Товары, принятые на комиссию, отражаются в бухгалтерском учете на счете 004 "Товары, принятые на комиссию". При выявлении факта недостачи товара в бухгалтерском учете даются следующие записи:

Кредит 004 – списана стоимость похищенного товара по ценам, предусмотренным в приемо-сдаточных актах при приеме товара в организацию

Дебет 94 Кредит 76 субсчет "Расчеты с комитентом" – отражается стоимость похищенного товара, подлежащая возмещению комитенту

Дебет 76 субсчет "Расчеты с комитентом" Кредит 51, 50 – возмещается стоимость похищенного товара комитенту

Дебет 73 Кредит 94 – списана сумма недостачи за счет виновного лица (лиц) при наличии виновного лица (лиц)

Дебет 91 Кредит 94 – списана стоимость недостающих товаров при отсутствии виновных лиц в состав прочих расходов.

• Недостача имущества, принятого на ответственное хранение

Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, в бухгалтерском учете отражаются на забалансовом счете 002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение”

В бухгалтерском учете при обнаружении недостачи даются следующие записи:

Кредит счетов 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение – отражается списание суммы недостачи по учетным ценам

Дебет счета 94 Кредит счета 76 (по соответствующему субсчету учета расчетов с контрагентами) – отражается сумма недостачи, подлежащая выплате контрагенту, отдавшему материал на ответственное хранение

Как было отмечено выше, согласно статье 246 Трудового Кодекса РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Поэтому при отражении в бухгалтерском учете сумм подлежащего возмещению ущерба по ценам выше балансовой стоимости имущества может возникнуть разница, которая оформляется следующей записью:

Дебет счета 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".

Таким же образом отражается разница в случаях, предусмотренных законодательством, в связи с привлечением работника к «кратной» материальной ответственности.

Если виновники в недостаче материальных ценностей не установлены и данный факт подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти, то сумма недостачи оформляется в бухгалтерском учете следующей записью:

Дебет счета 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит счета 94 списана сумма недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. При учете в целях налогообложения прибыли такие расходы включаются в состав внереализационных расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 главы 25 Налогового Кодекса РФ. Согласно разъяснению МНС России от 20.11.02 г. № 02-3-07/384-АН686 факт отсутствия виновных лиц может быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти, осуществляющим следственные действия в отношении хищений в соответствии с действующим законодательством, в том числе в соответствии со ст. 151 УПК РФ. Согласно п. 1 ст. 151 УПК РФ предварительное расследование производится следователями и дознавателями (ст. 166 УК РФ) – следователями органов внутренних дел Российской Федерации (ст. 150–151 УПК РФ).

Если виновники в недостаче работодателем установлены, но работодатель не принимает мер по взысканию с них сумм убытков ни в судебном, ни во внесудебном порядке или виновники не установлены вследствие непринятия организацией мер к розыску, то суммы недостачи и порчи в бухгалтерском учете оформляются такой же записью, но в целях налогообложения прибыли такие расходы не учитываются.

Работник может погасить суммы нанесенного ущерба работодателю путем внесения наличных денежных средств в кассу организации или на расчетный счет, а также написать заявление на имя руководителя организации с просьбой удержать причитающиеся к возмещению суммы с его заработной платы.

При этом в бухгалтерском учете погашение ущерба работником оформляется следующими записями:

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит счета 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" – удержаны суммы в возмещение материального ущерба, причиненного работником.

Дебет счетов 50 «Касса», 51 "Расчетные счета" Кредит счета 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" – работником самостоятельно погашены суммы ущерба путем внесения средств в кассу организации или на расчетный счет.

Одновременно с записью о погашении работником ущерба на разницу между балансовой стоимостью имущества и суммой ущерба, подлежащего взысканию, дается следующая запись:

Дебет счета 98 субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" Кредит счета 91 субсчет "Прочие доходы" – по мере взыскания (уплаты) с виновного лица суммы ущерба, учтенные на балансовом счете 98 разницы, относятся к прочим доходам организации.