Посмотрите на свой квадрат, какая матрица получилась у вас, в какой отправной точке вы находитесь. Возможно, вы слишком много выполняете срочных и важных дел, отчего хронически не высыпаетесь и тревожитесь, или же вы находитесь в точке, где преобладают срочные, но не важные дела, отчего вам становится тяжело находить в работе удовольствие и удовлетворение, в точке, близкой к выгоранию.

Что с этим делать? Вариант такой – перераспределять и делегировать. Нужно сократить количество важных и срочных дел, стараться не накапливать их. Для этого придется потрудиться, попробовать перенастроить свой рабочий процесс. Например, не откладывать до последнего отчет, браться за выполнение дела с дедлайном ежедневно небольшими порциями, а не целым проектом за один день.

Дела срочные, но неважные также следует пересмотреть. Не стоит тратить на них слишком много времени, так как эти дела не работают на долгосрочный результат, а дают лишь обманчивый эффект сиюминутного удовлетворения от поставленной галочки напротив выполненного дела.

Избавляться от несрочных и неважных дел полностью не стоит. Оставьте себе полчаса-час на такие дела, они помогают отвлечься, разгрузиться и расслабиться. Отдыхать тоже нужно! Особенно если вы планируете сворачивать горы и покорять новые вершины.

1.4 Очередность задач

Очередность задач тесно связана с матрицей Эйзенхауэра. В этой технике мы также разделяем дела по срочности и важности. При распределении задач по очередности необходимо учитывать еще и время, которое требуется для выполнения задачи, а также затраченные усилия. Рассчитывайте свои силы, нужно обязательно чередовать трудные и легкие дела.

Очередность задач достаточно уникальна для каждого человека. Кому-то большую мотивацию дает выполнение одного большого и трудного дела, а для кого-то оставление простых и легких дел на потом доставляет дополнительный стресс. Уделите себе время и определите, какой вариант откликается именно вам.

В первую очередь ориентируйтесь на свои ощущения, попробуйте разные формы очередности выполнения. Это может быть: 1 сложная задача – 2 простых – 1 сложная – 2 простых. Или: 4 простых – 1 сложная – 2 простых – 1 сложная. Важно: все эти задачи являются в равной степени важными и срочными, и все они нацелены на результат, принесут свои плоды в будущем.

При этом важно знать свои эффективные часы работы и индивидуальные биоритмы. Некоторые люди сразу включаются в рабочий процесс и первая половина дня для них самая продуктивная. При подъеме сил и энергии эффективнее решать сначала сложные и долгие задачи, постепенно уменьшая их интенсивность по мере уменьшений работоспособности во второй половине дня.

Есть и другой тип людей, которым тяжело собрать утром мысли «в кучу», необходимо несколько чашек кофе и время на «раскачку». В таком случае лучше начинать день с более простых задач, постепенно наращивая темп, чтобы на более сложные дела вы подошли уже с зарядом энергии и трудоспособности.

Выбирайте ту модель очередности, которая вам более комфортна, ту, при которой вы испытываете меньше стресса и тревожности. Чем комфортней вам выполнять задачи, тем лучше будет результат.

1.5 Жесткое и гибкое планирование

Жесткое и гибкое планирование – это технология распределения времени, которая позволяет сделать максимум за заданный период, сохраняя при этом продуктивное состояние. Такая технология эффективна, если у вас в день, к примеру, от 15 до 30 важных и срочных задач, и в этом случае расстановка приоритетов просто не поможет. Эта технология совмещает в себе составление расписания таким образом, чтобы совместить выполнение дел с четким временем и задач без привязки к определенному временному промежутку.

Когда человек постоянно не успевает решить запланированные вопросы, он попадает в состояние хронического стресса из-за ощущения собственной несостоятельности. Хотя самом деле задач попросту слишком много и сам человек не в состоянии выполнить их все, придерживаясь строгих рамок.

Жесткие задачи – это дела, привязанные к конкретному времени. Например, 15.00 «Встреча с клиентом»; или 9.30 «Планерка». Гибкие задачи не привязаны к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Это не значит, что они необязательные и у них нет дедлайна, однако выполнить их можно в любое удобное время. Например, проверить электронную почту.

Разновидностью гибких задач являются задачи бюджетируемые. У них тоже нет привязки к определенному времени, но они сами требуют определенных временных затрат. Например, написать статью – 2 часа.

Для того, чтобы совместить все задачи, лучше всего подходит алгоритм жестко-гибкого планирования. Суть в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Проще всего взять блокнот, разделить лист чертой наполовину, в одной стороне записать жесткие задачи, а в другой – гибкие. Затем определите 2-3 приоритетных дела, можно их даже отметить текстовыделителем. С них и начинайте работу.