2. Постоянно имейте ее с собой или обзаведитесь удаленным доступом к ней.

Некоторые используют так называемый общий календарь. Это может быть обычный календарь, которым пользуется целый отдел на работе, так что все знают, кто и где будет в этот день. Такой же можно использовать дома. Это может быть интернет-календарь или настенный. Его смысл в том, что другие люди могут узнать, где вы находитесь в конкретный момент. Но он не должен быть вашим единственным напоминанием об обязанностях. Каждое дело, назначенное в общий календарь, должно быть и в вашем календаре, чтобы вы могли видеть все свои обязательства одновременно.

Также непременно надо иметь мобильный доступ к своему календарю, чтобы решать на месте, стоит ли соглашаться на встречу, принимать ли приглашение и как поступать с любым обязательством.

Итак, ваш календарь также включает в себя и назначенное время, которое вы выделяете, чтобы заняться делами для достижения успеха. Он показывает, на что вы тратите время и, следовательно, что цените. Вы показываете, что цените определенные стремления или отношения: даете им свое время — самый дорогой и невосполнимый ресурс.

Мы объяснили в прошлом разделе, что, прежде чем составлять список дел, надо сверяться с вашим календарем по поводу точных обязательств. Так вы не будете пытаться вместить огромное количество заданий в малый отрезок времени, заранее избежав неудачи.

Но что если ваш список дел — главный приоритет на весь день? Иногда нагрузка так велика, что не остается времени запланировать хоть какие-нибудь дополнительные встречи. Это бывает в том случае, если приближается срок подобных дел, или они так долго томились в списке на будущее, что игнорировать их уже никак не получится. Скажем, намечается большое мероприятие. За несколько дней до него вряд ли стоит планировать встречи или занятия с новыми клиентами. Вы, скорее всего, будете загружены мелкими поручениями, деталями, заданиями, последними приготовлениями. И хотя все эти дела могут не быть привязаны ко времени, все-таки надо успеть их закончить перед этим мероприятием. В такие дни список дел окажется для вас наивысшим приоритетом. Придется закончить все дела в нем для уверенности, что мероприятие пройдет успешно, поэтому с планированием важных и точных по времени событий придется подождать.

Календарные дела и задания из списка должны работать совместно друг с другом, потому что они представляют и ваши обязанности, и вашу ответственность. При планировании дня надо иметь в виду оба этих ресурса.

Именно поэтому важно использовать систему, позволяющую параллельно видеть точные и гибкие по времени дела. Если вы видите, что список на будущий день заполнен множеством мелких обязанностей, которые решат проблемы на вашем пути, неразумно планировать важную встречу с отделом финансов или обед с клиентом. Даже если нет ничего точного по времени, все равно многое надо успеть. И наоборот, если день занят последовательными совещаниями, вместить получится только одно или два гибких по времени задания.

Вы сможете принимать решения насчет того, как провести день лучшим образом, только если выработаете привычку планировать. Знание о том, что ждет впереди — и когда будет время уделить этому внимание, — это навык, который вы приобретаете с помощью привычного планирования и расстановки приоритетов. И это то, что поможет выработать календарная система, позволяя:

• Планировать дела для достижения успеха в календаре и защищать время для их выполнения.

• Использовать только один календарь для личных и рабочих дел.

• При планировании и расстановке приоритетов рассматривать и точные по времени, и гибкие по времени задания в любой выбранный день.

• Использовать систему, которая дает мобильный доступ к вашему календарю из офиса, дома или из любого другого места, так что вы всегда можете принять правильное решение, как потратить свое время и какие давать обещания.

Мы знаем, что время ценится очень высоко — как наше, так и других людей. Мы также знаем, как это важно — приходить вовремя. Цель ведения календаря — знать, где и когда вы должны быть. Но просто знание совсем не гарантирует, что вы там будете!

Правда в том, что люди, хронически везде опаздывающие, не имеют проблем с управлением своим временем; у них проблемы с решением быть вовремя или нет. В корне вопроса лежит выбор выполнить свои обязательства и признать рамки времени, а не игнорировать их. И в большинстве своем это вопрос уважения. Если вы уважаете свое обещание и людей, которым его дали, включая себя, захотите соблюдать время и найдете способ это сделать.

Представьте: я предлагаю вам миллион долларов, если вы вовремя придете на утреннее совещание. И как бы рано оно ни начиналась, вы ведь будете там, не так ли? Вы позаботитесь о том, чтобы не опоздать ни на минуту. Я даже не удивлюсь, если вы выйдете намного раньше, чтобы на всякий случай было время разобраться с любыми препятствиями по дороге, такими как пробки, неполадки с поездом или метро, неисправность будильника и т. д. Вы, скорее всего, два или три раза уточните время и место совещания. А кто-то может даже снять комнату на ночь в ближайшем отеле и завести три разных будильника на утро. (Мы же все-таки говорим о миллионе долларов!)