– вероятность того, что конкуренты взломают онлайн-сервис с вашей информацией, безопасность которого поддерживает серьезная профессиональная компания с миллионами пользователей, гораздо ниже, чем вероятность того, что конкуренты взломают вашу корпоративную сеть, которую поддерживает обычный ИТ-департамент.

Трудность с безопасностью онлайн-инструментов чисто психологическая. Кажется, будто то, что «ближе», «внутри», легче контролировать, чем то, что «где-то там, вовне, далеко». Это иллюзия. Скорее наоборот: правильно используя чужую систему, вы можете получить более высокий уровень безопасности, чем выстраивая свою.

Так что вывод прост: пользуйтесь онлайн-инструментами, в том числе Скайпом, не делайте ничего незаконного, слегка подшифровывайте в разговорах то, что составляет вашу коммерческую тайну (используйте, например, кодовые слова; как это делать, можно увидеть в любом фильме или книге про шпионов), и все с вашей информационной безопасностью будет хорошо.

Скайп – отличное решение для общения двух-трех человек. Но из-за отсутствия средств модерации оно становится неудобным, если в общении участвуют более трех-пяти человек. Скайп нужно устанавливать на рабочем месте каждого участника обсуждения (что разрешено не во всех корпоративных сетях), поэтому подключение сторонних участников, если они не работали со Скайпом ранее, иногда бывает затруднительно.

Вот два решения, опробованные мной и моими коллегами в практике компании «Организация Времени» и в практике наших клиентов, которые отчасти снимают эту проблему. Эти решения – Adobe Connect: www.adobe.com/products/ acrobatconnectpro и Webinar.ru: www.webinar.ru.

Adobe Connect [18] – сервер, достаточно недешевый и удобный для использования в практике средней (сто-двести человек управленческого аппарата) и крупной компании.

Хотя у него есть и хостинговые варианты (пока, к сожалению, недостаточно представленные в России), со сравнительно умеренной ежемесячной арендной платой за использование.

Вебинар. ру – интернет-сервис, аналогичный западному Webex.com. Программное обеспечение находится на сервере поставщика услуги; вы как клиент получаете свою учетную запись на этом сервере и возможность проводить определенное тарифным планом количество онлайн-семинаров в месяц.

Функционал очень похож в обоих случаях. Участники собрания могут:

– видеть и слышать других участников (каждый в отдельном небольшом окне), участник с правами администратора может предоставлять кому-то слово и т. п.;

– общаться в чате, что особенно удобно, когда участников несколько десятков. Тогда видео и звуком пользуются только два-три выступающих, а остальные задают им вопросы и общаются между собой через чат;

– выкладывать файлы в общий доступ и скачивать их;

– показывать слайды (презентацию);

– включать режим «Демонстрация рабочего стола», то есть, по сути, демонстрировать другим участникам экран своего компьютера. В практике «Организации Времени» мы активно пользуемся этим при проведении онлайн-семинаров по Outlook и MindManager, когда слайдов недостаточно и нужно показать реальную работу с программным продуктом. Эта возможность также очень хороша для совещаний, когда сотрудник, ответственный за ведение протокола, показывает Outlook на своем рабочем столе и в режиме реального времени записывает принятые решения и поставленные задачи;

– организовывать опросы, голосования.

Рис. 8. Интерфейс Вебинар. ру при проведении онлайн-мастер-класса.

Все эти возможности демонстрируются на одном экране, который делится на несколько небольших участков: например, видеоизображение выступающих, чат, презентация. Размер и сочетание этих частей экрана можно менять.

Преимущество AdobeConnect в серверном варианте – возможность поддерживать достаточно большое количество одновременных мероприятий с сотнями участников, не оглядываясь на тарифы. Недостаток – необходимость выделить отдельный «железный» сервер в компании и обеспечивать техническую поддержку сервера AdobeConnect.

Преимущество сервисных вариантов, таких как Вебинар. ру, – отсутствие необходимости в существенных инвестициях, возможность платить каждый месяц всего несколько тысяч рублей и при этом гибко регулировать тарифный план в зависимости от того, сколько мероприятий вы проводите. Недостатки – более высокая цена одного онлайн-мероприятия, если вы их проводите много [19] .

Как правило, начать удобнее с сервисного решения, на нем обкатать все корпоративные онлайн-технологии и уже затем при необходимости покупать для своей компании сервер Adobe Connect, или Microsoft Communication Server (о котором будет сказано далее), или какое-либо другое ИТ-решение для организации онлайн-общения. В целом выбор и настройка технического решения для онлайн-работы – это самая простая часть всего проекта внедрения онлайн-инструментов в компании. Гораздо более сложны для решения управленческие задачи, о которых мы говорили в предыдущих главах.