Для системного обеспечения поиска аналогов запасных частей необходимо провести следующие организационные работы.

1. Выверить всю номенклатуру в своих базах данных на предмет правильности наименований запасных частей: корректности терминов, правильности последовательности слов, правильного перевода и толкования названия с иностранного языка. Самые распространенные ошибки – использование жаргона вместо каталожного названия (“трамблер” вместо “распределитель зажигания” и др.), технически неверных названий (“ось” вместо “вал” и наоборот), нестандартная последовательность слов в сложных названиях (“комплект поршневых колец” вместо “кольца поршневые, комплект”; “задняя левая дверь” вместо “дверь задняя левая”) и т. д., а также неверный перевод или подбор устоявшегося русского варианта названия детали. Эти ошибки приводят к непониманию приемщиками заказов заявок клиентов, невозможности найти деталь в заводском каталоге и даже в собственном прейскуранте и на складе и, как следствие – пересортице, ошибкам, утере контроля, неликвидам.

2. Выверить всю номенклатуру в своих базах данных на предмет соблюдения стиля номеров деталей для обеспечения возможности сортировки и поиска деталей.

Распространенные ошибки: номера в каталоге пишутся, например: 2101-1003020-01, 15201-Z9013, 20-40-11…. а в базах данных указывают вместо тире точки, или “х”, или дробь, или делают ненужный пропуск, перед номером пишут пояснения (например: OEM 42415-10480-71) – все это делает невозможным правильное расположение номенклатуры при сортировках и поиск деталей.

Кстати, без обеспечения надежного поиска невозможно организовать интернет-торговлю или хотя бы заказы через Интернет.

Например, в приведенной ниже номенклатуре несколько ошибок.

Перевод названия. Сложившаяся практика технических переводов:

collar – сальник (манжета); seal oil – сальник (уплотнение от течи масла); seal dust – пыльник, чехол (уплотнение от пыли); seal grease – сальник (уплотнение от потери густой смазки).

Термин “уплотнение” применяется в русских каталогах для нестандартных жгутовых и других уплотнений из текстильных и химических материалов.

Наличие двойного учета детали “втулка” и “втулка (ОЕМ)” – в чем разница, если ОЕ – это оригинальные детали, неясность примечаний – в качестве аналогов указаны номера сальников другой толщины.

Неясность из названия характеристики сальника. Под одинаковым названием на английском языке collar и seal oil могут быть и каркасные пружинные сальники и бескаркасные безпружинные манжеты. Не надо считать названия в каталогах абсолютно точными – составители в любой стране делают ошибки, не всегда достаточно квалифицированы и всегда ленивы. Необходимо уточнять по рисункам каталога и в базе данных название указывать точнее: “сальник каркасный” или “манжета”.

Нельзя добавлять пояснения перед номером детали (OEM 42415-10480-71) – так никогда правильно не отсортируется номенклатура по номерам и будут теряться позиции. Правильно: 43218-20540-71 OEM или 43218-20540-71 аналог.

Пояснения следует добавлять к номеру, а не к названию: не “Уплотнение Аналог/43218-20540-71”, а “Уплотнение / 43218-20540-71 аналог”.

В графе “Примечания” слишком много разной информации, не поддающейся систематизации. Целесообразно разделить ее на разные графы, чтобы можно было делать сортировки и выборки.

Некорректность названия: все позиции переведены как “наконечник”, хотя среди них есть шарниры в сборе и наконечники с проушиной для стержня шарового пальца. Причем в английском варианте тоже нет гарантии точности названия, шарниры могут называться и Ball Joint Assy, и Joint, и End Assy. Все надо сверять с каталогом.

3. Ввести в учетные карточки деталей признаки, по которым можно делать выборки для различных операций: упорядочивания цен, поиска аналогов, управления запасами и т. д. Это логистические средства управления информацией.

и признак марки – один знак, если марок не больше 10 и два знака, если марок больше 10 (01 Nissan, 02 – Mitsubishi и т. д.), необходим справочник марок;

и признак модели три знака (001 J01A10U, 349 YGJ02A30 и т. д.), необходим справочник моделей;

и признак группы деталей – два знака (см. пример), необходим справочник групп;

и признак наличия аналогов – один знак (см. пример), необходим справочник аналогов;

и признак применяемости – один знак (1 – применяется на нескольких моделях, 2 – применяется на другой технике, и т. д., необходим справочник);

и признак комплектации (см. пример).

Пример признаков наличия аналогов – один знак:

1 – деталь не выпускается, так как заменена заводом-изготовителем при модификации конструкции имеет оригинальный аналог, см. справочник аналогов;

2 – деталь имеет аналоги;

3 – оригинальный аналог (ОЕ);