Результаты анализа интеллектуального потенциала предприятия в письменном виде отражают в форме заданий по каждому рабочему месту. Описания рабочих мест включают в себя:

– название рабочего места;

– его уровень в структуре предприятия;

– соотношение подчиненности, т.е. кому подчиняется данный СОТРУДНИК;

– кто (какое рабочее место) подчиняется ему;

– цель (общее задание) этого рабочего места;

– необходимые меры на период отсутствия или заболевания данного сотрудника, иными словами, кто является его заместителем и какими полномочиями он при этом располагает;

– задание для данного сотрудника на случай нетрудоспособности других сотрудников соответствующего уровня, т.е. кого он может заместить;

– функции, которые сотруднику надлежит выполнять для достижения общей цели;

– полномочия, которыми он располагает для выполнения своего задания, характер его функций, другими словами, линейные, штабные или консультативные функции.

Столь подробное описание рабочего места, функций и полномочий работника создает для него определенные преимущества. Сотрудник хорошо проинформирован о своем задании и полномочиях, а потому он приобретает определенную свободу действий по отношению к своему руководителю и своим коллегам того же уровня, что и он сам. Это является гарантией того, что он несет ответственность только за те вопросы, которые входят в его компетенцию. Кроме того, это описание становится базой ведения самоконтроля.

Для руководителя четкое определение функций и обязанностей его подчиненных показывает, в какие дела он не имеет права вмешиваться и какие решения он не должен принимать без проведения необходимых консультаций со своими сотрудниками. Это также создает ему реальную основу для осуществления контроля за деятельностью своих подчиненных.

Итак, организационная структура предприятия становится обозримой, позволяет правильно определить размеры заработной платы, вести эффективное кадровое планирование и создает реальные условия для успешного решения задач по рационализации.

Почти на всех крупных западных предприятиях наряду с так называемой линейной организацией прямой подчиненности существуют и рабочие группы, которые подчиняются непосредственно высшему руководству и не имеют линейных функций подчиненности, говоря иначе, они не могут давать указания другим подразделениям предприятия. Выше мы их уже назвали штабными органами. Их задача состоит прежде всего в том, чтобы умело консультировать руководство. Такие "штабы" существуют в основном для выполнения следующих функций:

– ведение "паблик рилейшенз", т.е. установление связей с общественностью и прессой;

– осуществление контроля за деятельностью предприятий, принадлежащих данной компании, но не входящих в ее структуру, т.е. работающих сравнительно самостоятельно (дочерние фирмы);

– осуществление работ по планированию;

– предоставление правовых и налоговых консультаций.

Крупные и средние предприятия вынуждены постоянно приспосабливать свою организационную структуру к меняющимся потребностям рынка. Не зря говорят, что единственной постоянной величиной в организационных структурах остается их постоянное изменение.

Основные функции предприятий - закупка, хранение, производство, внутрифирменный транспорт, маркетинг (включая сбыт), управление.

Маркетингом и сбытом охватываются следующие сферы: изучение рынка, реклама, транспорт, контроль за платежеспособностью клиентов, контроль за своевременными поставками, обслуживание клиентов. Отделы маркетинга и сбыта обычно являются частью коммерческой сферы деятельности предприятия. Но на предприятиях, производящих специфическую техническую продукцию (это касается прежде всего станкостроительных заводов, где серьезная техническая подготовка нужна даже для продавцов), эти отделы нередко становятся элементом технической сферы.

Административная функция распространяется на следующие области: внутрифирменная информация, бухгалтерия, финансы, "паблик рилейшенз", правовые и налоговые вопросы, контроль за осуществлением платежей и т.д.

В задачи руководства входит управление кадровым составом предприятия и всеми сферами его деятельности, а также взаимная координация работы этих сфер, обеспечение предприятия необходимыми капиталами (за счет получения кредитов, путем выпуска новых акций и т.д.), распределение капитала, ведение работ по планированию деятельности предприятия, осуществление контроля за деятельностью всех подразделений предприятия. На предприятиях с филиалами или дочерними компаниями за рубежом контроль за их деятельностью также входит в функции руководства.

Структура управления предприятием может строиться по принципам:

– линейной подчиненности. Право давать указания предоставляется по отношению ко всем нижестоящим сотрудникам и применительно ко всем функциям, которые они осуществляют;

– функциональной подчиненности. Право давать указания предоставляется применительно к строго конкретным функциям, но независимо от того, кто их осуществляет;

– так называемой линейно-штабной подчиненности. Здесь наряду с линейной системой существуют "штабы", которые не имеют права давать указания, но предоставляют необходимые консультативные услуги.