Я никогда не покупаю одежду, если в ней нет кармана, в котором я мог бы держать свой список "Что надо сделать".

Что должно быть в списке

Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные дела? Должны ли вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен ли вам список, в котором будет упомянуто только то, что вы сможете сделать сегодня или только то, что вы непременно решили сделать сегодня?

Существует много вариантов, и у различных людей существуют разные способы решений. Я рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться несделанными без особого внимания с вашей стороны. Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей в ваш список "Что надо сделать".

Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как "проконсультироваться с бухгалтером о возможности получения кредита 800000 долларов на новую инвестицию в недвижимость" в том же списке, в котором будет упомянуто "купить открытку для поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день.

Если вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сделать" для работы над следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким образом, вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними. Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите его и подумайте, какие дела вы можете поручить другим.

Используйте время других людей

Речь не идет о няне для ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут ли вам справиться с этими делами люди, находящиеся в положении равном с вами или даже выше вас: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений стоящих перед вами проблем.

Если этопозволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Я очень часто так делаю, передавая часть дел своим поверенным, особенно это касается брокеров на бирже. Лучше, пускай я заработаю немного меньше, но у меня нет необходимости каждый день бывать на бирже.

Не исключено, что вы заранее знаете о невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем положиться на волю случая.

Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности низка, потому что задания, которые они выполняют, относятся к группе "В".

Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее - это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в зависимости от их важности для вас.

Выделяйте главное

Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распределению приоритетов. Мой богатый папа любил повторять фразу: "Боже, дай мне силы сделать то, что я могу сделать, терпимость, чтобы смириться с тем, что я не могу сделать и мудрость, чтобы отличить одно от другого".

Лично я люблю раскрашивать записи в списке и помечаю менее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела "А", на втором - дела "Б", а на третьем - многочисленные дела из группы "В". При этом, чтобы списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В".

Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку "В" прежде, чем дела из первых списков не были завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим образом.

Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группировать по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел: "поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение", "продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим, "инвестирование, бизнес") или по общему месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел, требующих внимания вашего банкира).

Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке

А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания "А" до того, как приступили к делам "Б", а дела из категории "Б" исполняйте до того, как сделаете дела "В". Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего списка, но, скорее всего, у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми. Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так получиться, что вы не сделаете все дела "А". Иногда вы сможете сделать дела "А" и "Б". Другой раз - все дела "А", "Б" и лишь несколько дел "В". Лишь редко вы сможете добраться до конца вашего списка.