Шрифт:
В механизме создания видов субконто предусмотрена ситуация, когда нужно организовать аналитический учет по объектам, для которых не существует встроенных типов данных. Для таких целей предусмотрен специальный справочник, который называется Субконто . Этот справочник может содержать элементы, подчиненные элементу плана видов характеристик Виды субконто хозрасчетные .
Для того чтобы добавить в систему новый вид субконто, следует создать новый элемент плана видов характеристик и выбрать для него в качестве типа значения Субконто . Задать конкретные значения субконто можно будет в ходе создания бухгалтерских операций, в которых используется данное субконто. На рис. 2.16. вы можете видеть процесс создания нового вида субконто.
Рис. 2.16. Создание нового вида субконто
В поле Наименование достаточно ввести наименование субконто. А при заполнении поля Тип значения , после щелчка на кнопку с тремя точками в его правой части, появится список для выбора доступных типов. Для выбора нескольких типов в списке нужно установить флаг Составной тип данных .
После завершения редактирования объекта можно нажать на кнопку Записать и закрыть – тогда он будет записан в базу данных, окно будет закрыто. Если вы хотите сохранить данные и продолжить редактирование (это вполне оправдано, если, например, вы работаете с объектом, который имеет множество свойств и хотите сохранить работу), можно нажать на кнопку Записать объект (на ней изображена дискета). Если после редактирования объекта вы поняли, что сделали что-то не так и хотите отменить все изменения, то, если объект вы еще не сохраняли, вы можете закрыть окно редактирования с помощью обычной кнопки закрытия окна. При этом будет выведено окно с предложением сохранить изменения. Ответьте на него отрицательно.
Обратите внимание на то, что методы работы, применимые к одним объектам, обычно применимы и к другим. То есть, освоив какой-либо прием работы для одного вида объектов, вы, фактически, освоили его и для всех остальных объектов, к которым он применим.
Хотя план счетов можно считать ядром учетной системы, сам по себе он не хранит никаких данных о хозяйственных операциях. Для хранения таких данных используются другие объекты – регистры. В частности, для хранения информации о бухгалтерских операциях используется регистр бухгалтерии, который выполняет функцию журнала проводок.Журнал проводок
Для того чтобы открыть журнал проводок, рис. 2.17., можно нажать на кнопку Журнал проводок в окне плана счетов.
Рис. 2.17. Журнал проводок
В журнале хранятся бухгалтерские записи. Они несут сведения о дебетуемом и кредитуемом счете, о сумме записи, данные по необходимым аналитическим разрезам (субконто), при необходимости, количественные, валютные показатели, данные для налогового учета.
Журнал проводок хранит записи в «сыром» виде, его задача – хранение исходных данных. А вот уже на основе данных, которые хранятся в регистре бухгалтерии, строятся бухгалтерские отчеты. Обычно регистр бухгалтерии просматривают для того, чтобы, например, проверить правильность ввода какой-нибудь проводки, или выполнить другое подобное действие. Для анализа бухгалтерской информации используют отчеты.
Для перехода к документу, благодаря которому запись попала в журнал, достаточно сделать двойной щелчок по нужной записи.
Обратите внимание на три поля в верхней части окна Журнала проводок . Это – поля Счет, Организация, Документ . Подобные поля встречаются и в других списках объектов. Такие поля позволяют быстро фильтровать список, отображать в нём только то, что относится к выбранным критериям отбора. Так, в демонстрационной базе показано ведение учета по нескольким организациям. Одна из них, Конфетпром , указана как основная в справочнике Организации , поэтому при вызове Журнала проводок мы, во-первых, видим в поле Организация название этой организации, во-вторых, видим в рабочей области журнала только проводки, относящиеся к данной организации. Если нам нужны проводки по всем организациям – мы можем просто очистить поле Организация , нажав на кнопку с крестиком в его правой части. Если нужны данные по какой-нибудь другой организации – можем нажать на кнопку с тремя точками и выбрать из появившегося списка нужную организацию. То же самое применимо и к другим подобным полям.
Для того, чтобы осуществить поиск среди выводимых данных по каким-либо известным нам данным, мы можем нажать на кнопку Найти , которая расположена в панели инструментов окна. Поиск – весьма полезная возможность. Даже в отфильтрованном списке может содержаться столько записей, что самостоятельный просмотр их всех в поисках нужной может потребовать слишком много времени.
По нажатию на эту кнопку открывается окно поиска данных, в котором сначала нужно указать область поиска, заполнив поле Где искать . Здесь, в итоге, должно содержаться название поля табличной части списка, по которому мы собираемся осуществлять поиск. Если вы точно знаете наименование нужного поля, вы можете начать вводить это наименование с клавиатуры, ниже поля будут отображаться подсказки. Таким образом, введя несколько первых букв нужного поля, можно выбрать подходящую подсказку для ускорения ввода. Здесь, кроме того, можно воспользоваться уже известной вам кнопкой с тремя точками.
Мы хотим, пользуясь средством поиска, найти документ (или документы), с суммой операции 18000 рублей. Поэтому в поле Где искать мы введем Сумма , рис. 2.18.
В поле Что искать – искомую сумму. Для упрощения заполнения полей, предусматривающих ввод чисел, можно воспользоваться кнопкой с изображением калькулятора, которая находится в правой части таких полей. Нажатие на неё вызывает окно калькулятора. Его можно использовать для быстрого проведения простых расчётов как любой программный калькулятор, либо просто ввести нужные цифры, не используя клавиатуру. После того как то, что нужно ввести в цифровое поле, окажется в поле калькулятора, можно нажать кнопку ОК в его окне (рис. 2.19.) и число будет перенесено в поле, для которого был вызван калькулятор. При этом, если число не целое, оно будет округлено до точности, применяемом в соответствующем поле (в нашем случае – до 2-х цифр после запятой).
Для закрытия калькулятора без ввода данных достаточно щёлкнуть мышью за его пределами. После заполнения полей мы можем нажать на кнопку Найти в окне поиска – если в списке присутствуют записи, которые нам нужны, они будут показаны в нём. Остальные записи будут скрыты, рис. 2.20.
Как оказалось, в системе зарегистрированы четыре проводки с такой суммой. Для того, чтобы отменить фильтрацию списка с учетом условий поиска можно нажать на кнопку Отменить поиск в списке в панели инструментов окна.
Рассмотрим еще некоторые полезные возможности работы с Журналом проводок . Так, левее кнопки Найти есть кнопка Установить интервал дат для просмотра . Она позволяет задать период, за который нужно выводить данные в списке. Кнопка Переключить активность проводок позволяет включать и отключать активность проводок. О том, что проводка неактивна, можно судить по пиктограмме «ДтКт» в начале строки проводки, которая выполнена цветом, который бледнее, чем обычно. Неактивные проводки не попадают в отчёты.
Обратите внимание на меню Все действия , рис. 2.21.
Здесь вы можете видеть как уже знакомые вам команды с панели инструментов окна, так и некоторые новые. Команда Настроить список позволяет настраивать параметры отображения списка. Фактически, выше мы пользовались упрощёнными (но наиболее часто используемыми) средствами для настройки отбора списка. Здесь (рис. 2.22.), на закладке Отбор , можно создавать сложные условия отбора (перенося поля из списка Доступные в список Представление и настраивая порядок применения условий отбора), сортировку, группировку и оформление списка.
Иногда возникает необходимость вывести на печать данные некоторого списка. Например, получить распечатку проводок, отобранных по каким-либо критериям в Журнале проводок . Для этого можно воспользоваться командой Вывести список меню Все действия . При выполнении этой команды выводится окно, рис. 2.23., в котором, в поле Выводить в можно выбрать либо Табличный документ , либо Текстовый документ .
В списке Выводить колонки нужно выбрать состав колонок для вывода в документ.
Мы хотим вывести данные в табличный документ, нас интересуют поля Дата, №, Документ, Организация, Счет Дт, Счет Кт и Сумма . Для быстрого снятия или быстрой установки флажков напротив всех названий колонок можно воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными выше поля с их списком. После того, как настройки выполнены, мы можем нажать на кнопку ОК и получить сформированный табличный документ, содержащий нужные данные, рис. 2.24.
После того, как табличный документ сформирован, мы можем настроить ширину его колонок, выполнить его предварительный просмотр и вывод на печать (с помощью соответствующих кнопок в заголовке окна программы). Можем, выполнив команду главного меню Файл > Сохранить как , сохранить этот документ в виде внешнего файла, выбрав нужный формат сохранения файла. Например, это может быть формат .xls – если мы планируем отредактировать данный документ в Microsoft Excel.