– коллективный договор (становится обязательным, если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой заключения данного документа);

– положения о проведении аттестации, об обучении работников, повышении квалификации и др. (издаются в том случае, если в организации проводится аттестация работников, они обучаются, повышают квалификацию и т. д.).

К третьей группе относятся: – Положение о кадровой службе; – Инструкция по кадровому делопроизводству. Как правило, эти документы издаются с целью повышения эффективности работы кадровых подразделений.

Положение о кадровой службе – это локальный нормативный акт, который устанавливает правовое положение данного структурного подразделения, определяет его место в управленческой структуре организации, устанавливает его компетенцию, определяет права и порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Положение относится к УСОРД, в методических материалах к которой предложена типовая структура положения («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению», утв. Главархивом СССР 18.03.1979). Данная структура является рекомендательной, но организации могут взять ее за основу для разработки своего Положения.

Положение о кадровой службе может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

Также оно может дополняться разделами «Организация работы» и «Порядок пересмотра».

В «Общих положениях» указываются точное наименование кадровой службы, ее место в управленческой структуре организации, подчиненность и руководство службы, порядок определения численного и должностного составов.

Если служба кадров имеет сложную структуру (см. Структура кадровой службы), в этот раздел включается описание ее внутренней организационной структуры, то есть перечисляются подразделения службы, отвечающие за разные функции кадровой деятельности. Для кадровых служб, не имеющих в своем составе структурных подразделений, в «Общих положениях» называются участки кадровой работы.

Заключительным пунктом, как правило, является перечисление основных правовых актов в сфере трудовых отношений, которыми кадровая служба должна руководствоваться, включая правовые акты общегосударственного значения и локальные нормативные акты. В число последних также входит и само Положение об отделе кадров.

Если в организации практикуется использование печати кадровой службы, в «Общих положениях» приводятся ее описание, условия хранения и назначение.

Во втором разделе определяется цель деятельности кадровой службы и перечисляются задачи, решаемые службой для достижения поставленной цели. Обычно целью кадровой службы является обеспечение организации кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификации.

К основным задачам относятся:

– комплектование организации руководящими работниками, специалистами и рабочими соответствующего профиля предприятия специальностей;

– обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовки резерва для выдвижения работников;

– внедрение прогрессивных методов подготовки, переподготовки, повышение квалификации персонала;

– учет личного состава;

– управление трудовой дисциплиной и текучестью кадров;

– обеспечение социальных гарантий в сфере занятости;

– решение задач повышения кадрового потенциала организации;

– участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом и т. д.

Подробнее эти задачи раскрыты в разделе «Функции».

Этот раздел разрабатывается исходя из каждой конкретной задачи кадровой службы и представляет собой набор трудовых действий, необходимых для ее реализации. Для удобства текст этого раздела можно структурировать в соответствии с участками кадровой работы, которые были выделены в «Общих положениях».

В разделе «Права и ответственность» формулируются как общие права службы, так и конкретные, необходимые ей для полноценного выполнения своих функций.

Наиболее значимыми общими правами кадровой службы являются:

– право контролировать соблюдение трудового законодательства и локальных нормативных актов в сфере труда в организации;

– право участвовать в разработке кадровой политики и стратегии управления персоналом;

– право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации;

– право запрашивать у структурных подразделений информацию по любым кадровым вопросам и передавать ее на рассмотрение руководства и т. д.