Шрифт:
В верхней части окна находятся несколько полей, с помощью которых можно организовывать отбор сведений о хозяйственных операциях по дебету и кредиту счёта, по содержанию операции или по конкретному документу.
В табличной части окна можно найти подробные сведения о каждой операции. В частности, помимо описания корреспонденции счетов и содержания операции здесь есть данные о документе, виде операции документа и его закладке, а так же – сведения о том, где найти справочную информацию по данной операции в системе ИТС – либо на диске, либо в интернет-версии ИТС.
Например, нам нужно ввести в систему сведения о формировании уставного капитала организации. Если поискать в разделах интерфейса программы специальный документ, который можно было бы использовать для этой цели, его мы найти не сможем. Если же открыть окно Корреспонденции счетов , и, зная о том, что формирование уставного капитала отражается бухгалтерской записью по дебету счёта 75 «Расчеты с учредителями» и по кредиту счёта 80 «Уставный капитал», ввести в поле Счет Кт код счёта «80» (можно, кроме того, ввести в поле Счет Дт код «75»), мы увидим список операций, первая из которых – это именно та операция, которая нам нужна, рис. 2.32.
Можно видеть, что операция эта формируется с помощью универсального документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) .
После того, как нужная операция найдена, для создания нового документа достаточно выполнить двойной щелчок по строке операции, или, выделив строку щелчком, нажать на кнопку Ввести операцию.
Рассмотрим еще несколько важных типов объектов 1С: Бухгалтерии : справочники, отчеты и обработки.Справочники
Справочники – это вспомогательные объекты, они напоминают картотеки, в которых хранятся «карточки» объектов различных видов. Типичный пример справочника – Номенклатура – он хранит сведения о товарах, материалах, услугах. Справочники обычно имеют названия, которые ясно дают понять, для чего они предназначены – это Организации, Контрагенты, Валюты, Банки, Статьи затрат, Физические лица, Сотрудники и многие другие справочники.
На рис. 2.33. вы можете видеть форму списка справочника Номенклатура . Найти этот справочник можно по адресу Номенклатура и склад > Справочники и настройки > Номенклатура .
Рис. 2.33. Форма списка справочника Номенклатура
Обратите внимание на то, что Номенклатура – это справочник, который может содержать очень большое количество записей, причем, записи справочника (то есть, сведения о конкретной номенклатурной позиции) можно организовывать в группы. Группы нужны для удобства работы. Внешнее представление списка справочника можно настраивать. В нашем случае использован вариант его отображения в виде дерева, для этого мы воспользовались командой Все действия > Режим просмотра > Дерево . Кроме того, доступны режимы Иерархический список и Список .
На рис. 2.34. вы можете видеть форму элемента справочника. Для её вызова достаточно выполнить двойной щелчок по нужному элементу справочника в списке.
Обычный сценарий использования справочников заключается в заполнении с их помощью соответствующих полей документа. Например, если в документе есть поле Контрагент , для заполнения этого поля, вероятнее всего, будет открыто окно выбора элемента справочника Контрагенты . При таком подходе мы можем один раз ввести данные о контрагенте и всякий раз, когда мы вводим в систему документ, имеющий отношение к данному контрагенту, выбирать соответствующий элемент справочника. Это не только экономит время при вводе данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе, и гарантирует, что при необходимости мы сможем построить отчёты, которые позволяют, например, проанализировать состояние взаиморасчётов с данным контрагентом или получить другую информацию о нём.
Заполняя справочники, следует внимательно следить за тем, чтобы в них не было разных записей об одном и том же объекте. Такое нередко бывает в организациях, где учет ведут несколько бухгалтеров. Например, организация использует, в качестве сырья, какао-порошок. Назвать элемент справочника (заполнив при его создании реквизит Краткое наименование – это наименование видно в списке) можно по-разному. Это может быть «Какао порошок», и «Какао-порошок», и «Какао», возможны и другие варианты. Двум разным элементам справочника, кроме того, можно дать одинаковые наименования. Система различает элементы не по наименованию, а по коду. Если в информационной базе присутствует несколько разных записей справочника, которые указывают на одну и ту же номенклатурную позицию, если при этом разные бухгалтеры (или один и тот же бухгалтер) используют разные записи, в базе возникает путаница. Такой ситуации следует избегать.
Для того, чтобы создать новый элемент справочника, можно либо воспользоваться кнопкой Создать в форме списка справочника, либо, если новый элемент справочника очень похож на один из существующих элементов, выделить существующий элемент и выполнить команду Все действия > Скопировать , или выполнить такую же команду контекстного меню элемента, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши.
На рис. 2.35. показан скопированный элемент справочника «Какао порошок».
Обратите внимание на то, что реквизит Код не заполнен. Код будет назначен автоматически при записи справочника (кнопка Записать и закрыть или Записать объект ). Если мы сейчас, ничего не меняя, нажмём на кнопку Записать и закрыть , будет создан новый элемент справочника, который отличается от существующего лишь кодом, рис. 2.36.
Наличие подобных элементов и приводит к ошибочному использованию разных элементов в разных документах. Ненужные элементы справочников (это относится и к другим объектам), можно удалять. Процедура удаления выполняется в несколько этапов. Это нужно для того, чтобы удаление объектов не привело к образованию так называемых «пустых ссылок» в других объектах. Если мы использовали некий элемент справочника при заполнении какого-то документа, это означает, что в документе имеется ссылка на данный элемент справочника. Она используется, например, при построении отчётов, где нужно сгруппировать данные по некоторому элементу справочника. Удаление элемента справочника без учета того, что на него имеются ссылки в других объектах, приведет к неправильной работе системы.
Для того чтобы удалить ненужный элемент справочника, нужно выделить его в списке и выполнить для него команду Пометить на удаление / Снять пометку (из контекстного меню элемента или из меню Все действия ). Если элемент был помечен на удаление ошибочно, той же командой можно снять пометку на удаление. Сейчас мы пометили на удаление (рис. 2.37.) элемент справочника «Какао порошок», который уже присутствовал в базе. Он использовался при заполнении документов, это позволит нам увидеть, как система реагирует на такую ситуацию.
Теперь нам нужно выполнить процедуру удаления помеченных объектов. Для этого перейдем в раздел Администрирование , в Панели действий нажмём на кнопку с треугольником в группе команд Сервис и выберем команду Удаление помеченных объектов , рис. 2.38.
Рис. 2.37. Элемент справочника, помеченный на удаление
Обратите внимание на то, что сейчас мы работаем с базой, используя учетную запись администратора. Если вы работаете в базе, используя учетную запись бухгалтера (права которой администратор системы соответствующим образом настроил), вполне вероятно, что вам эта команда будет недоступна.
После выполнения команды вы увидите окно, рис. 2.39., где нужно выбрать режим удаления. Мы хотим удалить все помеченные объекты, которые можно удалить, поэтому используем вариант Автоматическое удаление всех отмеченных объектов и нажмем на кнопку Удалить .
Некоторое время, зависящее от размеров базы и быстродействия вашего компьютера, займёт операция поиска и удаления помеченных объектов, после чего мы увидим сообщение, рис. 2.40., говорящее о том, что объекты не удалены для сохранения целостности информационной базы. Если бы на удаление было помечено несколько объектов и некоторые из них можно было бы удалить, система сделала бы это, и так же сообщила бы о том, что некоторые объекты не удалены.
Нажмём в этом окне на кнопку ОК – будет открыт список объектов, которые не удалось удалить, рис. 2.41. В нашем случае это всего один элемент справочника, похожим образом выглядит работа с несколькими объектами. В списке можно просмотреть состав объектов, которые мешают удалению ненужного элемента, двойным щелчком по объекту можно перейти к форме его редактирования и выбрать там нужный элемент справочника вместо того, который мы хотим удалить.
Для удобства проведения этой операции можно заранее изменить краткое наименование удаляемого объекта (в форме редактирования его свойств, которую можно вызвать двойным щелчком по элементу в списке), например, чтобы в его начале было слово «Удалить», после чего при редактировании форм других объектов будет сразу видно, какой именно элемент в них используется. Ведь, например, и в одной и той же табличной части вполне можно ошибочно использовать разные элементы справочника, имеющие одно и то же наименование.