При работе со СМИ вам могут потребоваться несколько стандартных видов PR-документов. Каждый из них выглядит особым образом. Ниже мы расскажем, как составить и оформить наиболее часто используемые документы.

Факт-лист – документ, содержащий факты и цифры о вашей деятельности и текущем состоянии дел. Факт-лист дает ответы на вопросы: «Кто вы и чем вы занимаетесь? Чем вы занимались ранее? Какое у вас образование? Какие ключевые проекты? Этот документ нужен журналисту для того, чтобы подготовить публикацию о вас. Чаще всего факт-лист выдают на пресс-конференции.

Бэкграундер – краткая информация о новостях, истории и результатах организации, известного человека или крупного проекта. Отличается тем, что не несет в себе сенсационности. Бэкграундер нужен для того, чтобы показать прессе, что ваша деятельность многогранна, а опыт растет. Это связанный текст, размещающийся на одной-двух страницах А4, 12-м кеглем, единичным интервалом.

Пресс-релиз – информационное сообщение, целью которого является привлечение внимания журналистов к событию. Подробно о пресс-релизе мы поговорим ниже.

Пресс-кит – выдается журналисту на мероприятии. Это комплекс документов, содержащих исчерпывающую информацию о происходящем событии, основных действующих лицах, организаторе, его руководителях и сфере деятельности. Обычно в состав пресс-кита входят: пресс-релиз, факт-лист, биография руководителя, брошюра, бэкграундер, программа мероприятия и список важных гостей.

Референт-лист о руководителе – подробнее мы уже говорили об этом документе ранее.

Лист «Вопрос – ответ» – перечень часто задаваемых вам вопросов и краткие ответы на них. Желательно, если займет не более страницы А4. Журналисту он поможет в расстановке акцентов о деятельности и, возможно, прояснит какие-то особенности вашей работы.

Интервью, кейс-стори и прочее виды журналистских текстов в большинстве случаев для вас сделает журналист того издания, с которым вы будете сотрудничать. Однако виды документов, описанных выше, вы должны подготовить сами. Если вы не уверены в своем слоге и способности понятно объясняться письменно – привлеките копирайтера. Это может быть как «платный» копирайтер, так и кто-то из волонтеров вашей организации. Вам останется лишь грамотно поставить задачу, написать тезисы и принять готовый результат. Если вы уверены в себе и своем стиле текстов, на всякий случай вот пять советов, которые помогут в работе.

Совет 1: разбивайте длинные предложения на короткие, чтобы избежать ошибок.

Совет 2: будьте искренними; пишите так, словно пишете знакомому человеку, но не другу. Не фамильярничайте, не используйте смайлы в первых двух-трех сообщениях. Лучше не ставить их вообще до близкого знакомства.

Совет 3: пишите много; минимум два текста в неделю. Тренируйтесь: стиль и качество письма вырабатываются со временем. Если знаете, что сами пишете плохо, – делегируйте задачу. Хороший пресс-релиз получится, когда напишете их 30–40 штук.

Совет 4: читайте свои тексты вслух. Они вам нравятся? Все ли гладко написано? Тестируйте тексты на обычных людях (родителях, друзьях). Все ли им понятно?

Совет 5: используйте сплит-тестирование (А/Б-тест) и выясняйте, какой из вариантов текста лучше и эффективнее. Отправляете два варианта текста по разным каналам – смотрите, на какой из них больше людей отреагирует.

Пресс-релиз – информационное сообщение, содержащее новость об организации. Это главный инструмент PR-специалиста, который позволяет информировать журналистов о событиях и деятельности компании. Во всем мире рассылка пресс-релизов является наиболее распространенным способом создания новостей в СМИ. Если пресс-релиз составлен правильно, а информация в нем интересна, то журналисты могут дословно воспроизвести его в своей публикации. Для вас это очень хорошо, так как смысл пресс-релиза не будет искажен.

Этот документ по объему не должен быть более страницы. Главная информация располагается в первых двух-трех абзацах. Смысл пресс-релиза – ответ на вопросы «кто, что, где, когда и почему», который обычно размещают в первом абзаце. Во втором и третьем абзацах приводят цитаты, если речь идет о мероприятии и выступлениях на нем. Информация должна располагаться по мере убывания значимости (принцип «опрокинутой пирамиды»). В пресс-релизе пишут информацию краткими предложениями, используя шрифт размером 12–14 кеглей, интервал 1,5. В конце пресс-релиза обязательно указывают фамилию и имя контактного лица, способы связи с ним для получения дополнительной информации. Рекомендуем указывать не только почту, но и номер сотового телефона для оперативной связи.