Шрифт:
На последнем пункте стоит остановиться особо. Одна из проблем совещаний, которые проводятся с целью принятия решения, – недостаток визуализированности, наглядности необходимой информации. Обсуждение идет на словах, в руках у обсуждающих сухие текстовые документы, часто многостраничные, не дающие быстрого, понятного обзора сути обсуждаемых вопросов.
О том, как визуализировать вопросы для совещаний, читайте в книге Сергея Бехтерева «Майнд менеджмент» [8] . Здесь достаточно сказать, что онлайн-инструменты побуждают (и дают все технические возможности) показать участникам совещания интеллект-карту, дающую простую и наглядную картину положения дел по обсуждаемому вопросу.
8
М.: Альпина Паблишер, 2009. Главу книги, посвященную визуализации совещаний, можно получить, послав запрос с вашими полными контактными координатами на info@ov1.ru с пометкой «Онлайн-книга: запрос материалов – Майнд менеджмент – глава о совещаниях».
Например, в компании «Связьинтек», управляющей ИТ-проектами в холдинге «Связьинвест», разработанная нами система обзора на базе интеллект-карт позволила к каждому заседанию правления иметь четкую картину дел по всем проектам как в разрезе компаний («Ростелеком», «Дальсвязь», «Сибирьтелеком» и т. д.), так и в разрезе обсуждаемых вопросов, рисков, ресурсов и т. п. При этом простая обзорная картина формируется автоматически из интеллект-карт, которые ведут менеджеры проектов.
Также у онлайн-инструментов есть возможность автоматизировать опросы и голосования, весьма полезная именно для принятия решений. Это позволяет в ходе совещания быстро собрать мнения присутствующих по тому или иному поводу.
Кроме того, весь ход совещания можно сохранить как видеозапись, и если когда-то в будущем возникнет конфликтная ситуация либо просто понадобится провести анализ прошлого опыта, она даст возможность вернуться к любому этапу обсуждения. Для совещаний, посвященных принятию стратегически значимых решений, это очень полезно.
Оцените эффективность. Время реализации крупного проекта, в ходе которого для принятия ключевых решений используются онлайн-совещания, сокращается в среднем на 10–15 %. Кроме того, онлайн-инструменты обеспечивают возможность более взвешенного принятия решений, вовлечения более широкого круга внутренних экспертов, возврата к прошлому опыту и устранения прошлых ошибок, что позволяет снизить прямые финансовые затраты по проекту вследствие неоптимальных решений на 15–25 %.
Важный и полезный тип корпоративной коммуникации – мозговой штурм. В отличие от «совещания для принятия решения» его можно назвать «совещанием для поиска вариантов». Мозговой штурм – это способ определить возможные направления действий и методы решения той или иной проблемы – например, как снизить расходы в условиях кризиса, как увеличить продажи продуктовой линейки А, как добиться более высокого процента повторных продаж и т. д.
Незадолго до написания этой книги автору было присвоено звание Microsoft Most Valuable Professional («Профессионал, высоко ценимый компанией Microsoft») в области Outlook. И автор немедленно оказался вовлечен в мощную систему онлайн-совещаний, мозговых штурмов, обсуждений достоинств и недостатков новых продуктов корпорации. При этом MVP по Outlook в мире всего 25 человек, еще несколько сотен по остальным продуктам. Все это люди, живущие в разных странах, высокозагруженные, обладающие уникальным опытом каждый в своей области.
Только онлайн-инструменты позволяют Microsoft обеспечить плотное общение этих людей, а также наладить обмен лучшим в мире опытом извлечения из продуктов Microsoft максимальной бизнес-пользы. При этом ни один MVP не является сотрудником Microsoft, вся эта интеллектуальная активность им никак не оплачивается. И только благодаря онлайн-инструментам, не стоящим практически ни копейки, она может быть столь плодотворной.
Постановка мозговых штурмов на онлайн-платформу позволит вашей компании проводить их более эффективно, вовлекая людей из разных филиалов, также находящихся в командировках и работающих из дома. Что особенно важно, в мозговые штурмы, касающиеся клиентов или поставщиков, вы можете включить их представителей, которые вряд ли приедут ради улучшения вашей работы в ваш офис, но вполне могут поучаствовать онлайн.
Идея обсуждать совместно с клиентами или поставщиками что-то кроме непосредственных сделок и проектов может сама по себе, независимо от онлайн-инструментов, показаться новой. В качестве позитивного примера: один из наших клиентов, компания ТНК-ВР, регулярно проводит «встречу с провайдерами» – поставщиками тренинговых услуг, на которой делится планами на следующий период, рассказывает о политике компании в области обучения персонала, собирает информацию о происходящем на тренинговом рынке и т. п. Зная не понаслышке, насколько «выездной» график у большинства бизнес-тренеров, думаю, что такая встреча, сама по себе очень полезная, была бы еще эффективнее, если бы к ней могли в онлайн-формате подключаться представители тренинговых компаний, находящиеся не в Москве.
К мозговым штурмам можно подключать в онлайн-формате и внешних экспертов по данной тематике. Это дает чрезвычайно полезную возможность получить незамыленный взгляд извне и авторитетное экспертное мнение, при этом снизив командировочные и транспортные расходы (так как специалисту не придется ехать к вам).
Оцените эффективность. Прирост эффективности для проектов, значимой частью которых являются мозговые штурмы, абсолютно аналогичен ситуации с совещаниями для принятия решений (см. предыдущий раздел).
Описываемые тонкости применения онлайн-технологий обретают большое значение, когда речь идет не просто о совещаниях, но о работе формальных коллегиальных органов управления: совета директоров, правления, различных комитетов совета директоров (например, комитета по стратегии, по аудиту и т. п.), внутрикорпоративных юридически значимых совещаний (например, тендерного комитета). Такие совещания имеют две характерные особенности. На них:
– гораздо выше, чем для обычного совещания, требования к процедурным вопросам: кворуму, повестке, протоколированию и т. п.;
– чрезвычайно высока цена времени участников, особенно когда речь идет о высших коллегиальных органах управления: совете директоров, правлении.
Для онлайн-поддержки коллегиальных органов управления помимо обычных технических и управленческих вопросов организации онлайн-совещаний (см. гл. 7) приходится дополнительно решать следующие вопросы:
– юридическая полноценность онлайн-участия с точки зрения кворума;