Конечно, сразу все не получится. Поначалу вы будете испытывать неловкость. Но этот навык можно быстро освоить. Вспомните старый прием, о котором часто говорят на всевозможных тренингах: «Вначале скажите, что вы собираетесь сказать; затем скажите это; и наконец, скажите то, что вы уже сказали». Сложные сообщения предваряйте кратким вступлением. Значимые (может быть, кроме самых простых) – повторяйте в сжатом виде. Это повысит уровень понимания и запоминания вашего послания.

Важное устное сообщение подтвердите письменно. Письменная коммуникация оставляет меньше пространства для недопонимания.

Разумеется, подготовиться можно, только если ждешь сообщения. Но деловая коммуникация – тот самый случай.

Поставьте себя на место отправителя. Чего, по-вашему, он хотел достичь своим сообщением? Насколько это важно? Отнеситесь, тем не менее, к своим предположениям критично. Они нередко приводят к неправильному пониманию.

Получатель несет ту же ответственность за успех коммуникации, что и отправитель. Неумение слушать – распространенная проблема общения. Причины этого:

• разбросанность мыслей: мозг работает гораздо быстрее, чем человек говорит;

• усталость или стрессовое состояние;

• получателя больше занимает его собственная реакция на сообщение, чем само сообщение;

• отвлеченность: получатель думает о другом, возможно, из-за недостатка интереса;

• предвзятое отношение к ожидаемому сообщению;

• враждебность к источнику сообщения.

Возьмите на вооружение мнемонический прием с использованием английского глагола LISTEN – СЛУШАТЬ: Look interested, Inquire, Stay on target, Take notes, Evaluate, Neutralize. Расшифруем:

• Look interested – выглядеть заинтересованным: зрительный контакт с собеседником помогает сосредоточиться. Внешнее проявление заинтересованности пробуждает, как это ни удивительно, внутренний интерес. (Точно так же, как нам трудно злиться на то, что вызывает смех или улыбку.)

• Inquire – задавать вопросы, чтобы лучше понять: не делайте предположений.

• Stay on target – придерживаться предмета разговора: используйте любую паузу, чтобы понять скрытый смысл сказанного.

• Take notes – делать записи: помогает сконцентрироваться и освежать в памяти впоследствии.

• Evaluate – оценивать сообщение в целом, уделяя внимание и словам, и языку тела.

• Neutralize – нейтрализовать эмоции: тщательно отслеживайте собственные предубеждения. Пробуйте копировать речь и язык тела собеседника.

Важные материалы следует внимательно читать, но такая возможность есть не всегда. Многие сообщения, предварительно отфильтровав, можно сразу выбрасывать в корзину. Еще один эффективный способ быстрого изучения некоторых посланий – бегло просмотреть первые предложения разделов. Как правило, в них изложена суть документа.

Проверить, правильно ли вы поняли письменное сообщение, задав соответствующие вопросы отправителю, не так просто, как в случае с устной коммуникацией, но не менее важно. Упомянутые выше рекомендации делать записи и нейтрализовать эмоции в равной мере относятся и к читателям, и к слушателям.

• недооценивать плохую коммуникацию: она дорого обходится с точки зрения и денег, и влияния на отношения;

• делать беспочвенные предположения, не признаваясь себе в этом, или проверять свои догадки, обращаясь не к источнику сообщения, а к третьей стороне.

Командный брифинг (тим-брифинг) – это процесс общения менеджеров и супервайзеров со своими командами в целях обмена информацией и идеями. Основные принципы командного брифинга:

• проводится лицом к лицу;

• организуется в небольших командах;

• проводится лидером команды;

• проводится регулярно;

• предназначен для рассмотрения вопросов и команды, и организации;

• предоставляет возможность озвучить серьезные предложения и проблемы.

Появлению командных брифингов предшествовали групповые брифинги, которые стали проводить в компаниях еще в 1960-х годах. Посредством групповых брифингов информация от руководства поэтапно распространялась по всей организации. Затем акцент сместился на рабочие группы, когда к общей информации стали добавлять важные «локальные» сообщения от отдельных групп, а менеджеры получили возможность направлять поток информации и по вертикали, и по горизонтали. Командный брифинг важно рассматривать как часть более объемной стратегии внутренней коммуникации, ориентированной на улучшение информирования сотрудников и расширение возможностей обратной связи.