Верховная морская коллегия (ВМК) издала приказ «Об организации правильной постановки архивного дела во флоте в целях всестороннего собирания материалов истекшей войны и современной революции, являющихся историческими материалами важнейшей исторической ценности» 14 января 1918 г. [39] Отталкиваясь от этого приказа, управляющий Архивом Морского министерства бывший капитан 2 ранга А.И. Лебедев подал доклад с предложениями по расширению штата Архива. Дело в том, что штат 1917 г. не соответствовал возросшим задачам, стоящим перед Архивом, несмотря на увеличение численности архивных работников в октябре 1916 г., поскольку объем работы вырос минимум в 10 раз по сравнению с довоенным временем. Архив получает «сотни пудов» неразобранных и неподшитых документов. «Великое историческое значение событий, переживаемых родиной в настоящее время, на изучении коих будут воспитываться все будущие поколения русского народа, заставляют Центральный Архив Флота и Морского ведомства принять немедленно меры к тому, чтобы ценнейшее достояние народа – исторические материалы для изучения его революционного творчества были собраны и сохранены с наивозможной полнотой» [40] .

А. И. Лебедев предлагал новую структуру Архива, который должен был подразделяться на отделы: Исторический, Текущий (принимает документы с флотов, от учреждений в Петрограде и от местных архивных отделений), Военно-морской для собирания материалов войны 1914-1917 гг. и революции, Управление архивной частью и местные отделения в портах [41] .

15 марта 1918 г. ВМК утвердила временное Положение и временные штаты Центрального архива в соответствии с предложениями А. И. Лебедева [42] . 21 марта Канцелярия Морского министерства указала ВМК, что при утверждении временных штатов Архива был нарушен принятый порядок. Следовало сначала направить новые штаты на рассмотрение Наркоматов финансов и государственного контроля, а затем – в Особый комитет по сокращению государственных расходов при Высшем совете народного хозяйства (ВСНХ), созданный Совнаркомом декретом от 16 февраля [43] . Окончательно временное положение, временный штат и временное штатное расписание Архива были утверждены только 28 апреля 1918 г. [44]

В соответствии с Декретом Совета Народных комиссаров от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела» заканчивается история Архива как ведомственного учреждения. Центральный архив флота и морского ведомства включается в состав 2-го военно-морского отделения III секции Единого государственного архивного фонда.

Тем не менее, в морском ведомстве оставался архивный орган – по инициативе начальника МГШ Е.А. Беренса и комиссара штаба Л.М. Рейснер приказом по флоту и морскому ведомству от 14 февраля 1919 г. было образовано Архивное отделение флота и морского ведомства с подчинением Комиссии по исследованию и использованию опыта войны на море в 1914-1918 гг. (Мориском).

Задачей Архивного отделения было собирание архивных материалов и приведение их в порядок. Работа велась под руководством управляющего 2-м отделением III-й секции ЕГАФ (бывший Архив Морского министерства) А. И. Лебедева [45] . Он был опытным архивным работником и заведовал Архивом Морского министерства еще с 1912 г.

Источниками данного исследования стала, прежде всего, делопроизводственная документация, хранящаяся в Российском государственном архиве Военно-морского флота (РГАВМФ) в Санкт-Петербурге. Делопроизводственные документы позволяют получить представление о процессе выработки тех или иных решений. В них отражаются позиции и мнения руководителей, а иногда и рядовых участников событий, по ним можно судить об атмосфере, в которой принималось то или иное решение. Внешний вид документа может многое рассказать о породившей его эпохе. Изменения в формуляре документов или сохранение традиционного формуляра, изменения качества и цвета бумаги, качества и цвета лент для пишущих машинок, особенности оформления подписей должностных лиц могут многое поведать об обстановке, в которой проходила деятельность отечественного государственного аппарата в революционную пору.

В начале XX в. в морском ведомстве не существовало единого нормативного акта, регулирующего формы и способы ведения делопроизводства, и они определялись традицией. Правда, в период реорганизации ведомства между окончанием Русско-японской и началом Первой мировой войны был поставлен вопрос о стандартизации делопроизводства в ведомстве. Летом 1909 г. морской министр С. А. Воеводский назначил комиссию по разработке Устава делопроизводства [46] . Бесплодные совещания протянулись до начала Первой мировой войны, но Устав так и не был разработан.

Несмотря на отсутствие нормативных актов, единообразию формуляра документов способствовало широкое распространение типографских бланков, но каждое подразделение имело свои, отличавшиеся от бланков других учреждений размерами и деталями оформления. Бумаги Морского министерства начала XX в. имеют обычные для этого времени признаки официального документа: угловой штамп в левом верхнем углу, где указывалось название учреждения или должностного лица, от которого исходил документ, исходящий и входящий номера, подпись должностного лица и скрепу. Документы, как правило, печатались на пишущей машинке через полтора-два интервала, иногда размножались типографским способом, а в редких случаях писались от руки. В 1905-1914 гг. господствуют синие ленты для пишущих машинок, довольно большое распространение получают двуцветные сине-красные ленты. Обычно все документы рассматриваемого периода имеют левое поле, шириной от 1/4 до 1/2 листа, предназначенное для резолюций и заметок. Исключение составляли докладные записки, оформлявшиеся обычными полями. К этому времени сложилась устойчивая традиция покрывать прозрачным желтоватым лаком карандашные резолюции высокопоставленных лиц в целях сохранности. Вышестоящие начальники, как правило, сносились с подчиненными предписаниями и приказами, младшие со старшими – рапортами и служебными записками, а равные, но независимые должностные лица – отношениями и служебными письмами, однако, на самих делопроизводственных бумагах их тип обычно не обозначался, поэтому создать их точную классификацию затруднительно. В тех случаях, когда требовалось подчеркнуть неофициальный характер обращения одного чина к другому, пользовались частными письмами.

Делопроизводственные документы дореволюционного периода, как правило, напечатаны на хорошей бумаге, с широкими полями, через полтора-два интервала, качество машинописи высокое (отсутствуют опечатки, оттиски букв четкие). Подписывая документы морского ведомства, офицеры или чиновники писали от руки лишь фамилию и дворянский титул, если он был, а чин пропечатывался на пишущей машинке или писался писарем. Необходимости в расшифровке подписи не возникало, так как было принято писать фамилию полностью или почти полностью, притом сравнительно разборчивым почерком.

За 1917 г. ход делопроизводства в морском ведомстве постепенно разлаживался, правда, этот процесс не был быстрым и зашел не слишком далеко. Множество бюрократических процедур продолжало выполняться по инерции. Например, производство в чины в морском ведомстве продолжалось как минимум до 16 декабря 1917 г., до появления декрета «Об уравнении всех военнослужащих в правах» [47] , а возможно, и до 29 января 1918 г., то есть до издания декрета о создании Рабоче-Крестьянского Красного Флота, который упоминал о введении единого звания «красного военного моряка». В декрете 10 ноября 1917 г. «Об отмене сословий и гражданских чинов» ничего не говорилось об отмене военных чинов [48] , и на канцелярском делопроизводстве он не отразился: в чины производили по-прежнему.