Итак, я хочу показать, как можно работать с «основной четверкой» на бумаге. Это первое и основное. Я прошу любителей техники не огорчаться и не уходить. Я расскажу только о принципах работы, а затем мы подумаем, как их можно реализовать на портативном компьютере, с помощью Outlook Express или других компьютерных программ. Они мало отличаются друг от друга. Итак, сначала общие принципы, а потом – возможные варианты.

Рассмотрим отдельные элементы «франклиновского» органайзера. Первый из них – «Помесячный календарь» на весь год. Если вы посмотрите в органайзер, то увидите, что все 12 месяцев представлены только в таком виде: предыдущий месяц, текущий месяц и последующий месяц. Что же касается календаря на год, то он позволяет увидеть все месяцы одновременно, охватить их одним взглядом. Можно планировать мероприятия на все 12 месяцев вперед.

За «Помесячным календарем» идет «Перечень основных задач». Эта страница помогает справляться со стрессом. Здесь вы фиксируете все задачи, которые предстоит решить за текущий месяц, хотя конкретного дня пока еще не выбрали. Или же это задачи, которые вы планируете на следующий месяц, и тоже без определенной даты. В «Перечень основных задач» можно занести много дел. Для личных и рабочих в нем выделены отдельные столбцы. Такую информацию полезно иметь под рукой.

Посмотрим теперь на страницы, предназначенные для каждого отдельного дня. Слева расположены две колонки: «График мероприятий» и «Задачи». Напротив них имеется страница, предназначенная для записей. Она так и называется «Ежедневные записи».

Мы еще ничего не сказали о контактах. Вернемся к ним чуть позже.

Говорит Стив Джонс

Итак, мы обсудили первые три составляющих «основной четверки». Только что я показал вам, как можно с ними работать с помощью бумажного носителя. Используя полученные сведения, выполните небольшое упражнение.

Предлагаю рассмотреть пять ситуаций и быстро занести необходимые сведения в органайзер. Можете использовать те страницы, с которыми мы сейчас ознакомились, или какие-то другие.

Ситуация № 1. Куда вы занесете информацию о тренинге, дата проведения которого вам известна? Хорошо, я слышу два мнения – вы предлагаете отметить его в плане месяца и конкретного дня. Начнем с «Программы на месяц». Именно к этой странице вы обратитесь, чтобы увидеть все, что вам предстоит. Речь идет о какой-то дате в будущем, и вы запишите это мероприятие в «Программу на месяц». Кто-то сказал о странице, предназначенной для конкретного дня, на который запланирован тренинг. Это – еще одна возможность. Но некоторые делают записи в ежедневнике только после составления плана на неделю, поэтому сначала записывают все в одно место, а затем уже планируют конкретно по дням недели. В повседневной спешке они могут сразу найти здесь дату намеченной встречи: не надо пролистывать страницы, чтобы отыскать соответствующий день. Небольшая экономия сил.

Если же занятие состоится только через два месяца, вы можете вообще еще не подготовить для этого страниц. Поэтому лучше сделать запись на странице, где записаны ваши планы на все 12 месяцев.

Хорошо, переходим ко второй ситуации. Где вы отметите начало работы над проектом, к которому нужно приступить через шесть месяцев? Вероятно, для этого больше всего подходит «Перечень основных задач». Эта страничка всегда с вами, поэтому вы увидите свою запись через полгода и вставите ее в нужное место своего органайзера.

Такие же записи можно сделать с помощью электронных средств, внеся предстоящие мероприятия в Outlook или Palm. Компьютерный вариант «Перечня основных задач» аналогичен бумажному. Для его создания нужно воспользоваться функцией «Категории», в качестве которых выступят отдельные месяцы. Из «Перечня основных задач» можно отбирать материал при составлении программы на неделю. Вы его просматриваете и решаете, собираетесь ли сделать что-то в ближайшие дни.

Например, представьте, что в «Перечне» отмечено: «Записаться на программу компании FranklinCovey». Мне кажется, это никогда не вредно. Итак, я смотрю на свой план недели и говорю: «Да, нужно записаться на семинар на этой неделе». Я выбираю день, вписываю задачу в общий список дел, которые на него запланированы, и учитываю ее при составлении окончательной программы. Советую приучить себя составлять планы на день и на неделю. Это гарантирует вам приятные ощущения при вычеркивании из списка реализованного пункта программы.

Допустим, я хочу записаться на семинар FranklinCovey в среду. Я вношу этот пункт в список дел, намеченных на среду, и до этого момента могу о нем забыть. Я вспомню о звонке в тренинговую компанию, просматривая список задач на среду.

Вот чем хорош «Перечень основных задач». Конечно, если вы имеете привычку составлять план на неделю.

Теперь третья ситуация. Куда вы запишете сведения, полученные сегодня по голосовой почте? Правильно; для этого очевидно подходит страница, озаглавленная «Ежедневные события». Она предназначена для того, чтобы делать текущие записи. Однако помимо этой страницы есть еще другие места для записей – я вам их сейчас покажу. Есть люди, которым нравится хранить сведения по всем голосовым сообщениям в одном месте. Я знаю координаторов клиентских служб, у которых есть для этого специальный блокнот. Возможно, записывать все голосовые сообщения в органайзере для них менее удобно. Некоторые слушатели из последней группы, с которой я работал, говорили, что все же страничка «Ежедневных событий» в органайзере нужна. Другие настаивали, что они по-прежнему будут пользоваться специальным блокнотом. Трудность здесь состоит в том, что если вы записали в отдельный блокнот дела, за которые не собираетесь браться немедленно, то нельзя оставить такую запись там, где она сделана, и надеяться, что этот пункт все-таки будет выполнен. Если дело откладывается, его нужно потом переписать в органайзер, который напомнит об отложенном. В противном случае для поиска незавершенных дел придется просматривать все сообщения, и тут возможны ошибки.

Четвертая ситуация. Где вы запишете для себя, куда спрятали праздничный подарок? Праздник еще не наступил, но подарок уже куплен. Как не забыть, куда вы его положили? Мы уже говорили, что органайзер должен быть персонализированным, приспособленным к вашим нуждам. Например, у женщины в органайзере может быть страница для каждого ребенка. Если подарок предназначен кому-то конкретно, запись о нем можно сделать на этой странице. Есть еще множество вариантов. Эмили говорит, что она делает запись на странице, соответствующей дню праздника, в разделе «Заметки», и может об этом больше не думать.