• дата выявления;

• влияние на проект;

• исполнитель, ответственный за ее устранение;

• действия по решению проблемы;

• срок, к которому ее необходимо решить;

• дата следующего отчета о ходе решения проблемы;

• является она открытой (О) и по-прежнему тормозит выполнение проекта или закрытой (З), т. е. была решена.

Пример реестра проблем для проекта переоборудования офиса приведен в табл. 4.2.

Следует управлять проблемами так же, как и другими задачами в рамках проекта: ежедневно просматривать реестр и проверять, как они решаются. Регулярно уточняйте ситуацию у сотрудников, ответственных за решение той или иной проблемы. Если проблема сильно влияет на проект или приближается срок, к которому ее нужно решить, справляйтесь о положении дел ежедневно, пока не убедитесь, что все сделано. На еженедельных рабочих совещаниях проверяйте, как ответственные за решение проблем выполняют свою работу. Указанный в реестре срок решения проблемы, как и дата завершения задачи по плану, не должен сдвигаться. Если решение проблемы требует большего времени, устанавливайте «сроки получения информации», это поможет вам контролировать процесс.

Если проблемы остаются нерешенными, а их список только растет, скорее всего, проект выполняется неправильно.

Помните, ваша задача – управлять проектом, а не делать самому всю работу, если только вы не являетесь единственным исполнителем проекта.

Приступая к проекту, продумайте, насколько велика возможность возникновения нежелательных событий, и определите приоритетность риска, учитывая серьезность последствий и вероятность наступления таких событий. Прежде всего оцените предположения, которые вы сделали в описании проекта, с позиции риска.

При ведении крупных проектов можно обсудить возможность появления рисков с командой в рамках стартовой встречи. По результатам обсуждения составьте первый вариант реестра риска и в ходе выполнения проекта продолжайте его обновлять. Вам должны сообщать обо всех новых рисках, которые были выявлены. Обсуждайте с командой появление новых рисков в ходе еженедельных рабочих совещаний.

Каждый новый риск следует заносить в реестр, в который должны быть включены следующие сведения:

• описание риска;

• вероятность его наступления;

• серьезность последствий;

• общая приоритетность;

• ответственный за управление риском;

• меры по устранению/снижению риска;

• сроки завершения необходимых операций;

• текущий статус данного риска.

Пример реестра рисков приведен в табл. 4.3.

Работами, предложенными в реестре рисков, следует управлять так же, как и остальными задачами в рамках проекта. В ходе еженедельных рабочих совещаний обязательно проверяйте, все ли необходимые операции выполнены.

Обычно по мере выполнения проекта уточняется его конечная цель. Не исключено, что в ходе выполнения проекта изменятся цели заказчика и он захочет получить совсем иные результаты. Однако, если не контролировать изменения, неизвестно, что будет в итоге. Проект может завершиться не в срок или вообще провалиться. Если же изменения вносить постоянно, есть шанс никогда его не завершить. Чтобы этого не произошло, изменениями следует управлять.

С этой целью составляют документ, называемый формой регистрации изменений. И каждый раз, когда планируется ввести какое-то изменение в проект, информацию о нем вы вносите в этот документ, указывая, в частности:

• описание предлагаемого изменения;

• причину изменения;

• сроки принятия изменения, позволяющие осуществить его;

• влияние на проект – изменится ли продолжительность или стоимость проекта, качество или риск;

• рекомендуемые действия в сложившейся ситуации;

• текущий статус изменения: рассматривается, принято (т. е. согласовано и включено в план) или отклонено (т. е. проект продолжится без изменений);

• согласие заказчика на внесение изменения.

Пример заполненной формы приведен в табл. 4.4.

Во время встречи с заказчиком вам следует обсудить предлагаемое изменение и его влияние на проект. Только заказчик вправе решить, принять или отклонить это изменение. Если же изменение принято, нужно объявить об этом другим членам команды проекта и обновить соответственно план и бюджет.