В разделе «Обязанности» отражается то, что работник обязан соблюдать или выполнять в связи с реализацией своих функций. Например, кадровый специалист обязан соблюдать правила и сроки оформления документов, правила работы с персональными данными, своевременно выполнять поручения руководителя и отвечать на запросы работников организации.

Права работника напрямую связаны с выполняемой им работой, поэтому формулировать раздел «Права» следует, исходя из раздела «Функции». Например, работнику кадровой службы, ведущему личные дела сотрудников, следует предоставить право на получение, обработку и хранение персональных данных, а работнику, осуществляющему контроль трудовой дисциплины, – право документировать нарушения, требовать объяснений в письменной форме.

Особое внимание следует уделить тем пунктам, где работнику предоставляется право контролировать действия других сотрудников и самостоятельно принимать решения.

Раздел «Ответственность», как правило, формулируется обобщенно: «работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей». Допускается также более подробное определение ответственности за те или иные нарушения, совершаемые работником в процессе своей трудовой деятельности.

Раздел «Взаимоотношения» отражает все взаимосвязи работника кадровой службы. При подготовке раздела допускаются два варианта его оформления. Первый предполагает простое перечисление должностей, с которыми взаимодействует работник, второй – детальное описание процедуры, включая определение того, с кем взаимодействует работник, по каким вопросам и каков порядок взаимодействия. Чаще всего в процессе своей деятельности кадровые специалисты взаимодействуют с руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юридической службой, службой безопасности.

Ответственность за разработку должностных инструкций работников кадровой службы несет ее начальник. Он подписывает документ и передает его на утверждение руководителю организации.

Вводится в действие должностная инструкция либо с момента подписания, либо с даты, оговоренной в тексте Инструкции.

В соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель обязан определить трудовую функцию работника и при приеме на работу ознакомить его со всеми локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции. Поэтому все работники кадровой службы должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись со своими должностными инструкциями.

Пересмотр должностной инструкции производится в следующих случаях:

– изменения наименования структурного подразделения или должности;

– перераспределения обязанностей сотрудников кадровой службы;

– изменения технологии труда работника;

– изменения функционального наполнения труда работника;

– изменения в Положении о структурном подразделении или в иных локальных нормативных актах, влияющих на работу кадрового специалиста;

– истечения указанного в положении срока действия (если он изначально устанавливается в самом документе) и т. д.

Инструкция по кадровому делопроизводству – локальный нормативный акт, устанавливающий состав кадровой документации, порядок ее подготовки и оформления и технологию работы с кадровыми документами.

Инструкция по кадровому делопроизводству не имеет типовой структуры. Поэтому организация может самостоятельно определять содержание этого документа, однако целесообразно включить в нее следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Состав кадровой документации и основные требования к ее оформлению.

3. Правила подготовки отдельных видов кадровых документов.

4. Порядок документирования трудовых отношений.

5. Организация работы с трудовыми книжками.

6. Ведение личных дел работников.

7. Организация хранения кадровых документов.

В разделе «Общие положения» содержится следующая информация: назначение инструкции, порядок ее применения, документация, на которую она распространяется. Кроме того, в этом разделе можно указать ответственного за ведение кадрового делопроизводства, отразить, какие технологии используются при работе с кадровой документацией в организации.

Заканчивается раздел ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, на основании которых разрабатывается данная Инструкция.

Во втором разделе называются основные виды кадровых документов, систематизированные, например, по системам документации. Определяются особенности их оформления, включая применение бланков организации, типовых и унифицированных форм. Частично эта информация может быть взята из нормативно-методических документов по общему делопроизводству, например из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»), Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1 (если в организации применяются данные унифицированные формы).