Этой «лягушкой» может быть что угодно, это достаточно индивидуально. У кого-то «лягушка» – это «позвонить маме», «оплатить коммуналку», или «вымыть полы», а у кого-то «написать отчет», «провести совещание», «зайти к начальнику».

«Есть лягушек» необходимо именно с утра, потому что вы бодры и полны сил и энергии, вас еще не отвлекли другие, более «важные», а по факту более «приятные», дела. К тому же, выполнив что-то вас раздражающее с утра, после вы будете свободны весь день. Худшее уже позади, и заставлять себя что-то выполнять, мучиться от чувства вины за несделанное вам уже не придется.

Составьте список своих «лягушек» и пропишите, сколько времени уйдет на «съедение» каждой из них. Так вы будете лучше понимать ценность этого времени, и еще больше ценить свои усилия, направленные на преодоление утомительной для вас задачи.

Можно даже придумать себе дополнительную награду за сделанное дело – например, не пить кофе на работе, пока не выполните это маленькую нежеланную «лягушку». Или дать себе 15-минутный перерыв. Или накормить себя зефирками, чтобы подсластить «лягушку». Радуйте себя! И не забывайте хвалить за каждое выполненное дело.

1.3 Квадрат Эйзенхауэра

Квадрат Эйзенхауэра – незаменимая методика, которая позволяет грамотно расставлять приоритеты, чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные. Эта матрица работает не только в бизнесе, но и в личных делах.

Перед применением данного метода рекомендуют несколько дней понаблюдать и проанализировать свои дела. Вы можете их записать, а затем рядом с каждым из дел написать ответы на уточняющие вопросы: была ли задача для меня срочной? Была ли она для меня важной? Я единственный, кто мог это сделать? Это поможет понять, что важно и срочно лично для вас, а еще что из списка дел можно отложить или передать на выполнение другому сотруднику.

Затем возьмите листок бумаги и разделите его на четыре квадрата. Рассортируйте свои дела по важности и срочности, и распределите по квадратам. Для уточнения: срочные и важные – это дела, которые доставляют наибольшее беспокойство, горящие дедлайны, сроки. Это дела, похожие на лечение больного зуба, вылечить который – вопрос жизненной необходимости. Например, «сдать квартальный отчет до 10 декабря». Это и срочно, так как есть сроки отчетности, при несоблюдении которых может грозить штраф или выговор, и важно одновременно, так как от аналитических данных этого отчета может зависеть постановка дальнейших задач, определение стратегии и финансовое планирование.

Несрочные и важные – это дела, выполнение которых «не горит», но их решение помогает двигаться к долгосрочным целям. Эти дела нацелены на стабильный результат в будущем. Например, «снижение себестоимости услуг». Это не горящая срочная задача, здесь нет конкретного срока выполнения. Однако невыполнение этой задачи грозит стагнацией и отсутствием развития, чего в бизнесе крайне важно не допускать. Пока задача не выполнена, и себестоимость остается на том же уровне, рабочий процесс движется в обычном режиме и «топчется на месте», и важным является вырваться из этого круга на новую ступень развития.

Срочные, но не важные – это дела чаще всего рутинные, как проверка электронной почты, рассылка документов и прочее. Их можно сравнить с мытьем посуды – это срочно, но не так важно в долгосрочной перспективе и лично для вас. Вам может в целом не мешать гора немытой посуды, но, если «забивать» на это систематически, потом придется очень долго и нудно отмывать засохший жир и остатки гречки. Такие дела крадут много времени, если успевают накопиться. Часто руководители для выполнения таких дел нанимают помощников или ассистентов, потому как эти мелкие дела на самом деле отнимают достаточно энергии и мешают сконцентрироваться на мыслительном рабочем процессе и управленческой деятельности.

Несрочные и неважные дела – это дела, которые не приносят никакого результата, дела для «галочки», в просторечье «ИБД» – имитация бурной деятельности. Сортировка писем по папкам, в которые никто никогда не заглянет, составление ненужных таблиц, лишь бы что-то сделать, и прочее. Важно не только уметь самому определять такие дела и оставлять их за пределами своего внимание, но и определять людей, которые занимаются выполнением только таких задач. Таким образом можно сразу понять, кто в компании «вектор развития» и кого можно брать в пример успешного управляющего своим временем, а кто просто «просиживает» определенное количество времени, за которое ему заплатят вознаграждение.

Идеальный квадрат сфокусирован на делах несрочных и важных. Такие дела ведут нас к цели, приносят нам пользу, избавляют от стресса, так как нет необходимости торопиться и бежать сломя голову выполнять их. Если большинство задач находятся в первом квадрате, есть риск, что вы можете «выгореть», заработать хронический стресс и ощущение потери контроля над жизнью.

Дела из третьего квадрата советуют делегировать по максимуму, либо выделить, к примеру полчаса на их ежедневное решение, чтобы не накапливать задачи. Если у вас больше несрочных и неважных дел, это грозит стрессом, тревожностью и ощущением бессмысленности выполняемой работы.