Рис. 2. Окно диалога для настройки параметров контроля введенных данных

Рис. 3. Параметры для ввода действительных чисел в заданном интервале

При вводе данных, выходящих за пределы допустимых значений, выводится сообщение (рис. 4):

Рис. 4. Окно предупреждения о неправильном значении введенного числа

Для контроля уже введенных данных следует воспользоваться позицией меню «Обвести неверные данные», то результат будет выглядеть вот так (рис. 5):

Рис. 5. Неверные данные обведены овалом после применения позиции меню «Обвести неверные данные»

Такой начальный контроль при вводе исходных в электронную таблицу, а также после заполнения электронной таблицы, поможет избежать возможных больших потерь фирме и исключить ошибки на самом раннем этапе работы с данными.

Следующим удобным методом контроля введенных и расчетных значений является условное форматирование ячеек с данными. Когда значения данных в ячейки выходят за пределы отведенного диапазона, то формат ячейки становится отличным от остальных ячеек листа. Для того, чтобы воспользоваться этим инструментом необходимо на вкладке «Главная» выбрать группу «Стили» и позицию меню «Условное форматирование» (рис. 6):

Рис. 6. Позиция меню условного форматирования ячеек листа

Введем правило выделения ячейки при превышении значения 500 (рис. 7, рис. 8):

Рис. 7. Позиции меню для отбора и ввода значений

Рис. 8. Диалоговое окно контроля введенного значения больше 500 и результата форматирования

Одним из способов безошибочного ввода данных является использование информации из заранее подготовленных электронных таблиц – справочных таблиц. Здесь следует отметить, что доступ к данным этих справочных таблиц может быть реализован различными способами:

1) Если необходимо просто вводить в ячейку информацию из определенного списка, то лучше всего для этой цели подойдет форматирование ячейки на проверку вводимых данных. Этот подход наиболее эффективен для заполнения ячейки списком постоянных данных. Для этого выберем позиции меню «Данные ->Проверка данных ->Проверка данных». Появится диалоговое окно «Проверка вводимых данных», в котором необходимо выбрать позицию «Список» (рис. 9, рис. 10):

Рис. 9. Позиция «Список» в диалоговом окне «Проверка вводимых данных»

Рис. 10. Диалоговое окно для указания источника заполнения списка

В поле «Источник» необходимо указать диапазон ячеек, в которых находится справочная информация. Разумеется, данные справочные таблицы должны быть на листе за пределами видимости экрана. К сожалению, данный подход не позволяет хранить справочную информацию на другом листе книги (рис. 11).

Рис. 11. Рабочая ячейка, окно диалога и справочный диапазон ячеек

После выполнения данных действий, в рабочей ячейке можно выбрать значения из раскрывающегося списка (рис. 12):

Рис. 12. Рабочая ячейка с возможностью ввода данных из списка и исходная справочная таблица значений.

2) Использование справочных таблиц на листах книги совместно с функциями листа ВПР, ПРОСМОТР.

Удобным инструментом для быстрого и безошибочного ввода данных в электронные таблицы является использование справочных таблиц с заранее введенными связанными данными совместно с функциями листа ВПР и ПРОСМОТР. В таких таблицах и по введенной информации находится информация для следующей ячейки таблицы в пределах строки на основе в данных справочной таблицы.

Используя функцию ВПР, вы фактически даете такую команду: «Вот значение. Нужно перейти в другое место, найти такое же значение и показать слова или числа в ячейке, соответствующей ему». Чтобы было проще, третье значение (номер столбца) можно рассматривать как результат поиска. Первые три аргумента функции ВПР являются обязательными. Последний аргумент необязателен, однако если его опустить, по умолчанию ему будет присвоено значение ИСТИНА[1]. Пример использования данной функции представлен на рис. 13. На листе «Протокол» содержится электронная таблица протокола проведения экзамена, а на листе «Исходные данные» – информация о студентах группы в соответствии со справочной таблицей (рис. 14).