При разработке учетного приложения может возникнуть вопрос: какую среду использовать – среду электронных таблиц или базы данных, а может даже документа MS Word или комбинацию приложений? Все зависит от решаемой задачи и от объема исходных данных, с которыми предстоит работать. При этом не следует исключать из рассмотрения навыки пользователя по владению каким-либо офисным приложением. Опыт общения с различными структурами организации показывает, что выбор инструментария определяет, прежде всего, знания исходного приложения – инструментария. И часто это приложение бывает не лучшим для поставленной задачи. Поэтому можно сделать вывод, что для учетных приложений, когда объем информации небольшой (не более 200 записей), ограничены время и средства на разработку – лучше всего подходит среда электронных таблиц. При больших значения перечисленных показателей следует обратить на базы данных.

Независимо от выбранной среды работы учетные приложения могут иметь явно выраженные составные части:

1) Интерфейсная часть для работы с приложением в целом.

2) Интерфейсная, диалоговая форма (часть) для сбора исходных данных. Необязательная, но желательная часть учетного приложения. Она позволяет безошибочно, легко, наглядно вводить данные для последующего переноса их в учетную таблицу-реестр и в бланк формуляра – образца.

3) Справочник исходных данных для использования в диалоговой форме. Представляется в виде дополнительной электронной таблицы (таблиц) с данными, которые должны быть введены в часть ячеек таблицы – регистра. Это название принято потому, что бухгалтеры используют их, например, в программном комплексе 1С, в его различных конфигурациях.

4) База (регистр) для хранения введенных данных в диалоговую форму.

5) Бланк формуляра-образца, шаблон текстового документа или другой стандартный, заранее подготовленный шаблон документа, в которые должны быть занесены данные в нужных местах. Обычно для поиска таких документов в сети Интернет в поисковую систему вбивают «Бланки документов» или обращаются к справочно-правовым системам, например, «КонсультантПлюс» и «Гарант».

6) Справочная (инструкция) система для работы с приложением.

Бланк формуляра-образца – это то, с чего начинается построение учетного приложения. Таблицы для хранения информации должны как минимум иметь такие же поля, как в бланке формуляра-образца. В качестве примера бланка формуляра-образца можно привести форму счета-фактуры.

Использование программного комплекса MS Office для разработки учетных приложений имеет большую привлекательность и возможности. Это, прежде всего, связано с тем, что данный пакет имеется практически на всех персональных компьютерах организаций и граждан России.

Особенность использования MS Office для построения учетных приложений заключается в том, что большинство приложений, о которых мы расскажем далее, имеют возможность табличного хранения и отображения данных. А это одно из основных условий для создания учетных приложений. Кроме того, в этих таблицах можно не только хранить данные, но и производить вычисления и анализ данных, даже в таблицах MS Word. Важным следует считать также возможность строить на основе табличных данных различные диаграммы, что позволяет наглядно отображать информацию.

В составе программного комплекса MS Office присутствуют программные приложения, специально ориентированные для работы с массивами данных в табличной форме. Это табличный процессор MS Excel и система управления базой данных (СУБД) MS Access. Данные приложения обладают достаточным функционалом для создания учетных приложений любой сложности. Более того, эти приложения специально созданы для учета и обработки больших массивов данных, что характерно для учетных приложений.

Другой важной чертой пакета MS Office является организация удобного обмена данных между объектами приложения и возможность управления ими средствами VBA.

Положительной особенностью продуктов компании Microsoft является преемственный интерфейс у различных приложений. Пользователь, знакомый с интерфейсом одного приложения, без особых затруднений освоит работу в другом. Разумеется, при этом приложения имеют различия интерфейса в зависимости от своего функционального назначения.

Небольшие трудности возникли у поклонников продуктов фирмы Microsoft при появлении очередной версии пакета MS Office 2007. Внешний вид органов управления приложением и документами существенно изменились по сравнению с предыдущими версиями пакета. Измененный интерфейс программ пакета первоначально вызывает определенные трудности у пользователя. Это связано с привыканием пользователей к традиционному интерфейсу приложений, которое сформировалось в результате их многолетнего использования. Выход в данной ситуации только один: привыкнуть к новому веянию разработчика пакета.

Для разработки удобного в пользовании учетного приложения следует использовать различные элементы автоматизации процессов. Автоматизация, прежде всего, необходима для безошибочного ввода и переноса данных. Часто для этого используют контроль введенных данных. При работе в среде MS Excel имеются инструменты для выполнения данных функций (рис. 1, рис. 2, рис. 3):

Рис. 1. Позиция меню для контроля ввода данных