Командный брифинг:

• позволяет людям чувствовать себя более информированными;

• расширяет возможности двунаправленной обратной связи;

• повышает уровень доверия, сотрудничества, ответственности;

• помогает осмыслить перемены;

• уменьшает недопонимание;

• укрепляет роль лидера команды.

Успех командного брифинга зависит от заинтересованной подачи материала, а также способности менеджеров видеть проблемы и прислушиваться к предложениям. Менеджеры должны уметь убедительно объяснять подчиненным стратегию организации и причины предстоящих перемен, адаптируя информацию к интересам группы, учитывать мнения в команде, вовремя замечать проблемы и находить решения.

С самого начала привлекайте к обмену мнениями представителей профсоюза и рабочего коллектива. Обсуждайте с ними цели командного брифинга, поощряйте участие в создании этого нового механизма, убеждайте в том, что он не подрывает влияния их объединений.

Согласуйте проведение командных брифингов с отделом, ответственным за внутренние коммуникации, чтобы обеспечить последовательность и наладить обратную связь снизу вверх. Отдел внутренних коммуникаций:

• планирует и выстраивает систему;

• обеспечивает подбор ключевой информации для брифингов;

• разрабатывает программы тренинга для линейных менеджеров;

• выстраивает обратную связь, доводит информацию до вышестоящего руководства.

Линейные менеджеры должны быть подготовлены к эффективной коммуникации, поскольку неумелое проведение брифингов подрывает весь процесс. Следует уделить особое внимание умению выступать убедительно и понятно, поощрять комментарии и предложения. Менеджеры должны быть последовательными, уметь направлять релевантную информацию снизу вверх.

На проведение командных брифингов должно быть выделено определенное время. Отказ от организации брифинга, намерение отменить или перенести его из-за напряженного графика либо отсутствия некоторых сотрудников будут рассматриваться как отсутствие интереса к таким мероприятиям вообще. Коммуникация – это часть рабочего процесса, нельзя заниматься или не заниматься ею по собственному усмотрению.

Схему проведения командных брифингов устанавливает отдел внутренних коммуникаций. Брифинги проходят, как правило, раз в месяц. Одна из основных целей – поддерживать обратную связь снизу вверх.

Британская организация The Work Foundation рекомендует для брифингов повестку дня из четырех пунктов: прогресс, политика, персонал, план действий. Начните брифинг с ключевой информации. Обсудите ее применительно к вашей команде, а затем переходите к другим пунктам.

Схема проведения брифинга должна предусматривать время для дискуссий. И если нет возможности ответить на все возникшие во время брифинга вопросы, определите конкретный срок их рассмотрения.

Отдел внутренних коммуникаций следит, чтобы командные брифинги проводились во всей организации, и проверяет восприятие ключевой информации. Это делается посредством:

• присутствия менеджеров на командных брифингах;

• изучения мнений и отношения работников;

• форм обратной связи;

• специальных проверок.

• не совмещать брифинги с другими мероприятиями;

• не допускать, чтобы брифинг превращался в затяжные разговоры о проблемах команды или нечто подобное;

• не вводить готовые системы, не адаптировав их к конкретным потребностям организации;

• не внедрять механизм брифинга без согласования с отделом внутренних коммуникаций;

• не отдавать предпочтение исключительно новой информации, считая только ее достойной внимания и распространения; не менее важно модифицировать прежние данные.

Приведенный ниже чек-лист охватывает межличностную коммуникацию для всех типов групп. Диапазон коммуникации с группой широк: от больших официальных командных брифингов до повседневных неформальных обсуждений в кругу двух-трех коллег из разных отделов. Внешние группы могут включать, например, поставщиков, заказчиков, конкурентов и представителей регулирующих органов. В зависимости от контекста роль менеджера незначительно меняется, но принципы эффективной коммуникации остаются теми же.

Иерархия организаций становится все менее жесткой. В этих условиях для менеджеров особенно важно заинтересовывать людей и сотрудничать с ними, а не просто отдавать приказы подчиненным. Чтобы дело не стояло на месте, нужно уметь примерять разные роли, использовать разнообразные стили и приемы, быть эффективным членом одновременно многих групп как внутри, так и вне организации. Например, это могут быть виртуальные и международные команды, представители которых имеют профессиональные и культурные различия.