Шрифт:
Иногда в переписке встречается выражение:
Доброго времени суток.
К сожалению, в деловых письмах использовать такую фразу не желательно. Скорее всего, ваш будущий работодатель не обладает чувством юмора, когда общается с подчиненными, а в ряде случаев даже не поймет в чем дело. Учитывайте, что до сих пор многие считают, что Рунет ограничивается Москвой, ну может быть, Питером.
Заканчивают письмо словами благодарности, пожеланиями и другими общепринятыми выражениями, обязательно указывая свой E-mail, например:
С уважением, Иван Васильевич.
E-mail: Ivan@mail.ru
Тел: (095) 123-45-67
Вариант окончания письма зависит от конкретной ситуации, например, возможны такие варианты:
С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
Максим Иванов.
Искренне Ваш,
Александр Иванов.
В заключение нужно напомнить: обязательно будьте вежливы, не используйте ругательства. Старайтесь, чтобы ваше сообщение не содержало словесного мусора, который вызывает раздражение у получателя. «Треп» допустим только между хорошими друзьями, и то если оба согласны поддерживать такую переписку.
В почтовой переписке для уменьшения объема файла, содержащего письмо, и ускорения его составления часто применяются сокращения слов и фраз, но ими надо пользоваться умело, особенно если вы пишете не на родном языке. Обратите внимание, что неславянские, да и многие русские фамилии не позволяют правильно судить о том, какого пола ваш корреспондент. Поэтому указание, например, перед инициалами женщины сокращения «Mr» (мистер) вместо «Mrs» (миссис) будет грубой ошибкой.
И последнее. Отправляя письмо, надо учитывать, что оно путешествует по разным серверам, причем на них остаются его копии. Поэтому старайтесь, чтобы в тексте письма не было секретной или конфиденциальной информации, разглашение которой не желательно, либо используйте шифрование текста письма специальными программами.
Внимание!
Надо учитывать отношение законодательства стран отправителя и получателя к таким шифросистемам, чтобы не попасть в трудное положение.
Не следует использовать в тексте письма такие слова, как наркотики, атомная бомба, хакер и т. д. Эти термины входят в список ключевых слов, по которым государственные системы безопасности контролируют почтовую переписку.
Цитирование
При составлении ответного письма хорошим тоном является цитирование избранных строк из письма корреспондента. Заметим, что это очень удобная и полезная практика, поскольку получателю не требуется искать в архиве ваше предыдущее письмо – сразу ясно, о чем идет речь или на какие вопросы вы отвечаете.
Цитируемые строки отбиваются слева знаком ">" (возможно использование и других символов, например, с указанием инициалов автора письма). При повторном цитировании добавляется новый знак цитирования.
Можно цитировать целиком строки, даже если они содержат отрывки предложений. Допустимо очищать цитируемую строку от мусора, но не желательно править письмо отправителя, меняя порядок слов или внося изменения в текст.
Вот небольшой пример цитирования:
>>институт. Я работаю системным программистом в фирме
>прислать ссылки на выполненные вами работы. Хорошо
Мною были разработаны программы, которые используются…
Читать такие письма вначале весьма непривычно, но через некоторое время вам будет сложно отвечать на письма без цитирования источника. Например, можно получить приглашение на собеседование – и не понять, от кого оно пришло, если в нем нет вашего процитированного письма.
Знаки цитирования вставляют почтовые программы по команде Ответить отправителю (Reply to Sender). Вам только надо убрать лишние цитируемые строки для уменьшения объема письма, но так, чтобы остался основной смысл фразы, которая цитируется. Имеет смысл удалять цитируемые подписи и служебные сообщения почтовой программы, что особенно полезно при длительной переписке.
Эмоции
В частной переписке, особенно в сети ФИДО (FIDO), для передачи своих эмоций авторы используют специальные значки – «смайлики» (smile). Они применяются вместо фраз с тщательно подобранными словами, которые передают эмоции. При деловой переписке использовать «смайлики» нежелательно, т. к. вас могут даже неправильно понять. Но поскольку телеконференции ФИДО являются хорошим источником вакансий, вам следует разбираться в таких «тайных» знаках.
"Смайлики" по традиции составляются из обычных печатаемых знаков: букв, цифр, знаков препинания и т. д. На практике прижились «смайлики», которые как бы изображают лицо человека. Ниже приведены наиболее встречаемые варианты "смайликов":
• :) или :-) – улыбка, юмор;
• :(или :-(– огорчение или недовольство;
• ;) или ;-) – подмигивание, намек или шутка.
Подпись
Письмо должно быть обязательно подписано автором, т. к. в противном случае это анонимка. Правда, в электронном письме есть поле Адрес отправителя (From), которое как бы выполняет роль подписи, но оно, в основном, используется только почтовой программой для подготовки бланка ответного письма. Когда человек читает письмо или пишет ответ, он ориентируется на подпись в конце письма, тем более что письмо может быть отправлено с чужого компьютера. Поэтому правила хорошего тона предписывают в конце письма указывать свои личные данные: фамилию, имя, адрес электронной почты и, при желании, номер телефона.