Шрифт:
Автозамена (AutoCorrect). Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, имейл и так далее, придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в «Параметрах»:
Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены.
(Options -> Proofing -> AutoCorrect Options.)
Обратите внимание, что список автозамены – один на все приложения Microsoft Office! Так что введенные вами варианты будут заменяться и, например, в Outlook.
Прогрессия (Series). Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
В открывшемся диалоговом окне введите параметры. Если вы хотите, чтобы данные были в столбец, выберите расположение «по столбцам» (Columns). Тип данных в следующем примере был выбран автоматически, так как первое значение в ячейке – дата. Выберите единицу. В примере это рабочий день, то есть мы получим последовательность без выходных от значения в ячейке до указанного в правом нижнем углу в диалоговом окне прогрессии.
После нажатия ОК получим все даты без выходных от 01.01.2023 до 30.12.2025 в столбец.
Прогрессия может помочь и для интерполяции: допустим, вы знаете первое значение и то, к которому нужно прийти. Выделите весь диапазон от первого значения до последнего.
Теперь, когда вы вызовете прогрессию, корректный шаг будет предложен автоматически.
Результат:
Протягивание. Если вы уже задали какой-то паттерн (например, числа с шагом 10 или последние даты каждого очередного месяца), выделите несколько ячеек и далее протяните их мышкой за маркер в правом нижнем углу.
А если вы будете тянуть правой кнопкой мыши, то сначала появится контекстное меню – и тут можно выбрать варианты, например заполнение по рабочим дням или месяцам.
Автозавершение. Если в столбце выше встречалось то или иное значение, Excel предложит вам его дописать (для этого нажмите Enter, Tab или сочетание одной из этих клавиш с Shift, то есть любую комбинацию, завершающую ввод).
Раскрывающийся список (Drop-down List). Alt + ? (
Мгновенное заполнение (Flash Fill) – один из самых простых и полезных инструментов Excel. Появилось мгновенное заполнение в Excel 2013. Этот инструмент позволяет преобразовать данные или извлекать какой-то фрагмент: достаточно задать один-два образца того, что надо получить из исходного столбца (или нескольких столбцов), – и мгновенное заполнение заполнит весь столбец значениями исходя из заданного вами паттерна (шаблона).
Вот примеры задач, которые может решить мгновенное заполнение:
• извлечь из текста фрагмент (например, имя из Ф. И. О.);
• переделать текст в другой вид, в том числе дополняя теми символами, которых нет в исходном тексте (например, вместо Ф. И. О. – инициалы с точками плюс полная фамилия);
• получить текст из нескольких столбцов (например, если у вас есть столбцы с датой и фамилией, а вам надо склеить это в одну фразу «День рождения такого-то человека такого-то числа такого-то месяца»);
• поменять регистр текста.
Вводим одно или несколько значений, которые хотим получить на основе исходных данных, и либо ждем, что Excel сам предложит заполнить, и нажимаем Enter (или щелкаем мышкой на серые значения), либо нажимаем Ctrl + E (^ + E).
В следующем случае ввели одно значение, и этого хватит в данном и большинстве случаев, чтобы Excel считал паттерн и заполнил весь столбец. Достаточно нажать Ctrl + E в ячейке B2: