Практически на каждом предприятии есть командировочные расходы. Они складываются из стоимости проезда, затрат на гостиницу и суточных. К сожалению, многие бухгалтеры свершают ошибки из-за незнания, можно ли принимать к вычету НДС, выделенный в железнодорожных или авиабилетах.

НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно принимается к вычету на основании билетов, в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счета-фактуры в данном случае не требуются, а записи в книгу покупок делаются на основании проездных документов. Разумеется, возмещать НДС вы можете, если командировка носила производственный характер и все документы (приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет) оформлены в соответствии с установленными требованиями. Если в билете сумма НДС не выделена, то определять ее расчетным путем вы не должны, так как Налоговым кодексом оговорены все возможные ситуации, в которых НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. Командировки и связанные с ними расходы в их число не входят. Следовательно, если в билете сумма НДС не указана, у предприятия отсутствует право на вычет.

Если в проездном документе, который принесло вам подотчетное лицо, НДС вообще не упоминается, то всю стоимость билета нужно включить в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (Письмо МНС России от 4 декабря 2003 года № 03-1-08/3527/13-АТ995). Если же в билете написано «в том числе НДС 18 процентов», но сама сумма налога не указана, то в этом случае бухгалтеру необходимо самостоятельно рассчитать НДС и исключить его из стоимости билета. Однако ни принять к вычету, ни признать расходом при расчете налога на прибыль эту сумму нельзя.

Нередко бывает такая ситуация, когда работник получил деньги, приобрел товар, составил авансовый отчет, но неизрасходованный остаток в кассу не возвратил. Эту сумму бухгалтер удерживает из зарплаты работника по истечении месяца.

Первое, о чем вы должны помнить, что у работника не возникает материальная выгода. Ведь деньги он не вернул, а значит, какое-то время ими пользовался. Согласно ст. 212 НК РФ доходом в виде материальной выгоды признается:

• экономия на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организаций или предпринимателей;

• экономия по сделкам, совершенным с взаимозависимыми лицами;

• экономия по сделкам с ценными бумагами (рассчитывается в особом порядке).

Иных источников материальной выгоды Налоговый кодекс не предусматривает. Поэтому никакого налога на доходы физических лиц с несвоевременно возвращенных подотчетных сумм вы удерживать не вправе.

Часто встречающейся ошибкой является и то, что предприятия не производят оприходование купленных подотчетными лицами за наличный расчет материалов с использованием счета 10 «Материалы», а сразу списываются в состав расходов основного производства, либо управленческих расходов.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению, счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и других ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке). Материалы должны учитываться на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Приобретение материалов подотчетным лицом следует отражать бухгалтерскими записями:

или, если в расчетных документах выделен НДС:

Законодательство РФ предъявляет к документальному оформлению затрат определенные требования.

Первое, сделки между юридическими лицами согласно ст. 160 и ст.161 ГК РФ должны совершаться в письменной форме. Оформление договора задним числом само по себе не является основанием для признания сделок недействительными при фактическом исполнении этих договоров. К такому выводу пришел ФАС Московского округа в Постановлении от 03.03.2000 года по делу № КА-А41/789-00.

Второе, в соответствии с Законом о языках народов Российской Федерации все официальные взаимоотношения между организациями ведутся на русском языке, поэтому тексты всех документов должны быть оформлены на русском языке (либо в заверенном переводе на русский язык, если изначально документ был оформлен не на русском языке).

Третье, пунктом 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что все хозяйственные операции должны осуществляться на основании оправдательных документов, в первую очередь составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Нередко имеющиеся у налогоплательщика первичные документы содержат ошибки, которые впоследствии могут быть исправлены. Это значит, что наличие ошибки еще не повод, чтобы сомневаться в правомерном принятии соответствующих расходов для целей налогообложения. Так, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 28.06.2004 года по делу № А56-46710/03 признано правомочным принятие затрат для целей налогообложения на основании документов, датированных прошлым годом (2002 г.), которые исправлены в текущем году (2003 г.). По мнению налогового органа, расходы, подтвержденные первичными документами, оформленными надлежащим образом только в 2003 г., не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль за 2002 г. Суд же отметил, что по смыслу ст. 54 НК РФ, а также ст. 272 НК РФ налогоплательщик вправе исправить допущенные им ошибки вплоть до вынесения налоговой инспекцией решения по результатам проверки.

Некоторые предприятия ведут бухгалтерский учет затрат по работе столовой, состоящей на балансе, без использования счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». При этом, стоимость приобретенных продуктов питания, амортизация основных средств столовой, стоимость коммунальных услуг, суммы начисленной заработной платы работников столовой и ЕСН отражают по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» в составе прочих общепроизводственных расходов общей суммой.