Средним и малым организациям рекомендовано применять расчетно-платежную ведомость. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.

Для расчета заработной платы в программе «1С: Зарплата и Кадры» важно соблюдать определенную последовательность по отражению в информационной базе всех необходимых для расчета данных.

Все вводимые в программу данные можно разделить на начальные (исходные) данные и текущие данные.

Начальные данные описывают состояние расчетов до начала эксплуатации системы. Как правило, на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации и не с начала текущего года, а с первого числа какого-либо текущего месяца. Таким образом, к моменту перехода на компьютерный учет расчеты по оплате труда уже имеют определенную историю с начала года, которую и нужно ввести.

Учет текущих данных ведется в реальном масштабе времени и используется при дальнейшей работе с программой, благодаря чему последовательность действий пользователя по расчету заработной платы повторяется из месяца в месяц.

Результаты расчета заработной платы необходимо показывать или в расчетно-платежной ведомости, или в расчетной ведомости.

В настоящее время заработная плата не всегда выплачивается в установленные сроки или выплачивается в установленные сроки, но не в полном размере. Кроме того, отдельные организации, особенно малые и средние, используют практику выдачи заработной платы не по общей платежной ведомости, а по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждого работника. Поэтому для упрощения учетной процедуры по оформлению расчетов и выплаты заработной платы без нарушения действующего порядка пользователям программы «1С: Зарплата и Кадры» можно рекомендовать расчет заработной платы отражать в расчетной ведомости, а выплату производить по платежной ведомости или по расходным кассовым ордерам.

Для того чтобы по результатам расчетов заработной платы составить расчетную ведомость, нужно в меню «Отчеты» выбрать пункт «Расчетная ведомость».

Расчетную ведомость можно составить по организации в целом (по всем работникам), по конкретному подразделению (по работникам данного подразделения) или по группе работников. Работников в расчетной ведомости можно упорядочить по табельным номерам или в алфавитном порядке, а для каждого подразделения составить свою расчетную ведомость. Необходимые критерии отбора и сортировки следует указать в соответствующих реквизитах экранной формы редактирования.

Поскольку пользователю не нужно заполнять расчетную ведомость вручную, поясним порядок отражения в ней расчетных данных.

В первой графе расчетной ведомости указывается порядковый номер записи в ведомости.

Для заполнения граф 2-5 расчетной ведомости используются сведения о работнике из справочника «Сотрудники». В графах последовательно указывается:

1) табельный номер работника;

2) фамилия и инициалы работника;

3) профессия или должность;

4) размер тарифной ставки, оклада, если для работника установлена оплата исходя из должностного оклада, тарифной ставки.

Графы 6-7 «Отработано дней (часов)» заполняются на основании табеля учета рабочего времени. При этом в графе 6 указывается общее количество фактически проработанных в расчетном периоде дней, а в графе 7 – проработанных в выходные и праздничные дни.

В графах с 8 по 12 «Начислено за текущий месяц» указываются начисления за текущий месяц по видам оплат: «повременно», «сдельно», «прочее», «стоимость распределенных социальных и материальных благ», а в графе 12 – общая сумма начислений.

Во второй части расчетной ведомости ведется расчет удержаний из начисленных сумм.

В графе 13 «Налог на доходы» показывается сумма налога, подлежащего удержанию с работника в текущем месяце. Эта сумма равна разнице между суммой налога, исчисленной с начала календарного года по текущий месяц включительно, и суммой налога, исчисленной с начала календарного года по расчету за предыдущий месяц.

В графе 14 указываются суммы прочих удержаний из заработной платы работника: в счет погашения ссуды, алиментов на содержание несовершеннолетних детей и почтовых расходов на их перевод, профсоюзных членских взносов, удержаний по иным исполнительным документам. Здесь же показываются суммы, перечисляемые организацией из заработной платы работника по его заявлению (на благотворительные цели, заработная плата, переводимая в учреждение банка и т.д.).

В графе 15 «Всего» указывается сумма значений граф 13 и 14.

В графах 16 или 17 показывается соответственно долг за организацией или задолженность работника по результатам расчета за предыдущие периоды.

Если разница между начисленной суммой (графа 12) и суммой, которая подлежит удержанию и зачету (графа 15), скорректированная на суммы, указанные в графах 16 или 17 положительная, то она показывается в графе 18 «Сумма к выплате».

Расчетные листы, в которых указываются виды выплат, количество проработанного времени, суммы, начисленные за работу, суммы удержаний из заработной платы по их видам и суммы, причитающиеся к выдаче работнику, применяются для сверки расчетов по заработной плате при машинной обработке.

В программе «1С: Зарплата и Кадры» расчетные листы составляют с помощью отчета «Расчетные листки» (одноименный пункт в меню «Отчеты»).