• Стопки писем и служебных записок.

• Факсы.

• Визитки.

• Заметки с совещаний.

Не поддавайтесь искушению сказать то, что сначала говорят все: «Ну, в общем, я знаю, что в этой стопке. Пусть эти документы в ней и лежат». Именно такой подход всегда был проигрышным: все нужно поместить в корзину «Входящие».

Взгляните на свой рабочий стол, есть ли у вас хотя бы малейшее желание переставить на нем оборудование и инструменты? Вас устраивает ваш телефон? Компьютер? Стол? Если что-то нужно поменять, запишите напоминание об этом на листке и положите его в корзину.

Теперь по очереди разгребите содержимое каждого из ящиков стола, если таковые в нем есть. Что-то привлекает ваше внимание? Что-то лежит не на своем месте? Если хотя бы на один из этих вопросов вы можете дать утвердительный ответ, положите предмет в корзину или запишите напоминание на листке бумаги. Опять же, воспользуетесь вы возможностью расчистить и упорядочить содержимое ящиков или просто запишете напоминание о том, чтобы сделать это позднее, будет зависеть от того, сколько у вас времени и сколько материала накопилось в столе.

Продолжайте продвигаться по офису, собирая все, что лежит на поверхности столиков, полок или шкафов, и при этом находится не на своем месте. Это могут быть стопки печатной продукции, груда почты, различных папок и справочных материалов, касающихся определенных дел и проектов. Собирайте все.

Возможно, под руку попадутся справочные материалы, которыми вы уже воспользовались и просто не убрали. В таком случае, если есть возможность быстро поставить документы на место — в шкаф или на полку, — так и следует сделать. Будьте внимательны: перед тем, как убрать материал, спросите себя, не связано ли с ним какое-нибудь активное действие. Если это так, положите документ в корзину, чтобы можно было вернуться к нему позднее, по ходу процесса.

Теперь загляните в шкафы. Что там? Шкафы — идеальное место для хранения массы расходных материалов и справочной информации, они как нельзя лучше подходят для того, чтобы, поддавшись искушению, запрятать туда материалы более глубокого уровня. Часто я нахожу там предметы коллекционирования и ностальгические памятки, которые уже ничего не значат для моих клиентов. Например, один генеральный менеджер страховой конторы выбросил столько всяких поощрительных наград, накопившихся за годы работы, что они могли бы наполнить маленькую урну.

Подумайте, действительно ли сувениры и памятки по-прежнему что-то значат для вас.

Опять-таки, если где-то вы обнаружили беспорядок и решили все реорганизовать, запишите напоминание об этом на листке бумаги и бросьте в корзину.

Какой-то документ на доске объявлений требует от вас активных действий? К стене приколото что-то, что не должно на ней висеть? Вас что-то смущает, когда вы смотрите на картины, фотографии, плакаты или сувениры? А что вы думаете об открытых полках? Может, там есть какие-то книги, которые нужно прочесть или подарить библиотеке? Каталоги, инструкции или подшивки, которые устарели или требуют от вас каких-то шагов? Кучки и стопки на полу? Просто передвиньте их поближе к корзине, чтобы добавить к «входящему материалу».

Есть ли что-то, что вам хочется изменить, когда вы смотрите на офисное оборудование, мебель или просто оглядываетесь вокруг? Все работает? Вас устраивает освещение? Если есть что-то, то вы хотите сделать, напишите напоминание и положите в корзину.

В зависимости от масштабов вашей деятельности по сбору данных, вы, возможно, захотите выполнить подобную процедуру всюду, где у вас накапливаются материалы. Если вы собираетесь полностью освободить сознание, то это нужно сделать всюду.

Не позволяйте коварным мыслям о том, что «это не так уж важно», поколебать вашу решимость внедрить методику дома.

Иногда люди приглашают меня к себе домой, чтобы я помог им выполнить процедуру сбора. Распространено заблуждение, что порядок дома — «это не так уж важно», тем самым люди не позволяют себе полноценно управлять своей жизнью дома и сами у себя отбирают энергию.

Как только вы почувствуете, что собрали все физические окружающие предметы, которые требуют вашего внимания, нужно будет также собрать все, что может находиться в оперативной памяти вашего мозга. Что еще поглощает ваше внимание, но пока не представлено в корзине «Входящие»?

Вот теперь пригодится стопка писчей бумаги. Я советую записывать каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который поглощает ваше внимание, на отдельном листке бумаги. Можете составить один длинный список у себя в блокноте, но, учитывая необходимость индивидуальной обработки каждого пункта в дальнейшем, разумнее будет записывать идеи на отдельных листках. Вы вряд ли будете хранить у себя эти клочки бумаги (разве что решите, что при упорядочении данных удобнее всего обходиться без всякой автоматизации), но в процессе обработки сведений лучше иметь дело с дискретными предметами.