Шрифт:
– описание выработанного подхода;
– результаты работы над ошибками;
– наработки и находки проекта.
Собирайте данные материалы в структурированном виде на уровне партнера проекта.
Красный флаг. Ваши коллеги не знают про достигнутые результаты ваших проектов, инструменты и подходы, которые вы применяли.
2.2. Практики «тройки» и «четверки» в организации работ
Мы провели интервью и подготовили перечень лучших практик, которые рекомендуем использовать во время реализации проектов. Практики структурированы по жизненному циклу проекта: от его инициации до завершения. Далее по каждой представленных в перечне инициатив них представлено подробное описание (см. Таблица 2).
Таблица 2 – Консалтинговый подход к управлению проектами
2.3. Лучшие практики консалтинговых компаний
Ниже приведен перечень лучших практик, которые рекомендуем использовать при реализации ваших проектов. Практики структурированы по жизненному циклу проекта – от его инициации до завершения. В тексте раздела представлено подробное описание примеров.
1. Подготовка технических заданий. Как нужно составлять техническое задание, чтобы не попасть в ситуацию, когда исполнитель сменился, а новый консультант хочет «срезать углы» и выполнить другой, меньший объем работ.
2. Подготовка коммерческих предложений. Как консультант готовит свои коммерческие предложения, какую информацию использует, как взаимодействует с заказчиком.
3. Подготовка к продажам. Практики организации продаж проектов.
4. Устав проекта. Документ, регламентирующий порядок взаимодействия консультанта и заказчика: подготовка статуса по ходу проекта, порядок приемки результатов, взаимодействие между участниками проекта.
5. Структура проектной папки. Рекомендации по единому формату структурирования получаемой и передаваемой информации по проекту. Полезны для стандартизации подхода по получению минимально необходимой и достаточной информации по каждому проекту.
6. Запросы на получение информации. Правила формирования запросов, примеры шаблонов запроса информации от клиента. Полезны для стандартизации подхода по получению минимально необходимой и достаточной информации по каждому проекту.
7. Мониторинг бюджета проекта. Шаблон для ведения бюджета консалтингового проекта: прогнозирование маржи консалтинговой компании от реализации вашего проекта.
8. Ведение контактных данных. Простой инструмент ведения всех контактных данных по проекту со стороны клиента и заказчика. Актуально для крупных проектов со множеством заинтересованных лиц (stakeholders).
9. Статусные совещания. Шаблон для ведения статуса по всем задачам проекта, чтобы давать полную и прозрачную информацию по исполнению текущих задач проекта для команды и заказчика.
10. Протокол встречи. Шаблон для ведения протокола совещаний. Позволяет фиксировать договоренности «что нужно сделать» с прошедших совещаний.
11. Дневное планирование. Гибкий (agile) подход к подневному планированию проекта.
12. Ведение накладных расходов. Шаблон для ведения всех накладных затрат по проекту (проживание, трансфер) для удобной организации работ по сдаче отчетности в конце проекта.
13. Реестр всех совещаний. Шаблон для ведения реестра планирования и статуса по всем совещаниям проекта. Актуален для крупных проектов, где количество совещаний может доходить до тысячи и более. Например, вы реализуете кросс функциональный проект длительностью 2 года. Такой инструмент дает возможность оперативно поднимать информацию по достигнутым договоренностям и принятым решениям.
14. Запросы на изменения. Шаблон для формирования запросов на изменения в проекте (дополнительные задачи консультанта).
15. Управление рисками. Шаблон для ведения реестра рисков на проекте, позволяющий организовать работы по управлению новыми сложностями и вызовами.
16. Управление задачами клиента. Шаблон реестра всех задач клиента и консультанта на проекте, который позволит организовать контроль исполнения возникающих задач. Актуален для крупных проектов, где важно исключить человеческий фактор, чтобы задачи не «вылетали» и всегда исполнялись.
17. Организация работ над ошибками. Подход «постоянного совершенствования» позволит организовать работу таким образом, чтобы команда сделала выводы из допущенных ошибок, и они не повторялись.
18. Сбор данных по бенчмаркам. Практика получения дополнительной информации во время реализации проекта. Позволит формировать дополнительные коммерческие предложения клиенту.
19. Предложения по дополнительным продажам. Инструмент для разработки матрицы новых инициатив, которые можно реализовывать с учетом оценки эффекта для бизнеса и трудоемкости реализации данных инициатив.