Можно отражать в инвентарной карточке только средние и капитальные ремонты, но также возможен и вариант отражения всех видов ремонтов и существенных действий по техобслуживанию (замена масла, ковриков в салоне и др.) в отдельном приложении к инвентарной карточке. Последний вариант даст наиболее полную картину технического состояния автомобиля и затрат по его эксплуатации и обслуживанию.

Ремонтные работы и техобслуживание автотранспортных средств могут производиться силами самой организации (хозяйственным способом) и подрядным способом.

Передача автомобиля в ремонт структурному подразделению или подрядчику должна быть оформлена соответствующим актом. Если работы будут выполняться структурным подразделением только частично, то это тоже должно быть оформлено соответствующим документом (актом, приложением к дефектной ведомости). Инвентарные карточки унифицированной формы № ОС-6 по передаваемым в ремонт автомобилям в целях обеспечения надлежащего контроля рекомендовано собирать в отдельную группу «Основные средства в ремонте». Если ремонт проводит специализированная организация, то с ней заключается договор на проведение ремонтных работ. При использовании материалов заказчика для проведения ремонта оформляется накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, что обязательно отражается в акте приемки выполненных работ.

При хозяйственном способе ремонт автотранспорта может осуществляться специализированным подразделением либо отдельными работниками организации. На основании дефектной ведомости составляется смета, форма которой должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. Смету могут составить соответствующая техническая служба организации или сторонняя специализированная организация. На основании сметы выписывают наряды на проведение работ, а также документы на получение со склада необходимых для ремонта запасных частей и материалов (форма № М-8).

После выполнения ремонта (как подрядным, так и хозяйственным способом) прием и сдача отремонтированных автомобилей оформляются Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3. При поступлении автомобиля из ремонта инвентарная карточка из группы под названием «Основные средства в ремонте» перемещается.

Бухгалтерский учет затрат на ремонт зависит:

1) от метода отражения затрат на проведение ремонтов в бухгалтерском учете (создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств или включение расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения);

2) от способа осуществления ремонта (подрядный или хозяйственный).

После поступления автомашины из ремонта в инвентарной карточке основного средства по форме № ОС-6 обязательно должны отражаться данные о проведенном ремонте автомобиля.

Согласно п. 1 ст. 324 НК РФ в аналитическом учете для целей налогообложения прибыли организация формирует сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных затрат:

1) стоимость используемых для ремонта запчастей и расходных материалов;

2) суммы оплаты труда работников, занимающихся ремонтом;

3) прочие расходы, связанные с проведением указанного ремонта собственными силами;

4) затраты на оплату работ, выполненных подрядчиками.

Организации, принявшие решение о создании резервов на ремонт на начало налогового периода, формируют смету на ремонт основных средств (за исключением основных средств, по которым будут осуществляться особо сложные и дорогие виды капитального ремонта), исходя из периодичности осуществления ремонта, приходящегося на текущий налоговый период. Указанная сумма сравнивается с показателем, определяемым как сумма фактически осуществленных расходов за предыдущие 3 года, деленная на 3. Меньшая из сумм будет являться основной для определения отчислений в указанный резерв.

Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последний день соответствующего отчетного (налогового) периода. Организация, которая создает резерв, сумму фактически осуществленных затрат на ремонт списывает за счет средств резерва, величина расходов на ремонт транспортных средств определяется путем суммирования всех затрат организации на эти цели. Такие расходы не нужно подразделять на прямые и косвенные.

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу «Материальные затраты» (п. 7, 8 ПБУ 10/99). К ГСМ относятся:

1) топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

2) смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);

3) специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).