4. Успехи крупных организаторов выставок в регионе за предыдущие годы – это ценный опыт, который нужно использовать; если ничего подобного в регионе не наблюдалось стоит задаться вопросом, как повлияет на клиентуру подобный «маркетинговый прецедент»?

5. Время проведения выставки – фактор анализируется в двух аспектах: (1) события в хозяйственной и культурной жизни города/региона и (2) собственный календарный план производства и сбыта предприятия-организатора; закрытие этого вопроса повлияет на составление графика контактов с прессой, агентами, партнерами, местной администрацией и другими заинтересованными лицами.

Важно отметить, что влияние мероприятия на имидж и прочие тонкости выступают по сути дела окольными путями к достижению трех ведущих целей компании, обусловивших потребность в организации выставки:

• подготовка продаж;

• осуществление продаж;

• поддержание продаж.

Таким образом, принятие решения во многом обусловлено правильной оценкой экономической эффективности предстоящего мероприятия.

Существует два типа экономической эффективности, что важно иметь в виду при принятии решения. Во-первых, это быстрое заключение контрактов с получением в обозримой перспективе «живых денег», что означает обеспечение финансовой стабильности и высокую ликвидность активов. В данном случае эффективность выставки предполагает то, что в послевыставочный период фирма не оказывается на мели, но своевременно восстанавливает денежную массу для покрытия текущих расходов.

Во-вторых, эффективность может выражаться в заключении долгосрочных контрактов, что означает высокую занятость фирмы на год-два вперед. Подобная эффективность выгодна предприятиям, которые не стремятся быстро восстановить прежний объем денежной массы, поскольку их финансовое администрирование и без того успешно. Добиться такой эффективности означает обеспечить финансовую стабильность не сиюминутную, а в отдаленной перспективе за счет будущих поступлений. Подобная коммерческая тактика отвечает стратегии устойчивого развития (sustainable development).

В конечном итоге экономическая эффективность события определяется преимущественно по такому ключевому показателю, как возможность окупаемости. Высокой скоростью окупаемости обладают мелкие региональные и местные выставки, причем как для организаторов, так и для участников. В этой связи иные российские специалисты считают полезным для всех без исключения фирм создание и участие в небольших экспозициях, не сопряженных с серьезными затратами. Благодаря низким вложениям подобные выставки окупаются непосредственно во время работы. (В Москве такие выставки представлены, например, «Мосмежопторгом» и ярмаркой в спорткомплексе «Динамо».) Это связано не столько с большим количеством заказов, сколько с низкой ценой площади.

Все возможные способы извлечения выгоды, включая и факторы минимизации затрат на само выставочное мероприятие, должны оговариваться в концепции выставки (она же концепция выставочного проекта). Концепция представляет собой организационный документ, в котором фиксируются важнейшие целевые установки, принципы и правила, регулирующие деятельность инициаторов, участников и гостей события. В частности, именно здесь оговаривается факт спонсорской поддержки, что позволяет на основании концепции определить положение о спонсорстве и составить договор спонсорства. Основные позиции данного документа приведены ниже.

[Наименование выставочного проекта] (в дальнейшем – Выставка) проводится [наименование компании-организатора] при поддержке [наименование властной структуры, оказывающей административную поддержку [20] ]

1. Условия проведения

1.1. Сроки проведения Выставки: с […] по […] г.

1.2. Место проведения: […]

1.3. Организатор Выставки: [наименование компании/компаний, контактная информация] (в дальнейшем – Оргкомитет)

1.4. Также в подготовке и проведении Выставки принимают участие: […]

На конкурсной основе организационно-техническое обеспечение Выставки поручено […]. Обеспечение мероприятий по информационному сопровождению Выставки возлагается на […].

2. Цели устроения и проведения Выставки Цели проведения Выставки:

2.1. Поддержка развития производственной сферы.

2.2. Пропаганда достижений российской промышленности, науки и техники.

2.3. Демонстрация результатов государственной поддержки развития [наименование отрасли].

2.4. Демонстрация образцов продукции фирм-участниц.

2.5. Развитие взаимовыгодных деловых контактов, привлечение внимания потенциальных инвесторов и заказчиков к конкурентоспособным компаниям.

2.6. Активизация предпринимательской деятельности, коммерциализация технологий.

2.7. [Иные социально значимые цели].

3. Содержание выставочного проекта

3.1. Выставочная экспозиция формируется из [национальных, международных, международных с преобладанием национальных] экспозиций.