключаете всю коммуникацию с внешним миром и погружаетесь в решение данной проблемы. Соответственно при «зак-рытом часе» вас уже не потревожат 3-минутки и прочие задачи. «Закрытый час» позволяет сконцентрироваться на решении проблем.

Примеры 90-минуток участников тренингов.

Составить отчет по динамике персонала.

Разработать новое блюдо.

Разобраться с мыслями.

Составить маркетинговые таблицы по всем подразделениям.

Найти ошибку в отчете.

Переконфигурировать систему.

Найти информацию по новым объектам.

Проанализировать товарный запас подразделения.

Провести собеседование с претендентом.

Написать регламент.

Создать сетевой график.

Обсудить перспективы лизингового направления.

Выйти в офис с проверкой.

Провести аудит договоров, принятых ранее в банк.

Порционность так проста в применении – хоть завтра можно внедрить в свою работу! (Оксана Кленова, г. Уфа)

КАК ВЫБИРАТЬ ОРГАНАЙЗЕР?

Несколько рекомендаций по выбору органайзера (системы планирования и управления задачами). Органайзер обязан обладать следующими характеристиками:

1. Он должен быть единственным. (Когдау вас три записные книжки и еще на компьютере часть дел фиксируется – это неверно. Все должно быть в одном месте).

2. Вы должны его понимать и любить, учитывая его недостатки. А они есть у любого органайзера.

3. Следует довести работу с планировщиком до уровня как минимум навыков, а в идеале – привычек.

4. Спектр решаемых вами задач диктует выбор органайзера: бумажный или электронный. Формат: настольный или карманный и т. д.

Обязательно учитывайте вышеописанные рекомендации при выборе и в начале работы с личным помощником в управлении временем. Органайзер должен стать вашим другом. Друг – тот, кому вы доверяете. Если он постоянно «глючит» и зависает, можете ли вы назвать такого помощника другом? Я – нет. Друг – тот, кто помогает, кто оказывает поддержку в делах.

Правильное планирование придает ритмичность работы, а значит, экономию энергии. (Елена Сергета, г. Брянск)

Нам хотелось бы успеть многое сделать за день. Каждый из нас ищет, как это сделать. Мы ищем волшебную формулу «максимум успеть за день». В ходе консультационной деятельности я вывел следующее правило успеха рабочего дня.

Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из которых мы условно обозначим как:

формализованность задачи;

эффективность алгоритма или технологии;

навык;

входящие.

Каждый из ползунков может варьироваться от нижнего до верхнего положения. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков.

Формализованность задачи