• Мониторинг окружения

У проекта всегда есть окружение – весь мир вокруг, и этот мир влияет на деятельность в рамках проекта. К категории показателей мониторинга окружения, как правило, относятся показатели, которые отвечают за анализ допущений.

Например, если для осуществления некоторой стадии проекта нам необходимы определенные погодные условия, мы должны регулярно отслеживать прогноз погоды, чтобы вовремя внести изменения в разработанный план действий.

Мониторинг деятельности и результатов, как правило, состоит в получении информации, производимой внутри организации. В процессе осуществления мониторинга влияния и окружения, получаемая информация, как правило, существует вне организации. Для осуществления такого вида мониторинга часто приходится подбирать косвенные показатели, поскольку размер целевой группы может быть очень большим либо измерение прямого показателя может быть дорогостоящим или занимать много времени. Такие показатели надо использовать с осторожностью, поскольку они могут значительно исказить требуемую информацию.

Итак, мониторинг может быть внутренним и внешним. Схема мониторинга может разрабатываться исходя из логики проекта в целом, и для каждого элемента логикоструктурной схемы могут быть определены соответствующие показатели. Также при разработке схемы мониторинга надо учитывать специфику тех показателей, которые производятся внутри организации, и тех, которые будут получаться извне.

К показателям мониторинга предъявляются такие же требования, как и к обычным показателям: они должны быть «умными» – SMART (Specific, Measurable, Approved, Realistic and Time-Bound), то есть конкретными, измеряемыми, достижимыми, реалистичными и иметь временные рамки (см. главу «Какими должны быть показатели и источники проверки?»). Вдобавок к этому существует еще четыре требования, предъявляемых именно к показателям мониторинга:

• Обоснованность – между тем, что вы измеряете и тем, что вы хотите измерить, должна быть четкая связь.

• Чувствительность – между двумя измерениями должно проходить разумное для данного показателя, проекта и условий количество времени.

• Точность – должна быть установлена разумная для данного показателя, проекта и условий степень точности измеряемой величины.

• Простота – показатель должен быть достаточно надежным и в то же время легкодоступным и не требующим существенных затрат для получения.

Как и на любом этапе применения ЛСП, необходимо добиться того, чтобы с разработанной схемой мониторинга (равно как и оценки) были согласны все исполнители проекта, а желательно и заинтересованные стороны. Это требование выдвигается в первую очередь потому, что при наличии в этом вопросе разногласий можно ожидать конфликта в момент оценки результатов деятельности и общего эффекта от произведенной работы. Это, в свою очередь, может привести к необъективной оценке как текущей деятельности, так и работы в целом. К тому же ясность и понятность схемы мониторинга сделает работу в рамках проекта более прозрачной, организованной и эффективной для исполнителей проекта.

Те, кто учился в музыкальной школе, хорошо знакомы с разногласиями по поводу различия показателей мониторинга. Если для большинства родителей и учеников показателем эффективности обучения является умение сыграть на музыкальном инструменте что-то такое, чтобы «душа развернулась, а потом опять свернулась», то для учителя музыки показателями являются количество, скорость и качество игры совершенно неинтересных технических упражнений типа гамм и арпеджио.

Также должно быть разумным количество показателей: очевидно, что большую часть работы должна занимать собственно деятельность, а не контроль над ее осуществлением. Не стоит сосредотачиваться над показателями хода выполнения проекта, забывая контролировать эффект, которого мы добиваемся.

По этой причине в школе после подачи теоретического материала школьникам даются практические задания, а в конце какого-то периода обучения – контрольная работа. Таким образом производится мониторинг результатов обучения.

Существует еще один важный фактор, над которым мы должны задуматься на этапе планирования проекта: что будет после того, как проект закончится? Будет ли развиваться то, что мы начали, или нет? Сможет ли целевая группа в дальнейшем решать свои проблемы сама или вернется «к разбитому корыту», как только мы закончим проект? Этот критерий оценки называется жизнеспособностью, или устойчивостью проекта. А проект, который обеспечивает устойчивость и развитие после своего окончания, называется устойчивым.

Рассмотрим Рисунок 21. Он напоминает график из главы «Для чего нужен мониторинг?», но здесь, кроме картины изменения показателя за время работы проекта, показаны варианты 1,2,3 изменения того же показателя после окончания осуществления деятельности.

Вариант 1: После окончания проекта сохранилась примерно та же тенденция изменения Показателя, который следует запланированной динамике с незначительными колебаниями. Это – идеальный вариант: проект оказался жизнеспособным на уровне действия после окончания финансирования и завершения работы.

Вариант 2: По окончании проекта показатель остается примерно на том же уровне в течение некоторого времени. Это – жизнеспособность на уровне эффекта: мы не производим никаких действий по поддержанию показателя на нужном уровне, но эффект сохраняется.

Вариант 3: Проект нежизнеспособен, поскольку после окончания деятельности показатель довольно быстро возвращается к прежнему (на момент начала проекта) значению, то есть через некоторое, достаточно непродолжительное, время эффект от реализации проекта просто исчезнет. Возможно, при анализе были допущены ошибки либо проект изначально ставил своей целью краткосрочное изменение ситуации без сохранения эффекта.