В грамотно реализованном проекте выгоды извлекаются легче и обеспечивают обратную связь с исходными побудительными мотивами бизнеса и стратегией организации.

Согласно статье от 12 апреля 2005 года, размещенной на сайте www.ezinearticles.com, «вызовом двадцать первого века все больше становится реализация сквозных изменений на предприятии без границ». Это означает, что у проектов BPM есть шанс стать чрезвычайно сложными, поскольку в них могут вовлекаться несколько спонсоров из различных подразделений бизнеса и, возможно, несколько организаций.

Однако спонсору и менеджеру проекта важно осознавать, что управление выгодами не лежит за пределами проекта. В их обязанности входит планирование, управление и обеспечение внутри группы проекта и, в конечном итоге, воплощение бизнес-ценности, сформулированной в обосновании.

Реализация бизнес-ценности – процесс постепенный, и общая схема показывает, как это достигается выполнением шагов на рис. 21.4.

Хотя в этой главе описан каждый из перечисленных шагов, выполнять их нужно на соответствующем этапе.

Как указано выше, этот шаг предусматривает формирование структуры управления выгодами в организации, чтобы сформировать подход, поставить цель, измерять и реализовывать бизнес-выгоды проекта. Все эти действия должны включаться в архитектуру процессов.

На данном шаге не только формируется структура управления выгодами, но и устанавливаются стандарты и формы-шаблоны, которые распространяются по организации. Эти стандарты и формы-шаблоны должны включать следующие описания:

• как организация идентифицирует выгоды и увязывает их со стратегий организации;

• как организация определяет и измеряет выгоды;

• роли выгод, ответственность и принадлежность «хозяину» (кто владеет);

• процедур планирования выгод – сетевых матриц сроков сдачи/выгод, точек осуществления и рассмотрения, взаимозависимостей, рисков, влияния на бизнес;

• что, когда и кем делается;

• руководства по применению возможностей, открывающихся в результате непланируемых выгод;

• выявления любых невыгод (ущерба);

• лиц, ответственных за установление отсчетной точки, каким образом устанавливается такая отсчетная точка, кто ее утверждает;

• формата журнала реализации выгод – в чем выгода. Стоимостное выражение. Кто отвечает за осуществление. Как осуществляются сроки – график. Когда отразится на бизнесе.

Должны быть организованы регулярные обсуждения управления выгодами с принятием решений о том, кто будет участвовать в них, и как часто их проводить, со стандартной повесткой:

• какие уроки извлечены;

• какие выгоды осуществились (хватит ли их; есть ли еще);

• выгоды не реализовались. Почему? Откорректируйте планы/стратегии смягчения негативного эффекта и восстановления.

Исходное бизнес-обоснование составляется на этапе стартовой площадки, и в нем должны быть определены исходные вероятные выгоды, связываемые с проектом. По ходу проекта на последовательных этапах общей схемы эти выгоды уточняются и подтверждаются. Журнал реализации выгод необходимо использовать для регистрации по каждой установленной и определенной выгоде следующих данных:

• описаний выгоды, которой нужно достичь;

• лица, ответственного за реализацию выгоды;

• описания текущей ситуации или функционирования бизнес-процесса;

• текущих затрат или мер эффективности бизнес-процесса;

• целевого показателя затрат или эффективности бизнес-процесса после планируемых изменений;

• срока реализации выгоды;

• события, или «пускового» механизма, который вызовет реализацию выгоды;

• типа содействия бизнесу;

• оценки выгоды или экономии;

• взаимозависимостей;

• предположений;

• замечаний по стоимостной оценке выгоды или экономии;

• стратегии организации и целей, поддерживаемых достижением выгоды;

• каким образом данная выгода будет способствовать достижению стратегической цели.

Выгоды можно также свести в сводную таблицу выгод (табл. 21.1). В этой таблице фиксируется сама выгода, лицо, ответственное за ее достижение (реализацию), предполагаемое стоимостное выражение, сроки начала и окончания действий выгод (если это имеет место, поскольку некоторые выгоды продолжат действовать в будущем), а также любые взаимозависимости и риски, связанные с конкретной выгодой.