Спрашивайте прямо об интересующем вас предмете, например: «Когда ты пойдешь в библиотеку, не можешь ли ты сдать и мою книгу?» Не стоит говорить обиняками: «Ты идешь в библиотеку? Да и мне бы надо туда сходить. Я еще должен сдать книжку...»

Произносите фразы громко и четко, так, как вы говорите обычно. Это относится также к тем случаям, когда ваша просьба может оказаться затруднительной или неприятной. Объясняйте четко, чего вы хотите и что предстоит сделать собеседнику. Предоставьте ему путь к отступлению, только не ждите отказа заранее. Например, ваша коллега уже собралась домой, а вам надо ее задержать. Скажите: «Я знаю, уже поздно, и вы торопитесь. Но не будете ли вы так любезны еще раз просмотреть мой текст на завтра? Это займет у вас не более 15 минут, а для меня будет огромной помощью».

Называйте вещи своими именами. Если вы просите кого-то из коллег выполнить за вас работу, объясните ему (или ей), почему вы сами не можете или не хотите этого делать. Для этого нет необходимости вдаваться в подробности, но вводить в заблуждение своих коллег тоже нельзя, иначе можно запутаться самим. Например, попросите так: «Я могу встретиться с госпожой Рейх только между 14 и 15 часами. Если за это время будут заявки, не могли бы вы их обработать?»

Просите всегда только об одной вещи, а не о нескольких сразу. Попросить о помощи — это нормально, однако выполнение нескольких задач может оказаться для одного человека затруднительным. Появляется опасность отказа, тогда как каждая из этих просьб по отдельности была бы наверняка удовлетворена.

Не забывайте, что правильно изложенная просьба — это прежде всего ясность. Факты и только факты! Если речь идет, например, о заказе, объясните по порядку, что и как нужно сделать. Дайте тому, кого вы просите о помощи, всю необходимую информацию, чтобы он мог беспрепятственно выполнить принятое на себя обязательство.

Верьте в то, что ваш коллега справится со своей задачей. Если вы верно изложили, чего хотите — значит, и он все сделает правильно. Не нужно волноваться и контролировать каждый его шаг — это нервирует или даже вызывает подозрение, что вы ему не доверяете. А это, в свою очередь, может привести к тому, что потом он не отзовется на вашу просьбу.

Если ваш коллега отклонил просьбу, смиритесь с этим и не злитесь на него. Вы прямо спросили — примите прямой ответ. Даже в этом случае не забудьте поблагодарить вашего собеседника за проявленное внимание.

Раньше вы с радостью общались с госпожой Веселовой. Конечно, как водится, вы находили друг у друга мелкие недостатки. Но вот уже несколько месяцев, как ее «шпильки» стали просто невыносимыми, и общение с ней действует вам на нервы! У вас начинает болеть голова, как только вы о ней подумаете... Что произошло? Причина самая банальная: вы оба страдаете «электронной депрессией» — феноменом, который наблюдается сейчас во многих фирмах, где работа связана с обменом электронной почтой. Наверняка, вы давно не виделись и не говорили с госпожой Веселовой. Из-за вашей обоюдной занятости общение происходило только благодаря компьютеру — и вот последствия. Мы хотим показать вам, как до этого дошло дело.

Человеческое общение многогранно, оно включает «язык жестов», взгляды, голос. При телефонном разговоре некоторые эмоции могут передаваться с помощью интонации голоса, отражающей реакции собеседников. Даже письмо или факс еще несут в себе некие характерные черты отправителя — благодаря почерку или личной почтовой бумаге. А вот e-mail и sms лишены даже этих малых признаков индивидуальности. И многие люди, хотя чаще всего они не осознают этого, еще не успели привыкнуть к такой эмоциональной скудости.

С помощью только электронной почты нельзя установить и поддерживать действительно доверительные отношения. Экстремально короткий из-за спешки стиль ответов на электронные сообщения дает немало поводов для подозрений: почему это он так нелюбезен со мной, почему она не отвечает на мои аргументы?

Постарайтесь, чтобы общение по электронной почте не стало для вас единственным способом. E-mail служит нам для того, чтобы удобно и быстро сообщить ответ или задать вопрос. Не отдавайте себя полностью на волю этому автоматизму, а периодически общайтесь по телефону. Помогите в этом и вашему адресату, каждый раз помещая под сообщением номер вашего телефона (эту функцию можно задать автоматически). Просите иногда вашего делового партнера позвонить вам, сообщив ему время, когда вас можно застать в офисе. Для того чтобы поддерживать ваши партнерские отношения, вам достаточно следовать такому графику: один раз в год — личная встреча, каждые три месяца — звонок, а в остальное время — письма, факсы или сообщения по e-mail.

Не делайте ваши звонки по телефону простым напоминанием или ссылкой («Вы уже читали мое сообщение?»), пусть они служат главным образом для эмоциональной поддержки или мотивации. Именно в этом — преимущества личной беседы! А угрожать или надоедать можно и по электронной почте.

Оптимизируйте работу вашего e-mail. Если вы регулярно общаетесь с кем-то по телефону или встречаетесь с ним, ваши сообщения по электронной почте могут быть краткими. Если вы высказываете в сообщении несколько просьб сразу, пронумеруйте их, чтобы адресат ничего случайно не пропустил. В конце письма сообщите как можно конкретнее, что вам нужно (устроиться на работу, заручиться одобрением, назначить срок, получить исправленные документы или приложения и так далее).

Если ваши просьбы — различного характера (то есть исполнение некоторых из них ваш адресат может передать другим), то необходимо послать несколько сообщений. В строке «Тема сообщения» указывайте по возможности конкретно, о чем пойдет речь. Например, вместо слова «Встреча» лучше написать: «Встреча в 11.10. Принести с собой набросок чертежа!» Так вы упростите работу с электронной почтой и для своих адресатов.