Процесс организации можно описать как проектирование, развитие и поддержание системы скоординированных действий, при которой отдельные сотрудники и группы людей работают под общим руководством, помогая друг другу и стремясь достичь целей, понятных и принятых всеми. Ключевое слово в этом определении – «система». Организации являются системами, которые в результате воздействий внешней среды приобретают некоторую структуру, куда включены как формальные, так и неформальные элементы.

Процесс проектирования может заключаться в общем планировании или перепланировании всей структуры, но чаще он имеет дело с организацией конкретных функций и видов деятельности и созданием основы для формирования отношений между ними.

Организации не статичны. Перемены постоянно происходят в самом бизнесе, в том окружении, где функционирует предприятие, и в людях, которые на нем работают. Не существует такого понятия, как «идеальная» организация. Самое большее, что можно сделать, – это оптимизировать процессы; при этом следует помнить, что какая бы структура ни образовалась, она будет зависеть от обстоятельств внешнего окружения организации, и одна из целей организации – достичь наилучшего соответствия между своей структурой и этими обстоятельствами.

Важный момент, о котором следует помнить, заключается в том, что организация состоит из людей, которые более или менее согласованно работают вместе. Организациям неизбежно придется многое корректировать, особенно на управленческом уровне, чтобы достичь соответствия с конкретными сильными сторонами и имеющимся штатом. Результат может быть далек от идеала, но такая структура скорее сработает, чем та, которая игнорирует человеческий фактор. Всегда желательно иметь в виду идеальную структуру, но также нужно изменять ее, добиваясь, чтобы она оптимально соответствовала конкретным обстоятельствам внешней среды в тех случаях, когда известны возможные проблемы. Это кажется очевидным, но консультанты по менеджменту и другие специалисты часто игнорируют этот момент, используя доктринерский подход к организации, что часто приводит к печальным результатам.

Если мы желаем применять эмпирический и соответствующий обстоятельствам подход к созданию организации, как это отмечалось ранее, то цель планирования организации можно определить как оптимизацию мероприятий по ведению конкретного бизнеса. Для того чтобы сделать это, насколько позволяют обстоятельства, необходимо:

• уточнить общее предназначение рассматриваемой организации – стратегические направления ее деятельности и то, как она функционирует;

• как можно точнее определить основные виды деятельности, необходимые для достижения этой цели;

• логично сгруппировать эти виды деятельности, чтобы избежать ненужного дублирования и перекрывания функций;

• обеспечить интеграцию видов деятельности, сотрудничество и командную работу для выполнения общей задачи;

• сделать созданную систему гибкой настолько, чтобы устройство организации можно было быстро адаптировать к различным обстоятельствам и трудным задачам;

• обеспечить быструю передачу информации по всей организации;

• определить роль и функцию каждого подразделения так, чтобы все заинтересованные лица знали, что и как они должны делать для выполнения общей задачи;

• уточнить роли отдельных сотрудников, подотчетность и сферы влияния;

• смоделировать должности так, дабы наилучшим образом использовать навыки и способности тех, кто будет их занимать, и чтобы у этих сотрудников сформировался высокий уровень внутренней мотивации (моделирование должностей рассматривается в гл. 23);

• спланировать и внедрить виды деятельности по развитию организации и обеспечению различных процессов в ее рамках таким образом, чтобы они вносили свой вклад в эффективную работу организации в целом;

• создать команды и группы для выполнения проектов, которые будут отвечать за конкретные технологические, профессиональные или административные виды деятельности или за ведение проектов.

Ревизия организации проводится в четыре этапа:

1. Анализ существующего устройства и тех факторов, которые могут повлиять на организацию в настоящем или будущем.

2. Оценка того, что необходимо сделать для усовершенствования структурирования и функционирования рассматриваемой организации.

3. Разработка плана, который должен быть осуществлен, и описание изменений структуры, возможно, с указанием этапов. Этот план может включать в себя долгосрочные аспекты и указание типов менеджеров и работников, которые понадобятся для его внедрения.

4. Внедрение плана.

Ревизия любой организации начинается с анализа существующих обстоятельств, структуры и процессов и оценки стратегических факторов, которые могут оказать воздействие в будущем. В число этих факторов входят: