1. Потенциальные клиенты, готовые закупить товар в ближайший период времени;

2. Потенциальные клиенты, готовые закупить товар на определенных условиях;

3. Потенциальные клиенты, находящиеся в процессе принятия решения относительно поступившего коммерческого предложения.

Все остальные потенциальные клиенты, не относящиеся к данным категориям, должны быть помещены в архив (журнал для размещения временно неперспективных потенциальных клиентов). Ежегодно материалы архива подвергаются тщательному анализу, в ходе которого определяется ряд потенциальных клиентов для их повторной проработки продажниками.

Методика подготовки презентационных материалов

Информационное письмо - это всё равно что визитная карточка компании. С этого документа начинается знакомство потенциальных клиентов с компанией. От того, насколько профессионально будет подготовлено информационное письмо, настолько и будут заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве потенциальные клиенты. Бывает и так, что компания крупная, статусная и длительный период представлена на рынке сбыта, а информационное письмо недостаточно убедительное для потенциальных клиентов. А бывает и наоборот - никому не известная компания и ничего кроме «блокнота и ручки» не имеющая, а информационное письмо составлено профессионально и презентабельно, вызывает интерес у потенциального клиента и желание позвонить в эту компанию, чтобы задать интересующий его вопрос, а то и сразу заключить договор.

Всё это лишний раз доказывает то, что мелочей в продажах не бывает. Любая «пробуксовка» на этапах продаж влечёт за собой провал в работе, а в ряде случаев окончательный и бесповоротный. Технологии «реанимации» клиентов порой бессильны, даже если их будут использовать самые профессиональные продажники компании.

В связи с этим рекомендуются определённые правила подготовки информационных писем:

1. Информационные письма должны быть составлены на фирменных бланках и подписаны руководителями компаний лично;

2. Информационные письма должны быть адресными, с указанием ФИО ключевых лиц клиентов, которым они направляются;

3. В начале письма необходимо представить клиенту краткую информацию о компании, направлениях её деятельности, потенциале и перспективах взаимовыгодного сотрудничества. Затем разместить сведения об отличительных особенностях компании и реализуемом ею продукте, а также формах и методах работы с клиентами, сервисных услугах (если таковые имеются), основных достижениях компании по направлениям деятельности и ряд других показателей и характеристик компании, особо значимых для целевой аудитории потенциальных клиентов. Не лишним будет проинформировать потенциальных клиентов о партнерах по бизнесу из числа наиболее крупных корпоративных и статусных компаний.

4. В основе информационных писем должны содержаться материалы, подробно характеризующие продукцию, реализуемую компаниями, как наиболее конкурентноспособную и отвечающую всем известным требованиям потребителей. Рекомендуется также указать (если таковые имеются) дилерские позиции компаний и перечень их дополнительных преимуществ относительно конкурентов, с учётом формата сотрудничества.

5. В заключительной части письма, необходимо кратко проинформировать потенциальных клиентов о порядке оформления заказа, формах и сроках оплаты.

6. В конце информационных писем должна быть размещена контактная информация, а также данные ответственных лиц компаний, по направлениям деятельности.

Дополнительные рекомендации при составлении информационных писем:

– никаких «лозунговых» приписок, якобы побуждающих клиентов совершить сделки. В настоящее время это уже не действует, а в ряде случаев только злит потенциальных клиентов! Если потенциальный клиент не заинтересован материалом, размещённым в информационном письме, значит само письмо составлено не достаточно профессионально или товар, реализуемый компанией, не является для данных потенциальных клиентов нужным и конкурентоспособным.

– рассылать информационные письма необходимо исключительно по требованию самих же потенциальных клиентов, по электронной почте или факсу. Ни в коем случае не рассылайте информационные письма как спам. Эта «технология» продвижения продукции малоэффективна - ответа от адресата не дождётесь, а если и позвонит, то не факт, что из этого что-либо получится.

– информационное письмо должно быть одним из основных документов в презентационной папке продажников и находиться в общей стопке документов сверху. На встречах с потенциальными клиентами необходимо информировать их о том, что в папке с презентационными материалами находится информационное письмо, лично для них составленное, и обязательно, в краткой форме, донести до клиентов суть материала, изложенного в письме.

Презентационный материал - это всё равно что паспорт компании. Насколько он будет соответствовать требованиям и видению потенциальных клиентов, настолько и клиенты будут располжены к продажникам и компаниям, в которых они работают.

Презентационный материал должен быть безукоризненно с профессиональной точки зрения и презентабельно подготовлен. Папку для презентационного материала желательно оформить типографским способом, с нанесением логотипа и аббревиатуры компании, если таковые имеются. Все рекламно-информационные материалы также желательно подготовить в типографском исполнении. Выкладка материалов в папке должна быть строго структурирована, в том числе и по степени значимости каждого из документов (от информационного письма и типовых коммерческих предложений по сотрудничеству, до рекламных проспектов и аналитических, а также справочных материалов касательно специфики бизнеса самой компании).