Так можно поступать с любым предстоящим делом, с любой встречей.

Точно так же можно работать с отчетом, если его еще нужно подготовить.

Полезный прием? Хорошо, давайте остановимся на минутку на двух ваших обязательствах и еще раз поупражняемся в работе с органайзером прямо сейчас. Вот ваше следующее обязательство – последнее, которое мы сегодня запишем. Я уже просил вас заниматься планированием на протяжении последующих трех недель. Так вот, когда три недели пройдут, на следующий день я прошу вас написать мне письмо. Мне хочется знать, как вы работали с «Пирамидой эффективности» и как составляли свои планы: на бумаге или как-то иначе; могут быть любые комбинации. Мне также интересно, как вы оцените свою работу: что у вас получилось, а что нет. Письмо можно отправить по электронной почте в компанию FranklinCovey на мое имя.

Говорит Стив Джонс

…Итак, помните, мы говорили, что эффективная система планирования отличается тремя особенностями? Давайте их кратко обозначим. Первое качество – целостность. Для этого есть следующие возможности.

Во-первых, можно делать записи на бумаге. Интересное наблюдение: многие люди перешли от записей на бумаге к использованию технических средств или пытались применять бумагу и электронику одновременно, но потом все равно вернулись к традиционным записям. Почему? Бывает трудно свести разные средства в единую систему. Но мне кажется, что трудностей можно избежать. Для одних самым лучшим решением будет бумажный вариант или карманное устройство вроде электронной записной книжки или компьютера. Для других – бумажные записи и настольный компьютер. Кто-то будет использовать все эти три средства. Сейчас люди пытаются уйти от записей на бумаге и обходиться только настольным и карманным компьютерами. Поступайте так, как удобно вам. С помощью некоторых моделей карманных компьютеров делать записи стало легче. Но для большинства людей – хотя, конечно, есть исключения – по-прежнему наиболее удобны бумага или ее комбинации с другими средствами.

Дело не только в удобстве записей, но и в возможности найти среди них нужную. Конечно, в карманных компьютерах есть функция «Поиск», но при ее использовании всегда возникает элемент везения. Можно несколько раз к ней обращаться и не находить нужных записей, хотя я знаю, что они есть, и впоследствии могу их неожиданно обнаружить.

По-видимому, лучший вариант – использование всех преимуществ новых технологий. Бумага же является только одним из инструментов, помогающих работать наиболее эффективно.

Вторая особенность эффективной системы планирования – ее мобильность. В этом нам тоже могут помочь записи на бумаге.

Третья характеристика – персонализированность планов.

Говорит один из участников семинара

Стив, как вы посоветуете, записи за сколько месяцев стоит держать в органайзере?

Говорит Стив Джонс

Хороший вопрос. Мы рекомендуем органайзеры разного объема – «Монарх» и «Классика»; они соответствуют трем месяцам. Это наши «Прошлый месяц», «Текущий месяц» и «Следующий месяц». Если работать с органайзерами типа «Компакт» или «Карманный», необходимо иметь записи за два месяца – прошлый и текущий. Без записей прошлого месяца сложно работать с рубрикой «Перейти».

Мы обнаружили, что 85 % дел, которыми занимаешься, связаны с событиями последних 30 дней. Поэтому, если вы сохраняете записи предыдущего месяца, большая часть необходимых сведений находится при вас. Если вы пользуетесь органайзерами «Классика» или «Монарх», у вас тоже есть возможность планировать следующий месяц. Это уже не обязательно, но, мне кажется, иметь при себе сведения за прошедший месяц действительно необходимо.

Мы часто упоминали электронную и голосовую почту и несколько раз говорили о том, что приходится отвлекаться или откладывать свои дела. Эти четыре фактора существенно влияют на течение вашего рабочего дня. Как бы хорошо вы ни организовали свое время, как бы хорошо ни планировали, они все равно могут вмешаться и повлиять на ваш день.

Сейчас мы попробуем выяснить, что вы думаете об этих четырех вещах. Я разделю вас на четыре группы, и члены каждой должны будут на флип-чарте очень быстро набросать свои идеи по поводу того, как лучше всего справиться с одной из четырех проблем. Если ваша тема – «Электронная почта», предложите, как лучше всего с ней работать. Второй группе я предлагаю подумать над темой «Голосовая почта». Третьей – над неожиданностями, отвлекающими нас в течение дня, но не связанными с электронной или голосовой почтой. Расскажите, как вы с ними боретесь. Четвертая тема – «Проволочки», необходимость что-то отложить. Подумайте не о том, как их устраивать, а как с ними бороться. Наверное, группа, обдумывающая проблему проволочек, будет оттягивать время выступления до последнего, но я думаю, что их нужно выслушать прямо сейчас. Самые трудные задачи мы договорились решать в первую очередь. Итак, начнем с четвертой группы: кто готов рассказать о результатах?

Говорит одна из участниц семинара

Ну, вот наши идеи по поводу проволочек. Первая – это заниматься неприятными делами в первую очередь, чтобы скорее с ними покончить… Составлять план и следовать ему… Быть мужественными… Награждать себя… Если вы что-то ненавидите делать, придумайте себе подарок, например сходите в кино или куда-нибудь еще… Какие-то дела можно перепоручить. Почему бы этого не сделать? А еще мы вот о чем говорили. Можно мысленно вернуться назад и спросить себя: «Почему я с этим так тяну? Вероятно, я не знаю, с чего начать?» А может быть, это не ваше дело и его можно кому-то делегировать? Или же нужно с кем-то посоветоваться о том, как к нему подступиться? Выделить подзадачи. Если это большой проект, его можно разделить на несколько этапов. Когда знаешь, с чего начать, дело становится яснее. Если и такой прием не сработает, откажитесь. Просто вычеркните этот пункт из списка.

Говорит Стив Джонс

Очень хорошо! Когда ваша группа думала над проблемой проволочек, она обнаружила замечательные вещи. Знаете, если решить для себя в первую очередь делать все неприятное, можно постепенно забыть о первоочередном и важности приоритетов. Но иногда – мы снова говорим об индивидуальных особенностях планирования – стоит делать так, как, по вашему мнению, удобнее. Если вы склонны что-то откладывать и вам удобнее сделать это и выкинуть из головы, поступайте таким образом. Но будьте внимательны и не увлекайтесь тем, что действительно не важно.