Письменная коммуникация является полезным инструментом для передачи сложной и подробной информации. Ее удобно использовать для распространения объемных и детальных инструкций или пояснений, связанных с определенными проектными мероприятиями. Формами письменной взаимодействия являются контракты, письма, меморандумы, счета, учетные журналы.

Преимущество письменной взаимодействия заключается в том, что сложная информация может быть передана более подробно и точно таким образом, чтобы быть доступнее и понятнее получателю. Письменная коммуникация обращает внимание читателя на самую суть сообщения, тогда как устное общение скользит по поверхности идеи. Читатель может вернуться к тексту столько раз, сколько ему потребуется для достижения полной ясности. Вся проектная документация, планы, текущие отчеты должны быть составлены в письменной форме, поэтому при необходимости усовершенствуйте навыки письменной деловой взаимодействия.

Использование языка – один из способов передачи сообщений от отправителя получателю. Язык является наглядным примером кодирования сообщений или формулирования их в формате, доступном получателю. Получатель декодирует сообщение, чтобы понять, что говорит отправитель. Однако язык является лишь одним из многих методов обмена информацией. Рисунки, графики, диаграммы, видео – примеры передачи информации отправителем получателю в визуальной форме. Отправители могут также комбинировать визуальную и языковую формы сообщения. Частью эффективной взаимодействия является умение выбрать наиболее подходящий для конкретной ситуации инструмент или способ передачи информации. Как правило, неформальная коммуникация происходит в устной форме, в то время как сложная информация, например, проектные планы, должна быть передана в письменной форме. Если возникают сомнения, выбирайте письменную коммуникацию.

Основная задача отправителя – ясно и точно сформулировать информацию. Он также должен представить эту информацию таким образом, чтобы она была понятна и доступна получателю. Помимо этого важно убедиться, что надлежащая информация передается надлежащим адресатам.

Предположим, вы работаете с поставщиком над текущим проектом. Возникло небольшое недоразумение по поводу поставки телекоммуникационного оборудования. Задержка поставки никак не повлияет на общий график проекта, так как данное мероприятие не имеет принципиального значения для его завершения. Вопрос заключается в следующем: нужно ли сообщать эту информацию всем членам проектной группы и всем заинтересованным лицам? Ответ: естественно, нет. Однако, члены группы, участвующие в этом мероприятии, должны знать о несвоевременной отгрузке. Если вам требуется помощь менеджера телекоммуникаций (функционального менеджера) в решении этого вопроса, необходимо проинформировать его о задержке и своих планах, связанных с новым графиком. Но должен ли вице-президент по маркетингу знать о возникшем затруднении только потому, что он является заинтересованным лицом в проекте? Скорее всего, нет. Именно это я имею в виду, говоря о передаче надлежащей информации надлежащим людям. Все остальное – информационные шумы.

До появления кабельного телевидения телевизионные станции ночью на несколько часов прекращали вещание. Когда станция уходила из эфира, телеэкран превращался во впечатляющую снежную бурю. Снегопад сопровождался устойчивым шипением, раздававшимся из динамиков телевизора. Если вам случайно не посчастливилось заснуть с включенным телевизором, и ночью программы прекратились, звук телепомех раздавался настолько громко, что мог разбудить даже мертвого. Телепомехи – это и есть шумы. Информация, передаваемая адресату, который в ней не нуждается, – не более чем шумы в течение и так беспокойного рабочего дня. Если конкретному получателю передается бесполезная информация, она становится шумом, но настолько громким, что не обращать на него внимания невозможно. Постоянно принимая большой объем шумов, адресат привыкает игнорировать их и пропускает или не замечает важные сообщения, как тот мальчик, который кричал «Волк!»

Изучите информацию, ее воздействие на ситуацию, а также ее восприятие различными задействованными сторонами и примите разумное решение в отношении того, кто и какое сообщение должен получить. В случае возникновения сомнений, или если вы не уверены, должно ли заинтересованное лицо X знать о каком-либо событии, ошибайтесь в сторону передачи информации. Получив в ответ злобную жалобу на то, что ящик получателя забит вашей «макулатурой», вы будете знать, что данный адресат не заинтересован в сведениях по этому вопросу. А еще лучше, прежде чем посылать сообщение, спросите его лично, насколько ему важна такая информация.

Получение бесполезной корреспонденции – не единственная форма шума. Среди других примеров шумов можно перечислить следующие:

• факторы, отвлекающие внимание во время устной взаимодействия;

• помехи;

• сбои в собраниях;

• личные проблемы, которые препятствуют восприятию сообщения адресатом;

• стресс;

• организационные вопросы.

Уверен, что вы можете продолжить этот список. Помните, что при передаче письменных сообщений следует максимально ограничить шумы, посылая надлежащую информацию надлежащим получателям. При устной взаимодействия нужно постараться устранить или контролировать любые помехи, чтобы все слушатели могли полностью сосредоточиться на реальном смысле сообщения. Общее правило любой взаимодействия заключается в том, что сообщение должно быть точным и лаконичным. Если получателям приходится выкапывать жемчужины из хлама внешних помех, они могут упустить суть взаимодействия.

Отправители используют язык или другие формы передачи для формирования сообщения и посылают его получателям, которые декодируют информацию. Задача получателей заключается в том, чтобы понять смысл передаваемой информации. Если отправитель должен обеспечить ясность и лаконичность текста сообщения, получатели отвечают за понимание его содержания и обеспечение наличия всей информации, необходимой для осуществления соответствующих действий. При возникновении недопонимания или неясностей, получатель должен попросить отправителя пояснить смысл сообщения или повысить качество взаимодействия для упрощения понимания ее смысла.

Получатели по-разному фильтруют информацию. Другими словами, личные особенности, эмоциональное состояние адресата в момент восприятия сообщения либо культурные различия между отправителем и получателем воздействуют на интерпретацию смысла сообщения. Отправитель должен учитывать эти факторы при подготовке взаимодействия с тем, чтобы информация была передана наиболее ясно и отчетливо. Вот несколько способов фильтрации информации получателями:

• знание предмета;

• личное восприятие;